Vom Reagieren zum Agieren: Wie Datalink Electronics mit Luminovo 3 Mio. £ zusätzlichen Umsatz erschloss

Seit mehr als zwei Jahrzehnten hat sich Datalink Electronics in der britischen Elektronikfertigung mit den Aufträgen einen Namen gemacht, die andere für schwierig halten: komplexe Prototypen und Fertigung kleiner bis mittlerer Stückzahlen für Kunden aus Luft- und Raumfahrt, Verteidigung, Öl und Gas, Medizintechnik und Automobil. Das sind Programme, bei denen Engineering-Urteilsvermögen ebenso zählt wie Fertigungskompetenz. Vor drei Jahren erkannte die Führung von Datalink Electronics, dass die Art, wie das Unternehmen Angebote erstellte, genau dieses Urteilsvermögen ausbremste.

„Das war so mühsam. Es muss einen besseren Weg geben.“ – Aran Sharma, Leiter Business Development, Datalink Electronics

Ausgangslage: Ein bewährter Prozess stößt an seine Grenzen

Jahrelang lief der Angebotsprozess bei Datalink Electronics über Excel und Distributorportale wie Farnell und RS. Das Team prüfte jede Zeile einer Stückliste auf Plausibilität, ordnete Kundenteilenummern internen Rückverfolgbarkeitscodes zu und tippte Bauteile Zeile für Zeile in Lieferantenportale ein. Die Stückpreise für Franchise-Bauteile zusammenzutragen dauerte Tage. Die Leiterplattenpreise brachten eine weitere Wartezeit mit sich. Erst danach konnte das Engineering einsteigen.

Der Prozess funktionierte, und das Team hatte ihn über Jahre komplexer Programme verfeinert. Er baute jedoch eine Verzögerung ein, bevor ein echtes Engineering-Gespräch mit dem Kunden beginnen konnte. Bis Andy und das Engineering-Team ein Angebot übernahmen, standen sie unter Druck, es möglichst schnell hinauszugeben, statt Zeit in die Arbeit zu investieren, die Datalink Electronics tatsächlich verkauft.

Aran kam vor vier Jahren von einem Tier-1-Automobilzulieferer zu Datalink Electronics, wo die Digitalisierung bereits Standard war. Schon in den ersten zwei Stunden, in denen er ein Angebot im alten System bearbeitete, erkannte er die Lücke.

Er identifizierte drei Probleme, die sich immer weiter aufstapelten. Uneinheitliche BOM-Formate führten dazu, dass ein großer Teil des Arbeitstags für die Umwandlung von Dateien draufging, bevor die eigentliche Arbeit beginnen konnte. Die eingeschränkte Transparenz bei Lebenszyklusstatus, Alternativen und Compliance bedeutete, dass diese Prüfungen oft zu spät oder gar nicht stattfanden. Und der manuelle Prozess ließ sich nicht skalieren: Als das RFQ-Volumen wuchs und Kunden vollständige Design-and-Build-Lösungen statt nur PCBAs verlangten, wurde der Workflow zum Engpass für den Rest des Unternehmens.

„Es ging nicht nur darum, schnelle Angebote durchzubringen. Es ging um Konsistenz und Transparenz.“ – Andy Cropley, Ingenieur, Datalink Electronics

Die Entscheidung: Ein Partner statt nur einer Plattform

Datalink Electronics prüfte zwei digitale Angebotsplattformen, bevor es sich für Luminovo entschied. Arans Kriterien richteten sich danach, was das Tool für das Unternehmen leisten sollte, nicht nur für den Workflow. Die Plattform musste so intuitiv sein, dass sich auch neue Mitarbeitende mit wenig IT-Erfahrung schnell zurechtfinden. Sie musste flexibel genug sein, um mit dem wachsenden Geschäft von Datalink Electronics mitzuwachsen. Und sie musste mit einer Partnerschaft kommen statt mit einer reinen Lieferantenbeziehung.

