Warum moderne RfQ-Software das Werkzeug zur Sicherung Ihrer Gewinnmarge ist

Industrie

Published:

23.11.2022

Seit Beginn der Covid-Pandemie ist die Elektronikindustrie von Störungen in der Lieferkette hart getroffen worden. Während sich die Chipkrise langsam entspannt, bringen die geopolitische Weltlage und die drohende Rezession große Unsicherheit auf der Nachfrageseite. Kein Wunder, dass viele Unternehmen derzeit auf Kostensenkung setzen. Wir sind jedoch überzeugt: Gerade jetzt ist der richtige Zeitpunkt, in moderne Software für Angebotsanfragen (RFQ) zu investieren. Lesen Sie weiter, warum.

Moderne RFQ-Software

Für jeden Auftragsfertiger ist der RFQ-Prozess einer der wichtigsten Geschäftsprozesse. Einkauf, Fertigung und Logistik können wie ein Schweizer Uhrwerk laufen: Wenn wir den Kunden nicht mit einem schnellen, hochwertigen Angebot überzeugen, erwirtschaften wir keinen Umsatz. Nichts schlägt einen guten ersten Eindruck.Für EMS-Dienstleister ist der RFQ-Prozess noch aufwendiger, da der Großteil der Materialbeschaffung auf Projektebene stattfindet. Weil Material oft mehr als 70 % der Kosten einer elektronischen Baugruppe ausmacht, ist ein „Freestyle“ bei der Materialbeschaffung in der RFQ-Phase der schnellste Weg in unprofitable Projekte.Deshalb sollte moderne RFQ-Software aus unserer Sicht Folgendes verbinden:

• Durchgängige Funktionen – jeder Schritt von der Verarbeitung der Stückliste (BOM) bis zum fertigen Angebot in einem Tool;

• Intuitive Bedienung – alle im Unternehmen, ob Experte oder Neuling, können zum Prozess beitragen, und neue Mitarbeitende sind im Handumdrehen eingearbeitet;

• Beschaffungs-Engine – Anbindung an Distributoren und Hersteller elektronischer und mechanischer Bauteile über automatische Schnittstellen (APIs) oder Portale, die Preise und Verfügbarkeiten liefern;

• Design-Analyse – ein digitaler Zwilling des zu fertigenden Produkts, mit dem sich Fehler und Risiken früh erkennen sowie Änderungen und Alternativen vorschlagen lassen;

• Fertigungsanalyse – deckt Risiken auf, die in der Fertigung der Leiterplatte oder der Baugruppe stecken;

• Kollaborationsebene – verbindet die Beteiligten im Unternehmen und dient als Austauschschnittstelle zu Kunden und Lieferanten, um die Interaktion zu beschleunigen und die Fehlerwahrscheinlichkeit manueller E-Mail-Prozesse zu senken;

• Flexible Integrationen – die Software wird zum „Hub“ für alle Daten vom Lager (z. B. ERP = Enterprise Resource Planning) bis zur Produktion (z. B. MES = Manufacturing Execution System) und ermöglicht bessere Entscheidungen, wenn es wirklich darauf ankommt.

Die Auswirkungen eines modernen RFQ-Prozesses

In der engen Zusammenarbeit mit unseren über 60 EMS-Kunden haben wir fünf Vorteile identifiziert, die sich seit der Einführung moderner RFQ-Software für deren Organisationen ergeben:

• Fachkräftezeit sparen

Durch die Automatisierung vieler manueller Prozessschritte und die Vermeidung von Nacharbeit lässt sich der Bedarf an spezialisierter Arbeitszeit deutlich senken. Das reicht von bis zu 90 % weniger Aufwand beim Bereinigen von Stücklisten bis zur Preissuche in mehreren Webshops.

• Schnellere Durchlaufzeit

Mit der Beschaffungs-Engine lassen sich Engpässe wie das Warten auf manuelle Lieferantenangebote umgehen. Und weil alle an einer einzigen zentralen Datenbasis zusammenarbeiten, wird auch die interne Abstimmung zum Kinderspiel. Dadurch sind die RFQ-Durchlaufzeiten deutlich kürzer als beim Wettbewerb.

