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Dall’inizio della pandemia di Covid, l’industria elettronica è stata duramente colpita dalle interruzioni della catena di fornitura. Mentre la crisi dei chip sta per migliorare, il quadro geopolitico globale e la minaccia di una recessione economica aggiungono molta incertezza sul lato della domanda.
Non sorprende che molte aziende si concentrino ora sul taglio delle spese; noi però crediamo che adesso, più che mai, sia il momento di investire in un moderno software per la richiesta di preventivo (RfQ). Continuate a leggere per capire perché.
Software moderno per le RFQ
Per qualsiasi produttore su misura, il processo RfQ è uno dei processi aziendali più vitali. Acquisti, produzione e logistica possono funzionare come un orologio svizzero, ma se non riusciamo a convincere il cliente con un preventivo rapido e di qualità, non generiamo ricavi. Niente batte una buona prima impressione.
Per i servizi di produzione elettronica (EMS) il processo RfQ è ancora più oneroso, perché la maggior parte dell’approvvigionamento dei materiali avviene a livello di progetto. Dato che il materiale pesa spesso per oltre il 70% sul costo di un assemblaggio elettronico, “improvvisare” l’approvvigionamento in fase di RfQ è la via più rapida per finire in progetti non redditizi.
Per questo riteniamo che un moderno software per le RfQ debba combinare:
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Funzionalità end-to-end: copre ogni passaggio, dall’elaborazione della distinta base (BOM) alla generazione del preventivo finale, in un unico strumento;
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Esperienza utente intuitiva: permette a chiunque nell’organizzazione, esperto o principiante, di contribuire al processo e di inserire subito i nuovi colleghi;
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Motore di approvvigionamento: si collega a distributori e produttori di componenti elettronici e meccanici con interfacce automatiche (API) o portali per fornire prezzi e disponibilità;
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Intelligenza di progetto: crea un gemello digitale del prodotto da realizzare, che permette di individuare subito errori e rischi, oltre a proporre modifiche e alternative;
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Analisi di produzione: fa emergere i rischi insiti nella produzione del circuito stampato o nell’assemblaggio;
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Livello di collaborazione: collega le parti interessate dell’organizzazione e fa da interfaccia di scambio con clienti e fornitori, per accelerare l’interazione e ridurre la probabilità di errore dei processi manuali via e-mail;
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Integrazioni flessibili: il software diventa un “hub” per tutti i dati, dal magazzino (per esempio l’ERP, Enterprise Resource Planning) alla produzione (per esempio l’MES, Manufacturing Execution System), per decidere meglio quando conta davvero.
Gli effetti di un processo RFQ moderno
Lavorando a stretto contatto con i nostri oltre 60 clienti EMS, abbiamo individuato cinque vantaggi per le loro organizzazioni dopo l’adozione di un moderno software per le RfQ:
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Risparmiare tempo degli specialisti
Automatizzando molti passaggi manuali del processo ed evitando le rilavorazioni, si può ridurre sensibilmente il lavoro umano specializzato necessario. Si arriva a fino al 90% di lavoro in meno per ripulire le distinte base o cercare i prezzi in più negozi online.
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Tempi di risposta più rapidi
Grazie al motore di approvvigionamento si possono aggirare alcuni colli di bottiglia, come l’attesa dei preventivi manuali dei fornitori. Inoltre, dato che tutti lavorano su un’unica fonte di verità, il coordinamento interno diventa un gioco da ragazzi. Di conseguenza i tempi di risposta alle RfQ sono molto più rapidi di quelli della concorrenza.
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Risparmiare sui costi dei materiali
Ogni preventivo manuale ricevuto viene archiviato in un database centrale, accanto ai dati aggiornati di diverse API. Aggregando le distinte base e ottimizzando gli scaglioni di prezzo, il sistema trova sempre il fornitore ottimale.
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Evitare i progetti non redditizi
Stimare correttamente i costi di produzione è essenziale per proteggere l’organizzazione da errori di calcolo costosi. Con una stima dei costi accurata e un calcolo cost-plus trasparente, i progetti non redditizi si individuano facilmente.
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Far pagare di più
Come bonus, adottando un moderno software per le RfQ gli EMS possono far pagare ai clienti un extra per servizi speciali, come l’analisi dei rischi e della conformità della distinta base, l’accesso al portale clienti o le verifiche di producibilità. A chi non piacerebbe?!
Cosa significa per un’azienda EMS
Aumentare il fatturato
La maggior parte delle aziende EMS riesce a rispondere con il dovuto rigore solo al 60% delle RfQ in arrivo, mentre le macchine sono utilizzate solo per circa il 70% del tempo: c’è quindi spazio per aumentare la produzione senza far crescere i costi fissi.
In concreto, adottare un moderno software per le RfQ significa che:
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Grazie alla riduzione del lavoro manuale (1️), le aziende possono finalmente usare le risorse in modo efficace e rispondere a tutte le RfQ ricevute o cercare attivamente nuove opportunità.
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Condividere con il cliente parte dei risparmi sui costi dei materiali (3️) può rendere il preventivo ancora più interessante.
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Con tempi di risposta più rapidi (2️), i preventivi arrivano sempre per primi al cliente e di conseguenza il tasso di successo cresce sensibilmente.
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Inoltre i ricavi extra (5️) permettono alle aziende di far crescere ancora la torta.
Esempio: aumentare il tasso di successo dal 10% al 15% e i preventivi da 50 a 70 porta a un aumento degli ordini da 5 a più di 10, riempiendo facilmente la capacità libera e lasciando spazio a ulteriori investimenti.
