Ein schnellerer, intelligenterer RFQ-Prozess: Wie Nordes EMS die Angebotserstellung mit Luminovo verändert

Nordes EMS, ein schnell wachsender EMS-Dienstleister aus Polen, hat in den letzten Jahren seine Produktionskapazitäten ausgebaut, in modernste Maschinen investiert und einen zunehmend internationalen Kundenstamm bedient. Mit dem Wachstum kam ein starker Anstieg der RFQs. Was mit Excel und manuellem Sourcing einst funktionierte, wurde plötzlich zur täglichen Herausforderung.

„Vor Luminovo konnte ein einzelnes Angebot einen ganzen Tag dauern […]. An manchen Tagen hatten wir zwanzig Tabs offen, nur um eine einzige BOM zu bepreisen. Ein ganzer Tag konnte in einem Angebot verschwinden.“ – Sabrina Sliusarska, Spezialistin für Einkauf und Preisgestaltung bei Nordes EMS

Nordes EMS ist stolz auf seine Reaktionsfähigkeit und hochwertige Arbeit, doch selbst für ein dynamisches Unternehmen geriet der Angebotsprozess unter der steigenden Nachfrage irgendwann an seine Grenzen.

„Wir investieren ständig in neue Maschinen und Services, um unseren Kunden die beste Qualität zu bieten, aber irgendwann konnte unser Angebotsprozess mit dem Wachstumstempo schlicht nicht mehr mithalten.“ – Sabrina Sliusarska, Spezialistin für Einkauf und Preisgestaltung bei Nordes EMS

Der Wendepunkt: Wenn Wachstum auf manuelle Arbeit trifft 

Der Prozess vor Luminovo war typisch für viele EMS-Unternehmen: eine clevere Excel-Tabelle, intensive Nutzung von Lieferantenwebsites und viel implizites Wissen in den Köpfen der Mitarbeitenden.

BOMs kamen oft in uneinheitlichen Formaten an. Manche Kunden führten jeden Bestückungsplatz (Designator) einzeln auf, sodass aus einer überschaubaren Datei Hunderte Zeilen wurden. Das Bereinigen solcher BOMs konnte bis zu einer Stunde dauern, bevor die Preisfindung überhaupt begann.

„Wir haben rund fünf Minuten pro Position gebraucht. Die Datei bereinigen, Lieferanten durchsuchen, Währungen vergleichen und dann alles doppelt prüfen, weil schon ein kleiner Fehler uns echtes Geld oder sogar einen Kunden kosten konnte.“ – Sabrina Sliusarska, Spezialistin für Einkauf und Preisgestaltung bei Nordes

Die Lieferantenrecherche erforderte bis zu zwanzig Browser-Tabs pro BOM. 

„Wir mussten uns merken, welcher Lieferant für welchen Hersteller der beste war. Es gab keine Möglichkeit zu wissen, wer das beste Angebot hat, ohne jedes Mal manuell nachzusehen.“ – Sabrina Sliusarska, Spezialistin für Einkauf und Preisgestaltung bei Nordes EMS

Nordes EMS erreichte typischerweise eine Durchlaufzeit von 4–5 Tagen und strebte höchstens sieben Tage an. Weil das Angebotsvolumen aber jedes Jahr um etwa 30 % wuchs (und sich einmal sogar verdoppelte), wurde der Prozess zum klaren Engpass.

Ein Tool wählen, das mit dem Unternehmen skaliert, nicht mit der Komplexität

Beim Vergleich verschiedener Lösungen wurde der Unterschied zwischen den Anbietern sehr schnell deutlich, als das Team seine BOMs an die verschiedenen Tools schickte.

„Bei manchen Anbietern war offensichtlich, dass ihre Technologie in der Vergangenheit steckengeblieben war“, sagt Sabrina. „Sie hatten Probleme mit unseren BOMs, und ihre Oberflächen sahen aus, als würden sie uns ausbremsen.“

Luminovo fühlte sich anders an:

• Eine moderne und intuitive Oberfläche. 