Während einer ersten Testphase gab Datalink Electronics konkrete funktionale Rückmeldungen dazu, wie einzelne Teile der Plattform arbeiteten. Als die Entscheidung fiel, waren diese Änderungen bereits in der Software umgesetzt. Diese Reaktionsfähigkeit gab den Ausschlag. Aran wollte einen Partner, dessen Roadmap sich mit der Entwicklung von Datalink Electronics mitbewegt, und Luminovo hatte das bereits bewiesen.

Die ersten 90 Tage bestärkten die Wahl. Im Team von Datalink Electronics gab es Mitarbeitende mit 34 Jahren Betriebszugehörigkeit, die größere Herausforderung beim Onboarding war daher eher kultureller als technischer Natur. Die Schulung selbst fiel schlank aus: Die meisten im Team erstellten bis Ende der ersten Woche produktive Angebote. Andy hatte die Plattform nach einer 15-minütigen Einführung im Griff.

„Weil sie so intuitiv war, hat sich mein Team schnell eingearbeitet. Das hat mir Sicherheit gegeben.“ – Aran Sharma, Leiter Business Development, Datalink Electronics

Was sich geändert hat: Von der Preisübung zur Zusammenarbeit im Engineering

Drei Jahre später geht der Wandel tiefer als reine Geschwindigkeit. Die Angebotsdauer ist von 30 bis 40 Minuten pro Angebot auf rund 10 Minuten gesunken. Die größere Veränderung liegt jedoch darin, was Datalink Electronics mit der gewonnenen Zeit macht.

Sobald eine Stückliste in Luminovo hochgeladen ist, sieht das Team Lebenszyklusstatus, REACH- und RoHS-Konformität, Lagerverfügbarkeit bei 45 Distributoren und Preise von Lieferanten, die Datalink Electronics zuvor gar nicht auf dem Schirm hatte. Die repetitive Arbeit, die früher den Anfang jedes Angebots füllte, etwa Distributorabfragen Zeile für Zeile, Formatumwandlungen und die Suche nach Compliance-Nachweisen, läuft automatisch. Das Engineering-Team kann sich auf die Ausnahmefälle konzentrieren, in denen sein Urteilsvermögen tatsächlich Mehrwert schafft.

Die kommerziellen Ergebnisse zeigen sich in jeder Phase. Datalink Electronics bearbeitet heute 55 % mehr Angebotsanfragen als vor drei Jahren, und die Umwandlungsquote von Angebot zu Auftrag liegt bei 63 %. In drei Jahren Partnerschaft hat Luminovo Datalink Electronics zu 3 Mio. £ zusätzlichem Umsatz verholfen.

„Wir wandeln inzwischen rund 63 % unserer Angebote in Aufträge um. Das ist eine enorme Steigerung und hat uns in den letzten drei Jahren 3 Mio. £ zusätzlichen Umsatz gebracht.“ – Aran Sharma, Leiter Business Development, Datalink Electronics

Die Plattform hat außerdem neue Bezugsquellen erschlossen. Luminovo verbindet Datalink Electronics per API mit 45 geprüften Lieferanten, darunter Quellen, die Datalink Electronics zuvor nicht kannte. Wo Preise oder Lieferzeiten besser sind als bei den etablierten Franchise-Kanälen, kann das Team diese Lieferanten nutzen, um Kunden eine schärfere Antwort zu geben. Das ist eine weitere Dimension im Wettbewerb von Datalink Electronics.

Für Andy und das Engineering-Team ist die Veränderung ebenso groß. Weil die wiederkehrenden Prüfungen auf Obsoleszenz und Compliance automatisch laufen, verbringen die Ingenieure ihre Zeit mit den Teilen eines Angebots, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen brauchen.

„Es ist nicht nur ein schnelleres Angebot. Es ist ein besseres Angebot.“ – Andy Cropley, Ingenieur, Datalink Electronics

Vorher und nachher

Was die Kunden von Datalink Electronics heute erleben

Die unmittelbarste Veränderung für die Kunden von Datalink Electronics ist die Antwortgeschwindigkeit. Angebote, deren Erstellung früher Tage dauerte, kommen jetzt in Stunden zurück, und das Gespräch, das damit einhergeht, hat sich völlig verändert.