Ridurre i costi
Vediamo ora come un moderno software per le RfQ si traduce in riduzione dei costi:
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I risparmi sui costi dei materiali (3️) sono concreti per ogni singolo progetto e possono restare interamente all’EMS o essere condivisi in parte con i clienti.
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Possiamo ridurre ancora i costi scegliendo i progetti più redditizi (se abbiamo raggiunto la piena saturazione) o almeno evitando quelli non redditizi (4️).
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Inoltre possiamo contrastare la carenza di manodopera qualificata mettendo rapidamente al passo il personale junior e dotandolo di superpoteri software (1).
Esempio: risparmiare il 5% sui costi dei materiali, che pesano per il 70% sui costi di un prodotto elettronico con un margine di profitto di solo il 5%, significa aumentare il margine di profitto del 66,5%.
Prima: 10.000 € di vendite → 9.500 € di costi → 6.650 € di costi dei materiali → 500 € di profitto.
Dopo: 10.000 € di vendite → 332,5 € (5% di 6.650) di risparmi sui costi dei materiali → 832,5 € di profitto → +66,5%.
La redditività conta più di tutto
Nei periodi difficili tutti gli occhi sono puntati sulla redditività. Un processo RfQ snello è LA porta verso un’attività EMS più redditizia.
Con margini medi del 5–10%, gli effetti descritti possono sommarsi fino a raddoppiare l’utile di un EMS (+100%).
Domande frequenti
Che cos’è un moderno software per le RFQ?
Un moderno software per le RFQ riunisce in un unico flusso di preparazione dei preventivi l’elaborazione della distinta base, i prezzi dei fornitori, i controlli di progetto e la collaborazione. Per i team EMS trasforma le RFQ di progetto in una pipeline strutturata, al posto di catene di e-mail e fogli di calcolo. Il software Quoting Intelligence di Luminovo per le aziende EMS è pensato proprio per questo caso d’uso.
Come possono i team EMS ridurre i tempi di risposta alle RFQ?
L’automazione delle RFQ recupera i dati dei fornitori tramite API, riutilizza i preventivi manuali già archiviati e permette a progettazione, acquisti e vendite di lavorare in parallelo sullo stesso record. Il risultato: meno attesa per le risposte dei fornitori, meno passaggi interni e preventivi che arrivano prima ai clienti.
Perché il software per le RFQ conta per la redditività degli EMS?
Il materiale è la voce di costo dominante nell’assemblaggio elettronico, spesso oltre il 70% del costo totale, mentre i fornitori EMS lavorano con margini ridotti. Decisioni di acquisto migliori in fase di preventivo, con prezzi accurati, pianificazione dei MOQ e meno commesse sottoprezzate, difendono direttamente quel margine.
L’automazione delle RFQ può ridurre il lavoro manuale sulla distinta base?
Sì. I team EMS che usano un moderno software per le RFQ gestiscono fino al 40% di RFQ in più con lo stesso organico, automatizzando la pulizia della distinta base, l’abbinamento delle righe e la ricerca dei prezzi dei fornitori. Così i specialisti si dedicano alle parti della preparazione dei preventivi che richiedono giudizio.
Quali funzioni di un software per le RFQ contano di più per il controllo dei costi?
Pulizia della distinta base basata sull’IA, prezzi e lead time in tempo reale da oltre 50 distributori e produttori globali, calcolo dei costi dei materiali end-to-end che tiene conto di MOQ e costo totale di proprietà, e pianificazione di volumi e scenari per simulare diverse quantità d’ordine. Insieme danno ai team che preparano i preventivi piena visibilità su da dove arriva ogni componente e a quale prezzo.
Dove trovano risparmi le aziende EMS nel processo RFQ?
Approvvigionamento dei materiali, rilavorazioni manuali, scelta dei fornitori, stime dei costi di produzione e verifiche di redditività a livello di progetto. Anche piccoli risparmi sul materiale per singola riga si sommano su una distinta base con centinaia di componenti e si vedono direttamente nei margini.
Per chi è pensato un moderno software per le RFQ?
Per le aziende EMS che preparano preventivi per elettronica su misura, in particolare i team che gestiscono acquisti a livello di progetto, analisi della distinta base, prezzi dei fornitori, verifiche di producibilità e flussi di preventivo ai clienti. Scoprite come lo usano altri nei casi di studio dei clienti di Luminovo.
Quando l’automazione dei preventivi aumenta il fatturato?
Quando i team presentano più preventivi, rispondono più in fretta e migliorano il tasso di successo. I team EMS che usano l’automazione delle RFQ segnalano tassi di successo fino al 35% più alti, e ciò significa riempire la capacità libera senza aumentare in proporzione i costi fissi.
Vale la pena investire in un software per le RFQ in un periodo di incertezza del mercato?
Sì, e soprattutto allora. Preventivi più rapidi, costi dei materiali più bassi e una migliore selezione dei progetti aiutano le aziende EMS a difendere i margini quando la domanda è volatile e la pressione sui prezzi è alta.
Mi serve un software per le RFQ se il mio team prepara già i preventivi a mano?
La gestione manuale delle RFQ funziona finché volumi, volatilità della fornitura o pressione sui margini non ne mostrano le lacune. Il software standardizza le decisioni, riduce le rilavorazioni e intercetta i progetti non redditizi prima che venga presentato il preventivo.