• Materialkosten senken

Jedes jemals erhaltene manuelle Angebot wird in einer zentralen Datenbank gespeichert, neben aktuellen Daten aus verschiedenen APIs. Durch das Bündeln von Stücklisten und das Optimieren von Staffelpreisen findet das System immer den optimalen Lieferanten.

• Unprofitable Projekte vermeiden

Die korrekte Schätzung der Fertigungskosten ist entscheidend, um das Unternehmen vor teuren Fehlkalkulationen zu schützen. Mit einer genauen Kostenschätzung und einer transparenten Kalkulation nach dem Cost-plus-Prinzip lassen sich unprofitable Projekte leicht erkennen.

• Aufpreise berechnen

Als zusätzlicher Bonus können EMS-Dienstleister mit moderner RFQ-Software ihren Kunden Sonderleistungen extra berechnen, etwa Stücklisten-Risiko- und Compliance-Analysen, den Zugang zum Kundenportal oder Fertigbarkeitsprüfungen. Wem würde das nicht gefallen?!

Was das für ein EMS-Unternehmen bedeutet

Umsatz steigern

Die meisten EMS-Dienstleister können nur 60 % der eingehenden RFQs mit der nötigen Sorgfalt beantworten, während die Maschinen nur zu etwa 70 % ausgelastet sind. Es gibt also Spielraum, die Produktion zu steigern, ohne die Fixkosten zu erhöhen. Konkret bedeutet moderne RFQ-Software:

• Dank weniger manueller Arbeit (1️) können Unternehmen ihre Ressourcen endlich wirksam einsetzen und alle eingehenden RFQs beantworten oder aktiv nach neuen Chancen suchen.

• Gibt man einen Teil der Materialkosteneinsparungen (3️) an den Kunden weiter, wird ein Angebot noch attraktiver.

• Mit kürzeren Durchlaufzeiten (2️) erreichen Angebote den Kunden immer früh, und die Trefferquote steigt deutlich.

• Zusätzlich erlauben Aufpreise (5️), den Kuchen weiter zu vergrößern.

Beispiel: Steigt die Trefferquote von 10 % auf 15 % und die Zahl der Angebote von 50 auf 70, wächst die Zahl der Aufträge von 5 auf mehr als 10. Das füllt freie Kapazitäten mühelos und lässt Spielraum für weitere Investitionen.

Kosten senken

Sehen wir nun, wie sich moderne RFQ-Software in Kostensenkungen niederschlägt:

• Materialkosteneinsparungen (3️) sind bei jedem einzelnen Projekt greifbar und können vollständig beim EMS-Dienstleister bleiben oder teilweise an die Kunden weitergegeben werden.

• Weitere Kosten lassen sich senken, indem man die profitabelsten Projekte auswählt (bei voller Auslastung) oder zumindest unprofitable vermeidet (4️).

• Außerdem begegnen wir dem Fachkräftemangel, indem wir Berufseinsteiger schnell einarbeiten und mit Software-Superkräften ausstatten (1).

Beispiel: 5 % Einsparung bei den Materialkosten, die 70 % der Kosten eines Elektronikprodukts mit nur 5 % Gewinnmarge ausmachen, erhöhen die Gewinnmarge um 66,5 %.Vorher: 10.000 € Umsatz → 9.500 € Kosten → 6.650 € Materialkosten → 500 € Gewinn.Nachher: 10.000 € Umsatz → 332,50 € (5 % von 6.650 €) Einsparung bei den Materialkosten → 832,50 € Gewinn → +66,5 %.

Profitabilität ist entscheidend

In schwierigen Zeiten richten sich alle Blicke auf die Profitabilität. Ein schlanker RFQ-Prozess ist DAS Tor zu einem profitableren EMS-Geschäft.Bei durchschnittlichen Margen von 5–10 % können sich die genannten Effekte aufsummieren und das Ergebnis eines EMS-Dienstleisters um 100 % steigern.