Die Kunden von Datalink Electronics erhalten nicht mehr nur ein Angebot und einen Preis. Sie erhalten ein Angebot, eine Lebenszyklus-Risikoansicht für jedes Bauteil, Alternativen bei unsicherer Versorgung, Hinweise zu REACH- und RoHS-Konformität und konkrete Empfehlungen für ein Redesign, wo es sinnvoll ist. Bei komplexen Programmen in Luft- und Raumfahrt, Verteidigung, Medizintechnik sowie Öl und Gas wird das Angebot zu einem Arbeitsdokument für das Engineering-Team des Kunden und ist nicht nur eine Einkaufsgrundlage.

Aran nennt ein Beispiel, das den Wandel gut zeigt. Als bei einem IC in einem automobilen Großserienprodukt Verfügbarkeitsprobleme auftraten, wäre das Problem im alten Workflow erst bei der Bestellung aufgefallen. Dann hätte es nur die Wahl gegeben, einen Kostenanstieg von 36 £ pro Leiterplatte zu schlucken oder mit einer Preiserhöhung beim Kunden zu eskalieren. Bei einer Serie von 5.000 Stück wären das 180.000 £ Unterschied gewesen. Stattdessen erkannte das Team von Datalink Electronics das Problem schon in der Angebotsphase, suchte einen alternativen IC mit leicht abweichendem Profil und legte dem Kunden einen kostenneutralen Vorschlag vor, der eine kleine Zusatzleiterplatte zur Anpassung vorsah. Der Kunde führte die Qualifizierung durch und ging mit dem Redesign in die Umsetzung.

„So können wir mit einer Lösung und einem Weg nach vorn zu unserem Kunden gehen statt nur mit einem Problem.“ – Aran Sharma, Leiter Business Development, Datalink Electronics

REACH-Konformität ist ein weiteres Beispiel. Da sich die REACH-Vorschriften etwa zweimal im Jahr ändern, musste Datalink Electronics den Distributoren früher hinterherlaufen, um die aktuellen Konformitätsnachweise zu bekommen. Heute liegen sie in Luminovo. Das Team kann die Stückliste eines Kunden in Minuten prüfen, bestätigen, was konform ist, markieren, was nicht konform ist, und in derselben Antwort konforme Alternativen anbieten. Für Kunden aus Öl und Gas, die historisch am lautesten nach REACH-Unterlagen fragten, hat das verändert, wie das Gespräch aussieht.

Dadurch hat sich die Beziehung verändert. Datalink Electronics ist nicht mehr nur ein Fertigungspartner, der auf Angebotsanfragen antwortet. Das Unternehmen bringt Risikotransparenz, Lieferketteninformationen und Designvorschläge ab dem ersten Angebot in jedes Kundengespräch ein.

„Es geht nicht nur um einen Preis. Man beginnt, über die Kostentreiber zu sprechen und darüber, wie wir gemeinsam effizienter werden können.“ – Aran Sharma, Leiter Business Development, Datalink Electronics

Ausblick: Eine Plattform, die mit dem Geschäft mitwächst

Für Datalink Electronics ist die Partnerschaft mit Luminovo keine Softwareinstallation, sondern eine Fähigkeit, die sich weiterentwickelt. Andy bringt es auf den Punkt: Der Wert der Plattform ist mit dem Prozess von Datalink Electronics gewachsen, der sich um sie herum weiterentwickelt hat. Aran geht davon aus, dass das auch künftig so bleibt, weil Luminovo weiter in Funktionen investiert, die dazu passen, wie britische EMS-Unternehmen arbeiten wollen.

Für die eigenen Kunden von Datalink Electronics bedeutet diese Entwicklung noch mehr von dem, was das Unternehmen ohnehin auszeichnet: Engineering-Urteilsvermögen, das früher, schneller und bei mehr Programmen zum Einsatz kommt, als es vor drei Jahren möglich war.

„Es war eine großartige Reise. Möge sie noch lange andauern.“ – Aran Sharma, Leiter Business Development, Datalink Electronics