Auftrags­verarbeitungsvertrag (AVV)

1. Allgemeines

(1)Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

(2)Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

2. Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1)Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

(2)Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene gegenüber dem Auftragnehmer ihre Betroffenenrechte im Zusammenhang mit der auftragsgemäßen Datenverarbeitung geltend machen. Die Mitteilung beabsichtigt die Handlungsfähigkeit des Auftraggeber als Verantwortlicher zu ermöglichen.

(3)Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

(4)Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

Datenschutzrechtlich erforderliche Weisungen stellen keinen Mehraufwand dar.

(5)Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

(6)Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(7)Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1)Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser in Textform (z.B. Email) zugestimmt hat.

(2)Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag im Allgemeinen in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten in einem Drittland kommt nur dann in Betracht, wenn gewährleistet ist, dass die jeweils nach den Art. 44 – 49 DSGVO einzuhaltenden Rechtsvorschriften eingehalten werden, um ein angemessenes Schutzniveau für den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

(3)Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.

(4)Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird wesentliche Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen.

(5)Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(6)Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.

(7)Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.

5. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1)Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich in Textform (z.B. Email) mitzuteilen.

(2)Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3)Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht im Falle von Datenschutzverletzungen nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss, soweit möglich, die folgende Informationen beinhalten:

eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

6. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1)Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Unterstützungsleistungen, die über das zumutbare Maß hinausgehen, sind vom Auftraggeber gesondert zu vergüten. Es gelten die Regelungen von Ziff. 12 dieses Vertrages.

(2)Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten. Unterstützungsleistungen, die über das zumutbare Maß hinausgehen, sind vom Auftraggeber gesondert zu vergüten.

7. Kontrollbefugnisse

(1)Der Auftraggeber akzeptiert, dass der Nachweis der Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Pflichten vorrangig durch die Vorlage geeigneter, aktueller Testate oder Zertifikate unabhängiger Dritter (z. B. ISO 27001) erbracht wird.

(2)Soweit diese Nachweise nicht ausreichen oder ein begründeter Verdacht auf Datenschutzverstöße besteht, hat der Auftraggeber das Recht, die Einhaltung der Vorschriften durch eine Kontrolle vor Ort zu den üblichen Geschäftszeiten zu überprüfen. Solche Kontrollen sind mit angemessener Frist in Textform anzukündigen. Der Auftragnehmer wirkt hieran unterstützend mit und darf den Zutritt von Wettbewerbern verweigern. Die Kosten der Kontrolle sowie eine gesonderte Vergütung für über das zumutbare Maß hinausgehende Unterstützungsleistungen trägt der Auftraggeber.

(3)Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und der Behörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen.

(4)Der Auftragnehmer ergreift geeignete Maßnahmen, um die datenschutzkonforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten im „Home Office“ zu wahren (z. B. durch Richtlinien für mobiles Arbeiten und regelmäßige Schulungen).

8. Unterauftragsverhältnisse

(1)Der Auftragnehmer wird alle bereits zum Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse (d.h. weitere Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 Abs. 2 DSGVO) in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angeben. Die in Anlage 2 aufgeführten Unterauftragnehmern gelten vom Auftraggeber als vorab genehmigt. Der Auftragnehmer haftet für das Verschulden seiner Unterauftragnehmer wie für eigenes Verschulden.

(2)Die Hinzuziehung weiterer oder die Ersetzung bestehender Unterauftragnehmer ist außerdem zulässig, wenn der Auftragnehmer den Auftraggeber zuvor in Textform (z.B. Email) über die Beauftragung informiert (E-Mail ausreichend) und dem Auftraggeber die Möglichkeit gibt, der Beauftragung innerhalb von zwei (2) Wochen schriftlich zu widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb dieser Frist, gilt die Beauftragung vom Auftraggeber als genehmigt. Auf die Rechtsfolge der fiktionalen Genehmigung ist der Auftraggeber bei Mitteilung hinzuweisen.

(3)Der Auftragnehmer stellt bei der Beauftragung von Unterauftragnehmern vertraglich sicher, dass die vereinbarten Regelungen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer auch gegenüber Unterauftragnehmern gelten, wobei insbesondere hinreichende Garantien dafür geboten werden müssen, dass die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Datenverarbeitung entsprechend den Anforderungen des Datenschutzrechts erfolgt.

