Un processus RFQ plus rapide et plus intelligent : Nordes EMS transforme son chiffrage avec Luminovo

Nordes EMS, sous-traitant électronique (EMS) polonais en forte croissance, a consacré ces dernières années à étendre son outil de production, à investir dans des machines de pointe et à servir une clientèle de plus en plus internationale. Cette croissance s’est accompagnée d’une forte hausse des demandes de devis (RFQ). Ce qui fonctionnait avec Excel et un approvisionnement manuel est soudain devenu un défi quotidien.

«  Avant Luminovo, un seul devis pouvait prendre une journée entière […]. Certains jours, nous avions vingt onglets ouverts rien que pour chiffrer une seule nomenclature (BOM). Une journée entière pouvait disparaître dans un seul devis.  » – Sabrina Sliusarska, Purchasing and Pricing Specialist chez Nordes EMS

Nordes EMS se distingue par sa réactivité et la qualité de son travail, mais même pour une entreprise dynamique, le processus de chiffrage a fini par atteindre ses limites face à la hausse de la demande.

«  Nous investissons en permanence dans de nouvelles machines et de nouveaux services pour offrir la meilleure qualité à nos clients, mais à un moment donné, notre processus de chiffrage ne pouvait tout simplement plus suivre le rythme de la croissance.  » – Sabrina Sliusarska, Purchasing and Pricing Specialist chez Nordes EMS

Le point de rupture : quand la croissance rencontre le travail manuel

Avant Luminovo, le processus était typique de nombreux sous-traitants électroniques : un fichier Excel astucieux, un recours intensif aux sites des fournisseurs et beaucoup de savoir tacite dans la tête des équipes.

Les nomenclatures arrivaient souvent dans des formats hétérogènes. Certains clients listaient chaque repère séparément, transformant un fichier gérable en plusieurs centaines de lignes. Nettoyer ces nomenclatures pouvait prendre jusqu’à une heure avant même le début du chiffrage.

«  Nous passions environ cinq minutes par ligne. Nettoyer le fichier, chercher chez les fournisseurs, comparer les devises, puis tout revérifier, parce que même une petite erreur pouvait nous coûter beaucoup d’argent, voire un client.  » – Sabrina Sliusarska, Purchasing and Pricing Specialist chez Nordes

La recherche de fournisseurs nécessitait jusqu’à vingt onglets de navigateur par nomenclature. 

«  Il fallait se souvenir du fournisseur le plus intéressant pour chaque fabricant. Impossible de savoir qui proposait la meilleure offre sans vérifier manuellement à chaque fois.  » – Sabrina Sliusarska, Purchasing and Pricing Specialist chez Nordes EMS

Nordes EMS atteignait généralement un délai de réponse de 4 à 5 jours et visait sept jours au maximum, mais avec un volume de devis en hausse d’environ 30 % chaque année (et même doublé une fois), le processus est devenu un goulot d’étranglement évident.

Choisir un outil qui évolue avec l’entreprise, pas avec la complexité

Lors de l’évaluation des différentes solutions, les différences entre éditeurs sont apparues très vite, dès l’envoi de leurs nomenclatures pour tester les outils.

«  Chez certains éditeurs, il était évident que leur technologie était restée dans le passé », explique Sabrina. « Ils peinaient avec nos nomenclatures et leurs interfaces auraient clairement ralenti l’équipe.  »

Luminovo s’est révélé très différent :

• Une interface moderne et intuitive.

• Une interprétation rapide de nomenclatures complexes grâce à l’IA.

• Des suggestions de composants alternatifs intégrées.

• Une transparence fournisseurs et des prix automatisés.

«  Pour nous, dans l’équipe, le fait que Luminovo dispose déjà des intégrations fournisseurs et des workflows prêts à l’emploi était un gros avantage », explique Sabrina. « Notre directeur général en a tout de suite vu le potentiel. Ce qui nous a convaincus, c’est que Luminovo comprend comment fonctionne réellement le chiffrage en EMS, et que tout le monde, même sans formation en électronique, peut s’en servir.  »

30 % de temps de chiffrage actif en moins, plus de place pour le travail complexe

Un an après la mise en production, l’impact était clairement mesurable. Le temps actif consacré au chiffrage a baissé d’environ 30 %, et de nombreux projets standard qui prenaient auparavant une journée tiennent désormais en une demi-journée. Cela a libéré de la capacité pour les travaux complexes ou stratégiques, sans augmenter la taille de l’équipe.

La qualité des décisions s’est elle aussi améliorée. Grâce au coût total rendu et aux paliers de prix visibles d’un coup d’œil, Nordes EMS repère désormais des options optimales en coût qui passaient auparavant inaperçues. Cela signifie parfois acheter des quantités légèrement supérieures, parfois reporter des volumes vers un autre distributeur.

«  Dans certains cas, c’est précisément cette transparence qui nous aide à remporter un projet. Avant, nous ne pouvions tout simplement pas chercher aussi loin.  »
– Sabrina Sliusarska, Purchasing & Pricing Specialist chez Nordes EMS

Pour les RFQ urgentes, l’amélioration est encore plus visible : Nordes EMS peut désormais réagir en quelques heures au lieu d’attendre derrière des commandes plus importantes, ce qui renforce à la fois la satisfaction client et la compétitivité.

Relations clients et fournisseurs : une confiance renforcée des deux côtés

Le gain d’efficacité en interne s’est vite traduit en valeur pour l’extérieur. Les clients existants apprécient des réponses plus rapides et une logique plus cohérente. Les nouveaux clients découvrent un Nordes EMS qui avance vite, sans renoncer au soin ni à la précision.

«  Nos commerciaux ont reçu le retour que nos clients apprécient que nous réagissions désormais plus vite et plus précisément.  » – Sabrina Sliusarska, Purchasing and Pricing Specialist chez Nordes EMS

Les fournisseurs en profitent aussi. Grâce à une meilleure transparence et à de meilleures données, Nordes EMS peut orienter la demande vers les distributeurs qui répondent rapidement et prennent en charge les workflows automatisés.

«  Avec le temps, nous nous tournons naturellement vers les fournisseurs qui réagissent vite et s’adaptent à nos processus », explique Sabrina. « C’est bénéfique pour les deux parties.  » 

Un partenariat qui grandit avec Nordes EMS

Un aspect se démarque au-delà des indicateurs : la collaboration avec Luminovo en tant que partenaire d’innovation.

«  C’est vraiment gagnant-gagnant », déclare Sabrina. « Nous partageons beaucoup de retours et constatons qu’ils sont pris au sérieux. On sent réellement que l’outil est développé avec des clients comme nous.  »

Et le chemin n’est pas terminé. Nordes EMS est en train de déployer un nouvel ERP et prévoit de l’intégrer plus étroitement à Luminovo.

«  Nous voyons l’avenir dans l’outil de Luminovo », conclut Sabrina. « La feuille de route est enthousiasmante, les nouvelles fonctionnalités se succèdent et chaque étape rend notre travail plus efficace. Nous avons hâte de voir la suite.  »