• Schnelle Auswertung komplexer KI-gestützter BOMs.

• Integrierte Vorschläge für Alternativbauteile. 

• Automatisierte Lieferantentransparenz und Preisfindung.

„Für uns im Team war ein großes Plus, dass Luminovo die Lieferantenanbindungen und Workflows bereits vorbereitet hatte“, sagt Sabrina. „Unser CEO erkannte sofort das Potenzial. Überzeugt hat uns, dass Luminovo verstanden hat, wie EMS-Angebotserstellung tatsächlich funktioniert, und dass jeder damit arbeiten kann, auch Menschen ohne Elektronikhintergrund.“

30 % weniger aktive Angebotszeit, mehr Raum für komplexe Arbeit

Ein Jahr nach dem Go-live war die Wirkung klar messbar. Die aktive Zeit für Angebote sank um etwa 30 %, und viele Standardprojekte, die früher einen ganzen Tag brauchten, passen jetzt in einen halben Tag. Das schuf Kapazität für komplexe oder strategische Arbeit, ohne das Team zu vergrößern.

Auch die Qualität der Entscheidungen hat sich verbessert. Da Gesamtkosten inklusive Fracht und Zoll (Total Landed Cost) sowie Staffelpreise auf einen Blick sichtbar sind, erkennt Nordes EMS jetzt kostenoptimale Optionen, die zuvor unter dem Radar flogen. Manchmal bedeutet das, etwas höhere Mengen zu kaufen, manchmal, Volumen zu einem anderen Distributor zu verlagern.

„In manchen Fällen hilft genau diese Transparenz, ein Projekt zu gewinnen. Früher konnten wir einfach nicht so tief suchen.“
– Sabrina Sliusarska, Spezialistin für Einkauf und Preisgestaltung bei Nordes EMS

Bei dringenden RFQs ist die Verbesserung noch sichtbarer: Nordes EMS kann jetzt innerhalb von Stunden reagieren, statt hinter größeren Aufträgen zu warten, was Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit stärkt.

Kunden- und Lieferantenbeziehungen: Mehr Vertrauen auf beiden Seiten

Die höhere interne Effizienz schlug sich schnell in externem Mehrwert nieder. Bestandskunden schätzen schnellere Antworten und eine konsistentere Logik. Neue Kunden erleben Nordes EMS als Partner, der schnell ist, ohne bei Sorgfalt oder Präzision Abstriche zu machen.

„Unser Vertrieb hat die Rückmeldung bekommen, dass unsere Kunden schätzen, dass wir jetzt schneller und präziser reagieren.“ – Sabrina Sliusarska, Spezialistin für Einkauf und Preisgestaltung bei Nordes EMS

Auch Lieferanten profitieren. Mit höherer Transparenz und besseren Daten kann Nordes EMS die Nachfrage zu Distributoren lenken, die schnell antworten und automatisierte Workflows unterstützen.

„Mit der Zeit orientieren wir uns ganz natürlich an Lieferanten, die schnell reagieren und unsere Prozesse unterstützen“, erklärt Sabrina. „Das ist für beide Seiten von Vorteil.“ 

Eine Partnerschaft, die mit Nordes EMS wächst

Ein Aspekt sticht über die KPIs hinaus hervor: die Zusammenarbeit mit Luminovo als Innovationspartner.

„Es fühlt sich wie eine Win-win-Situation an“, sagt Sabrina. „Wir geben viel Feedback und sehen, dass es ernst genommen wird. Man spürt, dass das Tool gemeinsam mit Kunden wie uns entwickelt wird.“

Und die Reise ist noch nicht zu Ende. Nordes EMS führt derzeit ein neues ERP-System ein und plant, es enger mit Luminovo zu verzahnen.

„Wir sehen die Zukunft im Tool von Luminovo“, schließt Sabrina. „Die Roadmap ist spannend, ständig kommen neue Funktionen, und jeder Schritt macht unsere Arbeit effizienter. Wir freuen uns auf das, was als Nächstes kommt.“