(4)Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung im Rahmen seiner rechtlichen und tatsächlichen Möglichkeiten zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat.

(5)Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 4 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, Finanzdienstleistungen, Versicherung, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

9. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1)Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält, verpflichtet.

(2)Der Auftragnehmer sichert zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat, soweit diese nicht bereits einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

(3)Die Beschäftigten des Auftragnehmers sind auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses zur Vertraulichkeit und zum Schutz des Datengeheimnisses gemäß einer gesonderten Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) mit einer regulären Ablauffrist von 5 Jahren verpflichtet.

(4)Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage innerhalb einer angemessenen Frist nachzuweisen.

10. Wahrung von Betroffenenrechten

(1)Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützen. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

(2)Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3)Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(4)Für den Fall, dass ein Betroffener seine Rechte nach den Art. 12-23 DSGVO beim Auftragnehmer geltend macht, obwohl dies offensichtlich eine Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft, für die der Auftraggeber verantwortlich ist, ist der Auftragnehmer berechtigt, dem Betroffenen mitzuteilen, dass der Auftraggeber der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist. Der Auftragnehmer darf dem Betroffenen in diesem Zusammenhang die Kontaktdaten des Verantwortlichen mitteilen.

11. Geheimhaltungspflichten

(1)Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen, soweit keine gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen, die zu dieser Verarbeitung berechtigen oder verpflichten.

(2)Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

12. Vergütung

Regelungen zur Vergütung von Leistungen und Unterstützungsleistungen sind zwischen den Parteien gesondert zu vereinbaren.

13. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1)Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2)Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus dem Auftraggeber mitteilen (E-Mail ausreichend). Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Mitteilung an den Auftraggeber umgesetzt werden.

(3)Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungsund/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer schnellstmöglich die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen optimieren.

14. Dauer des Auftrags

(1)Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2)Im Falle der Kündigung oder Beendigung des vorangehenden Dienstleistungsvertrags (nachfolgend "Hauptvertrag") endet dieser Vertrag automatisch zum gleichen Zeitpunkt. Eine isolierte Kündigung dieses Vertrags ohne gleichzeitige Beendigung des Hauptvertrages ist ausgeschlossen.

15. Beendigung

(1)Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung bzw. Vernichtung ist dem Auftraggeber mit Datumsangabe schriftlich oder in einem

dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.

(2)Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.

16. Schlussbestimmungen

(1)Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2)Für Nebenabreden ist die Textform (z.B. Email) erforderlich.

(3)Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

(4)Die deutschsprachige Fassung dieses Vertrages hat Vorrang vor der englischsprachigen Fassung.

Anlage 1 – Gegenstand des Auftrags

1. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen:

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten, um Zugriff auf eine Online-Plattform zur Bestell- und Prozessoptimierung reibungslos zu gewähren. Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um mögliche Änderungen in der Plattform individuellen Personen zuordnen zu können, die durch den Auftraggeber Zugriff auf die Plattform erhalten haben.

2. Art(en) der personenbezogenen Daten

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift, Handynummer, Telefonnummer, Faxnummer, Kommentar zur Kundenzufriedenheit, Vor- und Nachname des Ansprechpartners, USt-ID und Profilbild (optional).

3. Kategorien betroffener Person

Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen:

Mitarbeiter und Kunden des Auftraggebers.

Anlage 2 – Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende Unternehmen:

Anlage 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO.

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 DSGVO)

A. Zutrittskontrolle

Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.

Als Maßnahmen zur Zutrittskontrolle können zur Gebäude- und Raumsicherung unter anderem automatische Zutrittskontrollsysteme, Einsatz von Chipkarten und Transponder, Kontrolle des Zutritts durch Pförtnerdienste und Alarmanlagen eingesetzt werden. Server, Telekommunikationsanlagen, Netzwerktechnik und ähnliche Anlagen sind in verschließbaren Serverschränken zu schützen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Zutrittskontrolle auch durch organisatorische Maßnahmen (z.B. Dienstanweisung, die das Verschließen der Diensträume bei Abwesenheit vorsieht) zu stützen.

