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Durante más de dos décadas, Datalink Electronics ha construido su reputación en la fabricación electrónica británica con los trabajos que otros consideran difíciles: prototipos complejos y producción de volumen bajo y medio para clientes de los sectores aeroespacial, defensa, petróleo y gas, médico y automoción. Son programas en los que el criterio de ingeniería importa tanto como la capacidad de montaje. Hace tres años, la dirección de Datalink Electronics vio que la forma de elaborar cotizaciones de la empresa estaba frenando ese criterio.
«Era muy penoso. Tiene que haber una forma mejor de gestionar esto.» - Aran Sharma, director de desarrollo de negocio, Datalink Electronics
Punto de partida: un proceso probado que choca con su techo
Durante años, el flujo de cotización de Datalink Electronics se basó en Excel y en portales de distribuidores como Farnell y RS. El equipo revisaba cada línea de una BOM, vinculaba las referencias de los clientes con los códigos internos de trazabilidad y tecleaba los componentes en los portales de proveedores línea por línea. Reunir los precios unitarios de los componentes de distribución autorizada llevaba días, y los precios de las placas añadían otra espera. Solo entonces podía intervenir ingeniería.
El proceso funcionaba y el equipo lo había perfeccionado a lo largo de años de programas complejos. Pero introducía un retraso antes de que pudiera empezar una conversación de ingeniería real con el cliente. Cuando Andy y el equipo de ingeniería recibían una cotización, ya tenían presión para sacarla cuanto antes, en lugar de dedicar tiempo a la parte del trabajo que Datalink Electronics realmente vende.
Aran se incorporó a Datalink Electronics hace cuatro años desde un proveedor de primer nivel (tier 1) del sector de automoción, donde la digitalización ya era estándar. En sus dos primeras horas trabajando una cotización con el sistema anterior, vio la brecha.
Identificó tres problemas que se acumulaban. La falta de uniformidad en los formatos de BOM hacía que una buena parte de la jornada del equipo se fuera en convertir archivos antes de empezar el trabajo real. La visibilidad limitada del ciclo de vida, de los componentes alternativos y del cumplimiento normativo implicaba que esas comprobaciones llegaran tarde o no se hicieran. Y el proceso manual no escalaba: a medida que crecía el volumen de RFQ y los clientes pedían soluciones completas de diseño y fabricación, y no solo PCBA, el flujo de trabajo se convirtió en el cuello de botella que frenaba al resto del negocio.
«No se trataba solo de sacar cotizaciones rápido. Se trataba de coherencia y visibilidad.» - Andy Cropley, ingeniero, Datalink Electronics
La decisión: elegir un socio, no solo una plataforma
Datalink Electronics evaluó dos plataformas de cotización digital antes de elegir Luminovo. Los criterios de Aran reflejaban lo que quería que la herramienta aportara al negocio, y no solo al flujo de trabajo. La plataforma tenía que ser lo bastante intuitiva como para que una persona recién incorporada, con poca experiencia en informática, pudiera dominarla rápido. Tenía que ser lo bastante flexible para evolucionar con Datalink Electronics a medida que el negocio creciera. Y tenía que ir acompañada de una colaboración de socios, no de una relación con un simple proveedor.
Durante una prueba inicial, Datalink Electronics comunicó dudas funcionales concretas sobre el funcionamiento de algunas partes de la plataforma. Cuando se tomó la decisión, esos cambios ya estaban activos en el software. Esa capacidad de respuesta fue el factor decisivo. Aran quería un socio cuya hoja de ruta se adaptara a la evolución de Datalink Electronics, y Luminovo ya había demostrado que lo haría.
Los primeros 90 días confirmaron la elección. En Datalink Electronics hay personas con 34 años de antigüedad, así que el mayor reto durante la incorporación fue más cultural que técnico. La formación fue ligera: la mayor parte del equipo ya trabajaba con cotizaciones de producción al final de la primera semana. Andy aprendió a manejar la plataforma tras un recorrido de 15 minutos.
