Por qué el software moderno de RFQ es la herramienta para proteger su cuenta de resultados

Desde el inicio de la pandemia de COVID, el sector de la electrónica ha sufrido duramente las interrupciones en la cadena de suministro. Aunque la crisis de los chips está a punto de mejorar, el panorama geopolítico mundial y la amenaza de una recesión económica añaden un alto grado de incertidumbre por el lado de la demanda.

No es de extrañar que muchas empresas se centren ahora en recortar gastos; sin embargo, creemos que ahora, más que nunca, es el momento de invertir en software moderno de solicitud de cotización (RFQ). Siga leyendo para entender por qué.

Software de RFQ moderno

Para cualquier fabricante a medida, el proceso de RFQ es uno de los procesos de negocio más vitales. Compras, fabricación y logística pueden funcionar como un reloj suizo, pero si no conquistamos al cliente con una cotización rápida y de calidad, no generamos ingresos. Nada supera una gran primera impresión.

Para los fabricantes de servicios de fabricación electrónica (EMS), el proceso de RFQ es aún más pesado, porque la mayor parte de las compras de material se hace por proyecto. Con un material que a menudo supone más del 70 % del coste de un ensamblaje electrónico, «improvisar» las compras de material en la fase de RFQ es el camino más rápido hacia proyectos no rentables.

Por eso creemos que el software moderno de RFQ debería combinar:

• Capacidades de principio a fin: cubrir todos los pasos, desde el procesamiento de la lista de materiales (BOM) hasta la generación de la cotización final, en una sola herramienta;

• Experiencia de usuario intuitiva: permitir que todas las personas de la organización, expertas o novatas, contribuyan al proceso, e incorporar al personal nuevo en muy poco tiempo;

• Motor de compras: conectar con distribuidores y fabricantes de componentes electrónicos y mecánicos mediante interfaces automáticas (API) o portales para obtener precios y disponibilidades;

• Inteligencia de diseño: crear un gemelo digital del producto que se va a fabricar, que facilite detectar a tiempo errores y riesgos, así como proponer cambios y alternativas;

• Análisis de fabricación: descubrir los riesgos inherentes a la fabricación de la placa de circuito impreso o del ensamblaje;

• Capa de colaboración: conectar a las partes interesadas de la organización y servir de interfaz de intercambio con clientes y proveedores para acelerar la interacción y reducir la probabilidad de error de los procesos manuales por correo electrónico;

• Integraciones flexibles: el software se convierte en un «hub» para todos los datos, desde el inventario (p. ej., ERP = Enterprise Resource Planning) hasta la producción (p. ej., MES = Manufacturing Execution System), lo que permite tomar mejores decisiones cuando de verdad importa.

Los efectos de un proceso de RFQ moderno

Tras trabajar estrechamente con nuestros más de 60 clientes EMS, identificamos cinco ventajas para sus organizaciones desde la adopción de una solución moderna de software de RFQ:

1. Ahorre tiempo de especialistas

Al automatizar muchos pasos manuales del proceso y evitar el trabajo repetido, se puede reducir de forma notable la mano de obra especializada necesaria. Esto abarca hasta un 90 % menos de trabajo para depurar BOM o buscar precios en varias tiendas online.

1. Plazos de respuesta más rápidos

Gracias al motor de compras, se pueden sortear algunos procesos que son cuellos de botella, como esperar las cotizaciones manuales de los proveedores. Además, como todo el mundo colabora sobre una única fuente de verdad, la coordinación interna resulta muy sencilla. Como resultado, los plazos de respuesta a las RFQ son notablemente más rápidos que los de la competencia.

1. Ahorre en costes de material

Todas las cotizaciones manuales recibidas se almacenan en una base de datos central, junto con datos actualizados de diversas API. Al agregar BOM y optimizar los escalones de precio, el sistema siempre encuentra el proveedor óptimo.

1. Evite los proyectos no rentables

Estimar correctamente los costes de fabricación es esencial para proteger a la organización de errores de cálculo costosos. Con una estimación de costes precisa y un cálculo transparente de coste más margen, los proyectos no rentables se detectan con facilidad.

1. Cobre un extra

Como ventaja añadida, al adoptar software moderno de RFQ, los fabricantes EMS pueden cobrar a sus clientes un extra por servicios especiales, como el análisis de riesgos y cumplimiento de la BOM, el acceso al portal de clientes o las comprobaciones de fabricabilidad. ¿A quién no le gustaría?

Qué significa esto para una empresa EMS

Aumentar los ingresos

La mayoría de las empresas EMS solo puede responder con el rigor necesario al 60 % de las RFQ que recibe, mientras que las máquinas se utilizan solo alrededor del 70 % del tiempo, lo que deja margen para aumentar la producción sin elevar los costes fijos.

En concreto, adoptar software moderno de RFQ significa que:

• Gracias a la reducción del trabajo manual (1️), las empresas pueden por fin usar sus recursos con eficacia y responder a todas las RFQ que reciben o buscar activamente nuevas oportunidades.

• Compartir con el cliente parte del ahorro en costes de material (3️) puede hacer una cotización aún más atractiva.

• Con plazos de respuesta más rápidos (2️), las cotizaciones llegan siempre pronto al cliente y, como resultado, la tasa de éxito aumenta de forma notable.

• Además, los cobros extra (5️) permiten a las empresas hacer crecer aún más el pastel.

Ejemplo: aumentar la tasa de éxito del 10 % al 15 % y las cotizaciones de 50 a 70 lleva a un aumento de los pedidos de 5 a más de 10, que llena sin esfuerzo la capacidad ociosa y deja margen para seguir invirtiendo.

Reducir los costes

Veamos ahora cómo el uso de software moderno de RFQ se traduce en reducción de costes:

• Los ahorros en costes de material (3️) son tangibles en cada proyecto y el fabricante EMS puede conservarlos íntegros o compartirlos en parte con los clientes.

• Podemos reducir aún más los costes seleccionando los proyectos más rentables (si hemos alcanzado la plena utilización) o, al menos, evitando los no rentables (4️).

• Además, podemos hacer frente a la escasez de mano de obra cualificada poniendo al día al personal junior y dotándolo de superpoderes de software (1).

Ejemplo: ahorrar un 5 % en costes de material, que representan el 70 % de los costes de un producto electrónico en el que solo hay un 5 % de margen de beneficio, supone aumentar el margen de beneficio un 66,5 %.

Antes: ventas de 10.000 € → costes de 9.500 € → costes de material de 6.650 € → beneficio de 500 €.
Después: ventas de 10.000 € → 332,5 € (5 % de 6.650) de ahorro en costes de material → beneficio de 832,5 € → +66,5 %.

La rentabilidad es lo primero

En tiempos difíciles, todas las miradas se dirigen a la rentabilidad. Un proceso de RFQ ágil es LA puerta hacia un negocio EMS más rentable.
Con márgenes medios del 5-10 %, los efectos mencionados pueden acumularse hasta aumentar la cuenta de resultados de un fabricante EMS un 100 %.