Technische Maßnahmen

Automatisches Zugangskontrollsystem

Manuelles Schließsystem

Türen mit Knauf Außenseite

Organisatorische Maßnahmen

Besucher in Begleitung durch Mitarbeiter

Regelmäßige Kontrollen der Zutrittsberechtigungen

Rollenbasierter Zugriff und minimierung der Zugriffsrechte

Der Zutritt zu den Servern wird vom Hosting Provider Microsoft Azure kontrolliert. Informationen zur physischen Sicherheit werden unter folgender URL beschrieben:

https://learn.microsoft.com/de-de/azure/security/fundamentals/physical-security

B. Zugangskontrolle

Maßnahmen, die geeignet sind, zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme (Computer) von Unbefugten genutzt werden können.

Mit Zugangskontrolle ist die unbefugte Verhinderung der Nutzung von Anlagen gemeint. Möglichkeiten sind beispielsweise Bootpasswort, Benutzerkennung mit Passwort für Betriebssysteme und eingesetzte Softwareprodukte, Bildschirmschoner mit Passwort, der Einsatz von Chipkarten zur Anmeldung wie auch der Einsatz von CallBack-Verfahren.

Darüber hinaus können auch organisatorische Maßnahmen notwendig sein, um beispielsweise eine unbefugte Einsichtnahme zu verhindern (z.B. Vorgaben zur Aufstellung von Bildschirmen, Herausgabe von Orientierungshilfen für die Anwender zur Wahl eines „guten“ Passworts).

Technische Maßnahmen

Login mit Benutzername + Passwort

Login mit biometrischen Daten

Firewall

Intrusion Detection Systeme

Verschlüsselung von Datenträgern

Automatische Desktopsperre

Verschlüsselung von Notebooks / Tablet

Organisatorische Maßnahmen

Verwalten von Benutzerberechtigungen

Richtlinie „Clean desk“

C. Zugriffskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

Die Zugriffskontrolle kann unter anderem gewährleistet werden durch geeignete Berechtigungskonzepte, die eine differenzierte Steuerung des Zugriffs auf Daten ermöglichen. Dabei gilt, sowohl eine Differenzierung auf den Inhalt der Daten vorzunehmen als auch auf die möglichen Zugriffsfunktionen auf die Daten.

Weiterhin sind geeignete Kontrollmechanismen und Verantwortlichkeiten zu definieren, um die Vergabe und den Entzug der Berechtigungen zu dokumentieren und auf einem aktuellen Stand zu halten (z.B. bei Einstellung, Wechsel des Arbeitsplatzes, Beendigung des Arbeitsverhältnisses). Besondere Aufmerksamkeit ist immer auch auf die Rolle und Möglichkeiten der Administratoren zu richten.

Technische Maßnahmen

Physische Löschung von Datenträgern

Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, konkret bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

Organisatorische Maßnahmen

Datenschutztresor

Verwaltung Benutzerrechte durch Administratoren

Regelmäßige Kontrollen der Zutrittsberechtigungen

Rollenbasierter Zugriff und minimierung der Zugriffsrechte

D. Trennungskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

Technische Maßnahmen

Trennung von Produktiv- und Testumgebung

Physikalische Trennung (Systeme/Datenbanken/Datentr äger)

Mandantenfähigkeit relevanter Anwendungen

Organisatorische Maßnahmen

Steuerung über Berechtigungskonzept

Festlegung von Datenbankrechten

Datensätze sind mit Zweck Attributen versehen

E. Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen.

Technische Maßnahmen

Im Falle der Pseudonymisierung: Trennung der Zuordnungsdaten und Aufbewahrung in getrennten und abgesicherten Systemen

Organisatorische Maßnahmen

Interne Anweisung, personenbezogene Daten im Falle einer Weitergabe oder auch nach Ablauf der gesetzlichen Löschfrist möglichst zu anonymisieren / pseudonymisieren

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

A. Weitergabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

Zur Gewährleistung der Vertraulichkeit bei der elektronischen Datenübertragung können z.B. Verschlüsselungstechniken und Virtual Private Network eingesetzt werden. Maßnahmen beim Datenträgertransport bzw. Datenweitergabe sind Transportbehälter mit Schließvorrichtung und Regelungen für eine datenschutzgerechte Vernichtung von Datenträgern.

