Un proceso de RFQ más rápido e inteligente: Nordes EMS transforma su cotización con Luminovo

Nordes EMS, un fabricante EMS de rápido crecimiento con sede en Polonia, ha dedicado los últimos años a ampliar su capacidad de producción, invertir en maquinaria de última generación y atender a una base de clientes cada vez más internacional. Con ese crecimiento llegó un fuerte aumento de las RFQ. Lo que antes funcionaba con Excel y búsquedas manuales de proveedores se convirtió de repente en un reto diario.

«Antes de Luminovo, una sola cotización podía llevarnos un día completo […]. Había días en que teníamos veinte pestañas abiertas solo para calcular el precio de una BOM. Un día entero podía desaparecer en una cotización.» — Sabrina Sliusarska, especialista en compras y precios en Nordes EMS

Nordes EMS presume de su capacidad de respuesta y de su trabajo de alta calidad, pero incluso en una empresa tan dinámica, el flujo de trabajo de cotización acabó resintiéndose ante el aumento de la demanda.

«Invertimos continuamente en nuevas máquinas y servicios para ofrecer la mejor calidad a nuestros clientes, pero llegó un momento en que nuestro flujo de cotización simplemente no podía seguir el ritmo del crecimiento.» — Sabrina Sliusarska, especialista en compras y precios en Nordes EMS

El punto de ruptura: cuando el crecimiento se encuentra con el trabajo manual

El proceso previo a Luminovo era el habitual en muchas empresas EMS: una hoja de Excel ingeniosa, uso intensivo de las webs de los proveedores y mucho conocimiento tácito en la cabeza de las personas.

Las BOM solían llegar en formatos poco homogéneos. Algunos clientes enumeraban cada designador por separado, de modo que un archivo manejable se convertía en cientos de líneas. Depurar esas BOM podía llevar hasta una hora antes de empezar siquiera a cotizar.

«Dedicábamos unos cinco minutos por línea. Depurar el archivo, buscar proveedores, comparar divisas y volver a revisarlo todo, porque un pequeño error podía costarnos dinero de verdad o incluso un cliente.» — Sabrina Sliusarska, especialista en compras y precios en Nordes

La búsqueda de proveedores exigía hasta veinte pestañas del navegador por BOM. 

«Teníamos que recordar qué proveedor era el mejor para cada fabricante. No había forma de saber quién ofrecía el mejor precio sin comprobarlo manualmente cada vez.» — Sabrina Sliusarska, especialista en compras y precios en Nordes EMS

Nordes EMS solía lograr un plazo de respuesta de 4 a 5 días y se marcaba siete como máximo, pero con un volumen de cotizaciones que crecía alrededor de un 30 % cada año (y que una vez llegó a duplicarse), el proceso se convirtió en un claro cuello de botella.

Elegir una herramienta que escale con la empresa, no con la complejidad

Al evaluar distintas soluciones, las diferencias entre proveedores quedaron claras muy pronto al enviar sus BOM para probar las diferentes herramientas.

«Con algunos proveedores era evidente que su tecnología se había quedado anclada en el pasado», afirma Sabrina. «No sabían manejar nuestras BOM y sus interfaces parecían diseñadas para ralentizarnos.»

Luminovo se sentía radicalmente distinto:

• Una interfaz moderna e intuitiva.

• Interpretación rápida de BOM complejas con IA.

• Sugerencias de componentes alternativos integradas.

• Transparencia y precios de proveedores automatizados.

«Para quienes trabajamos en el equipo, fue una gran ventaja que Luminovo ya tuviera preparadas las integraciones con proveedores y los flujos de trabajo», cuenta Sabrina. «Nuestro CEO vio enseguida el potencial. Lo que nos convenció fue que Luminovo entendía cómo funciona realmente la cotización en EMS y que cualquiera, incluso quien no tiene formación en electrónica, puede trabajar con la herramienta.»

Un 30 % menos de tiempo activo de cotización, más margen para el trabajo complejo

Un año después de la puesta en marcha, el impacto era claramente medible. El tiempo activo dedicado a cotizar se redujo en torno a un 30 %, y muchos proyectos estándar que antes requerían un día completo ahora caben en media jornada. Esto liberó capacidad para trabajos complejos o estratégicos sin aumentar el tamaño del equipo.

La calidad de las decisiones también mejoró. Con el coste total puesto en destino y los tramos de precio visibles de un vistazo, Nordes EMS puede detectar ahora opciones óptimas en costes que antes pasaban inadvertidas. A veces eso significa comprar cantidades algo mayores; otras, trasladar volumen a otro distribuidor.

«En algunos casos, esa transparencia es justo lo que nos ayuda a ganar un proyecto. Antes, simplemente no podíamos buscar con tanta profundidad.»
— Sabrina Sliusarska, especialista en compras y precios en Nordes EMS

En las RFQ urgentes la mejora se nota aún más: Nordes EMS puede reaccionar ahora en cuestión de horas en lugar de esperar detrás de trabajos de mayor tamaño, lo que refuerza tanto la satisfacción de los clientes como la competitividad.

Relaciones con clientes y proveedores: más confianza en ambas direcciones

La mayor eficiencia interna se tradujo rápidamente en valor externo. Los clientes actuales aprecian las respuestas más rápidas y una lógica más coherente. Los nuevos clientes perciben a Nordes EMS como un partner que se mueve con agilidad, sin renunciar al cuidado ni a la precisión.

«Nuestro equipo comercial recibió el comentario de que nuestros clientes valoran que ahora reaccionemos con más rapidez y precisión.» — Sabrina Sliusarska, especialista en compras y precios en Nordes EMS

Los proveedores también salen ganando. Con mayor transparencia y mejores datos, Nordes EMS puede orientar la demanda hacia los distribuidores que responden con rapidez y admiten flujos de trabajo automatizados.

«Con el tiempo, nos inclinamos de forma natural hacia los proveedores que reaccionan rápido y respaldan nuestros procesos», explica Sabrina. «Es beneficioso para ambas partes.» 

Una alianza que crece con Nordes EMS

Más allá de los indicadores, hay un aspecto que destaca: la colaboración con Luminovo como partner de innovación.

«Se siente como una situación en la que todos ganamos», dice Sabrina. «Compartimos mucho feedback y vemos que se toma en serio. Se nota de verdad que la herramienta se desarrolla junto con clientes como nosotros.»

Y el camino no ha terminado. Nordes EMS está introduciendo ahora un nuevo sistema ERP y planea integrarlo más a fondo con Luminovo.

«Vemos el futuro en la herramienta de Luminovo», concluye Sabrina. «La hoja de ruta es emocionante, las nuevas funcionalidades no dejan de llegar y cada paso hace nuestro trabajo más eficiente. Tenemos ganas de ver lo que viene.»