«Como era tan intuitiva, mi equipo la dominó bastante rápido. Eso me dio confianza.» - Aran Sharma, director de desarrollo de negocio, Datalink Electronics
Qué cambió: de un ejercicio de precios a una colaboración de ingeniería
Tres años después, la transformación va más allá de la velocidad. El plazo de cotización ha pasado de entre 30 y 40 minutos por cotización a unos 10 minutos. Pero el cambio más importante es lo que Datalink Electronics hace con el tiempo que recupera.
En cuanto se sube una BOM a Luminovo, el equipo ve el estado del ciclo de vida, el cumplimiento de REACH y RoHS, la disponibilidad de existencias en 45 distribuidores y los precios de proveedores a los que Datalink Electronics antes no tenía acceso. El trabajo repetitivo que antes ocupaba la primera parte de una cotización, como las consultas línea por línea a distribuidores, las conversiones de formato y la búsqueda de documentación de cumplimiento, ahora se hace de forma automática. El equipo de ingeniería puede centrarse en las excepciones, donde su criterio aporta realmente valor.
Los resultados comerciales se notan en todas las fases. Datalink Electronics procesa ahora un 55 % más de RFQ que hace tres años y su tasa de conversión de cotización a pedido se sitúa en el 63 %. A lo largo de los tres años de colaboración, Luminovo ha ayudado a Datalink Electronics a ganar 3 millones de libras de facturación adicional.
«Ahora convertimos en pedido alrededor del 63 % de nuestras cotizaciones. Es un aumento enorme y, en los últimos tres años, nos ha ayudado a ganar 3 millones de libras de facturación adicional.» - Aran Sharma, director de desarrollo de negocio, Datalink Electronics
La plataforma también ha abierto nuevos canales de suministro. Luminovo conecta a Datalink Electronics con 45 proveedores verificados mediante API, incluidas fuentes a las que antes no tenía acceso. Cuando los precios o los plazos de entrega mejoran los de las vías de distribución autorizada habituales, el equipo puede recurrir a esos proveedores para dar a los clientes una respuesta más competitiva, lo que añade otra dimensión a la forma en que Datalink Electronics compite.
Para Andy y el equipo de ingeniería, el cambio es igual de significativo. Como las comprobaciones repetitivas de obsolescencia y cumplimiento se hacen de forma automática, los ingenieros dedican su tiempo a las partes de una cotización que realmente requieren criterio humano.
«No es solo una cotización más rápida. Es una cotización mejor.» - Andy Cropley, ingeniero, Datalink Electronics
Antes y después
| Aspecto | Antes | Con Luminovo |
|---|---|---|
| Plazo de cotización | De 30 a 40 minutos por cotización | Alrededor de 10 minutos |
| Formatos de BOM | Conversión manual antes de empezar a trabajar | Estandarizados al subir el archivo |
| Visibilidad de proveedores | Consultas línea por línea en Farnell, RS y otros portales | Precios y existencias de 45 proveedores visibles de forma automática |
| Ciclo de vida y cumplimiento | Consulta manual, con avisos que a menudo llegaban tarde | Alertas al subir la BOM, con componentes alternativos sugeridos |
| Conversación con el cliente | Reactiva: primero la cotización, los problemas después | Proactiva: riesgos, alternativas y factores de coste planteados desde el principio |
| Volumen de RFQ | Limitado por el flujo de trabajo manual | Un 55 % más de RFQ procesadas |
| Conversión de cotización a pedido | Limitada por la rapidez y la profundidad de la respuesta | Tasa de conversión del 63 % |
| Impacto en el negocio | Facturación estable, crecimiento limitado por la capacidad de cotización | +3 M£ de facturación en tres años |
Lo que ven ahora los clientes de Datalink Electronics
El cambio más inmediato para los clientes de Datalink Electronics es la rapidez de respuesta. Las cotizaciones que antes tardaban días en prepararse ahora llegan en horas, y la conversación que las acompaña ha cambiado por completo.