Technische Maßnahmen

Email-Verschlüsselung

Bereitstellung über verschlüsselte Verbindungen wie sftp, https

Organisatorische Maßnahmen

Weitergabe in anonymisierter oder pseudonymisierter Form

B. Eingabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

Eingabekontrolle wird durch Protokollierungen erreicht, die auf verschiedenen Ebenen (z.B. Betriebssystem, Netzwerk, Firewall, Datenbank, Anwendung) stattfinden können. Dabei ist weiterhin zu klären, welche Daten protokolliert werden, wer Zugriff auf Protokolle hat, durch wen und bei welchem Anlass/Zeitpunkt diese kontrolliert werden, wie lange eine Aufbewahrung erforderlich ist und wann eine Löschung der Protokolle stattfindet.

Technische Maßnahmen

Technische Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

Organisatorische Maßnahmen

Übersicht, mit welchen Programmen welche Daten eingegeben, geändert oder gelöscht werden können

Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)

Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts

Aufbewahrung von Formularen, aus denen Daten in automatisierte Prozesse übertragen wurden

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b & c DSGVO)

A. Verfügbarkeitskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Hier geht es um Themen wie eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, Klimaanlagen, Brandschutz, Datensicherungen, sichere Aufbewahrung von Datenträgern, Virenschutz, Raidsysteme, Plattenspiegelungen etc.

Technische Maßnahmen

Feuer- und Rauchmeldeanlagen

Organisatorische Maßnahmen

Getrennte Partitionen für Betriebssysteme und Daten

Automatische Backups werden spätestens alle vier Stunden erstellt und bis zu sieben Tage in einem zonenredundanten Speicher (ZRS) aufbewahrt.

Besonderer Hinweis: Luminovo nutzt die Dienste von Microsoft Azure mit Speicherort Frankfurt. Alle Informationen zum Rechenzentrum, Datenschutz und Datensicherheit sind unter folgender URL beschrieben.

https://learn.microsoft.com/de-de/azure/security/fundamentals/physical-security

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 DSGVO)

A. Datenschutz-Management

Technische Maßnahmen

Zentrale Dokumentation aller Verfahrensweisen und Regelungen zum Datenschutz mit Zugriffsmöglichkeit für Mitarbeiter nach Bedarf / Berechtigung (z.B. Wiki, Intranet)

Organisatorische Maßnahmen

Datenschutzbeauftragter Naima Reß

Mitarbeiter geschult und auf Vertraulichkeit/Datengeheimnis verpflichtet

Regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter (mindestens jährlich)

Die Organisation kommt den Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO nach

B. Incident-Response-Management

Unterstützung bei der Reaktion auf Sicherheitsverletzungen

Technische Maßnahmen

Einsatz von Firewall und regelmäßige Aktualisierung

Einsatz von Spamfilter und regelmäßige Aktualisierung

Organisatorische Maßnahmen

Dokumentierte Vorgehensweise zum Umgang mit Sicherheitsvorfällen

Dokumentation von Sicherheitsvorfällen und Datenpannen z.B. Ticketsystem

C. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO)

Privacy by design / Privacy by default

Technische Maßnahmen

Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind

Einfache Ausübung des Widerrufrechts des Betroffenen durch technische Maßnahmen

D. Auftragskontrolle (Outsourcing an Dritte)

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.

Unter diesen Punkt fällt neben der Datenverarbeitung im Auftrag auch die Durchführung von Wartung und Systembetreuungsarbeiten sowohl vor Ort als auch per Fernwartung. Sofern der Auftragnehmer Dienstleister im Sinne einer Auftragsverarbeitung einsetzt, sind die folgenden Punkte stets mit diesen zu regeln.

Organisatorische Maßnahmen

Vorherige Prüfung der vom Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und deren Dokumentation

Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (gerade in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit)

Abschluss der notwendigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit den Garantien zu Datenübermittlungen in Drittstaaten, falls anwendbar.

Weisungsgebundenheit des Auftragnehmers

Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf Datengeheimnis

Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten durch den Auftragnehmer bei Vorliegen einer Bestellpflicht

Vereinbarung wirksamer Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer

Regelung zum Einsatz weiterer Subunternehmer

Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags

Bei längerer Zusammenarbeit: Laufende Überprüfung des Auftragnehmers und seines Schutzniveaus