5 motivi per cui è il momento giusto di aggiornare il processo RFQ

Questo articolo è stato aggiornato a maggio 2023.

Da “ho troppe altre priorità” a “non esiste uno strumento che risolva le mie sfide”: nelle conversazioni con le aziende del settore elettronico sono molti gli argomenti a favore dello status quo. Abbiamo sempre un buon controargomento, perché questa discussione è la nostra ragione d’essere. È arrivato il momento che anche i processi di sviluppo elettronico entrino nell’era digitale. Ecco cinque dei nostri motivi più rilevanti per cui questo progresso dovrebbe essere una priorità e come sia realmente fattibile.

#1: il cambiamento fa paura, ma è inevitabile

Se i vostri processi attuali funzionano, è comprensibile che cambiarli non sia una priorità. Ma il tempo non si ferma: le cose sono cambiate e continueranno a cambiare. Per restare al passo, è essenziale adattare e rivedere anche ciò che funziona, perché ci saranno sempre nuove tecnologie in grado di renderlo ancora migliore. Inoltre un processo non deve soltanto “funzionare”: può essere ottimizzato anche in termini di efficienza.

Pensate a un esempio quotidiano: anni fa si andava in agenzia di viaggi per prenotare i biglietti aerei delle vacanze, oggi lo fanno tutti online con un semplice clic. Lo stesso vale per la preparazione dei preventivi: ciò che un collaboratore fa a mano in giorni, la tecnologia può farlo in automatico in poche ore. Basta trovare lo strumento giusto per voi. 

#2: i vantaggi a lungo termine superano le perdite a breve termine

Le persone tendono a preferire la gratificazione immediata ai vantaggi di lungo periodo. Potremmo chiamarla un’“eredità evolutiva” che ci portiamo dietro fin dai tempi in cui gli esseri umani erano cacciatori-raccoglitori e la probabilità di sopravvivere un altro anno non giustificava la rinuncia ai piaceri immediati.

Oggi siamo lontani da quella condizione, e può avere senso pensarci due volte prima di dire “adesso non ho tempo”. È vero che i tempi sono difficili e che crisi mondiali come la carenza di componenti occupano buona parte delle nostre giornate, ma nessuna crisi dura per sempre. Investire un po’ più di tempo e risorse per snellire subito i vostri flussi di lavoro, ora che la domanda è alta e l’offerta è scarsa, vi darebbe un notevole vantaggio competitivo quando domanda e offerta torneranno in equilibrio in un futuro prossimo. Forse i vostri concorrenti lo stanno già facendo! 

#3: procedere per gradi, non tutto in una volta

Se state già lavorando a un nuovo software ERP (Enterprise Resource Planning) o a modifiche in altri ambiti, potete approfittare del cambiamento già avviato e valutare l’aggiunta di altri strumenti che porterebbero ancora più funzionalità e valore alla vostra infrastruttura. Gli strumenti sul mercato non sono mai stati così facili da implementare, collegare ad altri strumenti e usare, e allo stesso tempo richiedono un impegno minimo da parte dell’IT grazie alle moderne soluzioni basate su cloud.

Non deve però succedere tutto in una volta: potete decidere il livello di cambiamento più adatto alla vostra azienda e quali passi fare per primi. Alla fine del percorso vi ritroverete con la versione 2.0 della vostra attività: uguale nell’anima, ma molto migliorata a diversi livelli.

#4: chiedere funzionalità su misura

Potreste pensare che non esista uno strumento o una soluzione con esattamente le funzionalità di cui avete bisogno per il vostro processo di richiesta di preventivo (RFQ). Giusto: sappiamo che i processi RFQ cambiano molto da azienda ad azienda e che non esiste una soluzione valida per tutti.

In questo caso le aziende Software as a Service (SaaS) possono essere un’opzione molto valida per voi, perché si basano su flessibilità e miglioramento continuo e sono estremamente orientate al cliente. Di solito potete scegliere la parte di software che volete usare (e pagare) e, soprattutto, dare feedback e chiedere funzionalità specifiche: c’è un’alta probabilità che finiscano nel prodotto. 

#5: processo moderno = standard di sicurezza moderni

Adottare un nuovo processo RFQ significa introdurre un nuovo software ed è del tutto normale essere scettici all’inizio: anzi, è probabilmente un buon segno! Dobbiamo sempre diffidare di possibili truffe. Vogliamo però sottolineare un punto fondamentale: “nuovo” non significa “poco sicuro” o “inaffidabile”.

Il software moderno funziona con tecnologie cloud supportate da aziende come Microsoft, che dispongono di specialisti dedicati alla sicurezza. Questi proteggono i dati sensibili molto meglio delle soluzioni di archiviazione tradizionali, vulnerabili ad attacchi informatici o persino a semplici errori umani. Inoltre le applicazioni cloud hanno un impatto positivo diretto su costi e fatturato: maggiore produttività grazie a un modo di lavorare più flessibile e digitale, risparmi sull’hardware e migliori possibilità di analisi dei dati.

Da dove iniziare adesso?

Speriamo che i nostri cinque motivi per rivoluzionare la preparazione dei preventivi abbiano chiarito qualche dubbio e vi abbiano motivato ad affrontare le vecchie abitudini aziendali. Se vi chiedete cosa significhi in pratica per un fornitore EMS usare uno strumento moderno per il calcolo dei preventivi, leggete quest’altro articolo.

In Luminovo abbiamo sviluppato un nostro modo di ripensare il processo RFQ per fornitori EMS, OEM, fornitori di circuiti stampati e l’intera catena del valore, con tutti i vantaggi citati: flessibilità di implementazione, aggiunta costante di funzionalità, standard di sicurezza moderni e flussi di lavoro snelli.