Los clientes de Datalink Electronics ya no reciben solo una cotización y un precio. Reciben una cotización, una vista del riesgo de ciclo de vida de cada componente, componentes alternativos cuando el suministro es incierto, alertas de cumplimiento de REACH y RoHS y recomendaciones concretas de rediseño cuando procede. En programas complejos de los sectores aeroespacial, defensa, médico y petróleo y gas, la cotización se convierte en un documento de trabajo para el propio equipo de ingeniería del cliente, y no solo en un insumo para compras.
Aran cita un ejemplo que resume el cambio. Cuando un circuito integrado de un producto de automoción de gran volumen tuvo problemas de disponibilidad, con el flujo de trabajo anterior el problema habría aflorado al hacer el pedido, cuando la única opción habría sido asumir un sobrecoste de 36 £ por placa o plantear al cliente una subida de precio. En una serie de 5.000 unidades, eso habría supuesto una diferencia de 180.000 £. En cambio, el equipo de Datalink Electronics detectó el problema en la fase de cotización, buscó un circuito integrado alternativo con un perfil ligeramente distinto y presentó al cliente una propuesta neutra en costes que incluía añadir una pequeña placa hija para acomodar el cambio. El cliente realizó el trabajo de cualificación y siguió adelante con el rediseño.
«Nos permite presentarnos ante nuestro cliente con una solución y un camino a seguir, y no solo con un problema.» - Aran Sharma, director de desarrollo de negocio, Datalink Electronics
El cumplimiento de REACH es otro ejemplo. Como la normativa REACH cambia aproximadamente dos veces al año, Datalink Electronics tenía que reclamar a los distribuidores la última documentación de cumplimiento. Ahora está dentro de Luminovo. El equipo puede revisar la BOM de un cliente en minutos, confirmar qué cumple, señalar qué no y ofrecer componentes alternativos conformes en la misma respuesta. Para los clientes de petróleo y gas, tradicionalmente los más insistentes en pedir la documentación de REACH, eso ha cambiado el tono de la conversación.
La relación ha cambiado como consecuencia. Datalink Electronics ya no es solo un socio de fabricación que responde a RFQ. Desde la primera cotización, la empresa aporta a cada conversación con el cliente visibilidad de riesgos, información sobre el suministro y sugerencias de diseño.
«Ya no es solo “aquí tiene un precio”. Empieza a hablarse de los factores de coste y de cómo podemos trabajar juntos para hacerlo más eficiente.» - Aran Sharma, director de desarrollo de negocio, Datalink Electronics
Mirando al futuro: una plataforma que madura con el negocio
Para Datalink Electronics, la colaboración con Luminovo no es la instalación de un software, sino una capacidad en constante evolución. Andy lo resume así: el valor de la plataforma ha crecido a medida que el propio proceso de Datalink Electronics ha madurado a su alrededor. Aran espera que siga siendo así, con Luminovo invirtiendo en funciones que se ajusten a la forma en que las empresas EMS británicas quieren trabajar.
Para los propios clientes de Datalink Electronics, esta trayectoria significa más de lo que ya diferencia al negocio: criterio de ingeniería aplicado antes, más rápido y en más programas de lo que era posible hace tres años.
«Ha sido un gran viaje. Que dure mucho tiempo.» - Aran Sharma, director de desarrollo de negocio, Datalink Electronics
Conclusiones clave
Tras tres años con Luminovo, Datalink Electronics ha logrado 3 millones de libras de facturación adicional, procesa un 55 % más de RFQ y convierte el 63 % de sus cotizaciones en pedidos.
El plazo de cotización ha pasado de 30-40 minutos por cotización a unos 10 minutos. El equipo de ingeniería puede centrarse ahora en lo que los clientes de Datalink Electronics realmente valoran: componentes alternativos, riesgo de ciclo de vida, factores de coste y optimización del diseño.
Los clientes ya no reciben solo un precio. Cada cotización incluye visibilidad completa del riesgo de la BOM, estado de cumplimiento de REACH y RoHS, disponibilidad de suministro en 45 distribuidores y recomendaciones concretas de componentes alternativos. Datalink Electronics se ha convertido en un socio de ingeniería y no en un mero proveedor transaccional.
