Un processo RFQ più rapido e intelligente: Nordes EMS trasforma la preparazione dei preventivi con Luminovo

Nordes EMS, fornitore EMS polacco in rapida crescita, ha dedicato gli ultimi anni ad ampliare la propria capacità produttiva, a investire in macchinari all’avanguardia e a servire una base clienti sempre più internazionale. Con la crescita è arrivato un forte aumento delle RFQ. Ciò che funzionava con Excel e l’approvvigionamento manuale è diventato di colpo una sfida quotidiana.

“Prima di Luminovo, una singola offerta poteva richiedere un giorno intero […]. Alcuni giorni avevamo venti schede aperte solo per prezzare una distinta base. Un’intera giornata poteva sparire dietro una sola offerta.” — Sabrina Sliusarska, specialista acquisti e prezzi di Nordes EMS

Nordes EMS è orgogliosa della propria reattività e della qualità del lavoro, ma anche per un’azienda dinamica il flusso di preparazione dei preventivi ha finito per andare in affanno sotto la domanda crescente.

“Investiamo di continuo in nuove macchine e servizi per offrire ai clienti la migliore qualità, ma a un certo punto il nostro flusso di preparazione delle offerte non riusciva più a stare al passo con la velocità della crescita.” — Sabrina Sliusarska, specialista acquisti e prezzi di Nordes EMS

Il punto di rottura: quando la crescita incontra il lavoro manuale 

Il processo prima di Luminovo era tipico di molte aziende EMS: un foglio Excel ingegnoso, un uso intenso dei siti dei fornitori e molta conoscenza implicita nella testa delle persone.

Le distinte base arrivavano spesso in formati incoerenti. Alcuni clienti elencavano ogni designatore separatamente, trasformando un file gestibile in centinaia di righe. Pulire distinte base di questo tipo poteva richiedere fino a un’ora prima ancora di iniziare a prezzare.

“Dedicavamo circa cinque minuti a ogni riga. Pulire il file, cercare i fornitori, confrontare le valute e poi ricontrollare tutto, perché anche un piccolo errore poteva costarci denaro vero o addirittura un cliente.” — Sabrina Sliusarska, specialista acquisti e prezzi di Nordes

La ricerca sui fornitori richiedeva fino a venti schede del browser per ogni distinta base. 

“Dovevamo ricordare quale fornitore fosse il migliore per quale produttore. Non c’era modo di sapere chi offrisse l’affare migliore senza controllare a mano ogni singola volta.” — Sabrina Sliusarska, specialista acquisti e prezzi di Nordes EMS

Nordes EMS otteneva di solito tempi di risposta di 4-5 giorni e puntava a un massimo di sette, ma con un volume di preventivi in crescita di circa il 30% ogni anno (e una volta addirittura raddoppiato), il processo era diventato un chiaro collo di bottiglia.

La scelta di uno strumento che cresce con l’azienda, non con la complessità

Nella valutazione delle diverse soluzioni, la differenza tra i fornitori è emersa molto in fretta inviando le proprie distinte base per provare i vari strumenti.

“Con alcuni fornitori era evidente che la loro tecnologia era rimasta indietro”, racconta Sabrina. “Faticavano con le nostre distinte base e le loro interfacce sembravano destinate a rallentarci.”

Luminovo è sembrata radicalmente diversa:

• Un’interfaccia moderna e intuitiva.

• Interpretazione rapida di distinte base complesse grazie all’IA.

• Suggerimenti di componenti alternativi integrati.

• Trasparenza sui fornitori e prezzi automatizzati.

“Per noi del team è stato un grande vantaggio che Luminovo avesse già pronte le integrazioni con i fornitori e i flussi di lavoro”, dice Sabrina. “Il nostro CEO ha subito visto il potenziale. Ci ha convinto il fatto che Luminovo capisse come funziona davvero la preparazione delle offerte EMS e che tutti, anche chi non ha un background elettronico, possano lavorarci.”

30% di tempo in meno dedicato attivamente ai preventivi, più spazio per il lavoro complesso

Un anno dopo il go-live, l’impatto era chiaramente misurabile. Il tempo attivo dedicato ai preventivi è sceso di circa il 30% e molti progetti standard che prima richiedevano un giorno intero ora ne richiedono mezzo. Questo ha liberato capacità per il lavoro complesso o strategico senza aumentare le dimensioni del team.

È migliorata anche la qualità delle decisioni. Con il costo totale franco destino e gli scaglioni di prezzo visibili a colpo d’occhio, Nordes EMS ora individua opzioni ottimali in termini di costo che prima passavano inosservate. A volte significa acquistare quantità leggermente maggiori, altre volte spostare i volumi su un altro distributore.

“In alcuni casi è proprio questa trasparenza ad aiutarci a vincere un progetto. Prima non potevamo semplicemente cercare così a fondo.”
— Sabrina Sliusarska, specialista acquisti e prezzi di Nordes EMS

Per le RFQ urgenti il miglioramento è ancora più evidente: Nordes EMS ora può reagire in poche ore invece di restare in coda dietro commesse più grandi, rafforzando sia la soddisfazione dei clienti sia la competitività.

Rapporti con clienti e fornitori: fiducia rafforzata da entrambe le parti

La maggiore efficienza interna si è tradotta presto in valore verso l’esterno. I clienti esistenti apprezzano risposte più rapide e una logica più coerente. I nuovi clienti vedono in Nordes EMS un partner che si muove in fretta, senza rinunciare a cura e precisione.

“Alle nostre vendite è arrivato il riscontro che i nostri clienti apprezzano il fatto che ora reagiamo in modo più rapido e preciso.” — Sabrina Sliusarska, specialista acquisti e prezzi di Nordes EMS

Ne beneficiano anche i fornitori. Con maggiore trasparenza e dati migliori, Nordes EMS può orientare la domanda verso i distributori che rispondono in fretta e supportano i flussi automatizzati.

“Con il tempo tendiamo naturalmente a orientarci verso i fornitori che reagiscono in fretta e supportano i nostri processi”, spiega Sabrina. “È vantaggioso per entrambe le parti.” 

Una partnership che cresce insieme a Nordes EMS

Un aspetto spicca oltre i KPI: la collaborazione con Luminovo come partner per l’innovazione.

“Sembra una situazione vantaggiosa per tutti”, dice Sabrina. “Condividiamo molti feedback e vediamo che vengono presi sul serio. Si sente davvero che lo strumento viene sviluppato insieme a clienti come noi.”

E il percorso non è finito. Nordes EMS sta introducendo un nuovo sistema ERP e prevede di integrarlo più a fondo con Luminovo.

“Vediamo il futuro nello strumento di Luminovo”, conclude Sabrina. “La roadmap è entusiasmante, le nuove funzionalità non finiscono mai e ogni passo rende il nostro lavoro più efficiente. Siamo curiosi di vedere cosa verrà.”