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Ein Kunde fragt nach einem Qualifizierungsnachweis. Ein Zertifikat läuft ab, ohne dass es jemand bemerkt. Eine Audit-Woche bindet das Einkaufsteam tagelang. Für die meisten EMS-Unternehmen sind das die stillen Kosten des Wachstums: mehr Compliance-Dokumentation, mehr Regulierung, mehr Berichtspflichten, und das alles zusätzlich zum Tagesgeschäft.
Die Grossenbacher Systeme AG ist ein EMS-Partner mit über 400 aktiven Lieferanten an drei Standorten in Deutschland, der Schweiz und Tschechien. Statt dem Wandel hinterherzulaufen, hat sich das Unternehmen entschieden, ihm voraus zu sein. Gemeinsam mit Luminovo baut Grossenbacher einen Lieferantenmanagement-Ansatz auf, der mit dem Schritt hält, was Kunden, Auditoren und Regulierungsbehörden heute erwarten.
„Mit unserem bisherigen Vorgehen sind wir gut gefahren. Aber die Transparenz und Audit-Bereitschaft, die wir jetzt aufbauen, ist eine andere Liga.“ Daniel Bischofberger, Leiter Einkauf, Grossenbacher Systeme AG
Solide Prozesse und ein Blick auf das, was kommt
Vier Personen im Einkauf. Drei Standorte. Über 400 aktive Lieferanten. Das Lieferantenmanagement bei Grossenbacher lief sauber: Daten aus SAP gezogen, in Excel aufbereitet, die jährliche Lieferantenbewertung wie von der ISO-Zertifizierung gefordert abgeschlossen. Stabile Beziehungen, keine größeren Lücken. Verändert hat sich nicht der interne Prozess, sondern alles, was um ihn herum passiert.
Kunden erwarten heute vollständige Compliance-Nachweise. Neue Vorschriften müssen an Unterlieferanten weitergegeben werden. Zertifikate, Verträge und Qualifizierungsunterlagen häufen sich. „Was wir Kunden und Auditoren liefern und bestätigen müssen, ist stark gewachsen“, sagt Daniel Bischofberger. „Das muss strukturiert gesteuert werden, nicht mit E-Mail und Excel.“
Der alte Ansatz funktionierte, hatte aber seinen Preis. Die jährliche Lieferantenbewertung dauerte rund eine Woche, mit internen Datenanfragen, Nachfassen bei Lieferanten und manueller Konsolidierung. Das Onboarding lief über PDF-Vorlagen per E-Mail, Statusupdates gab es nur auf Nachfrage. Proaktive Lieferantenentwicklung, alles jenseits des Reagierens auf ein Qualitätsproblem, ließ sich mit diesen Werkzeugen kaum aufbauen. „Wir hatten kein Tool dafür“, sagt Daniel Bischofberger, „und deshalb auch nicht die Kapazität, strategisch in die Tiefe zu gehen.“
Die Entscheidung: Gemeinsame Entwicklung statt Kompromiss
Grossenbacher nutzt das Angebotstool von Luminovo bereits täglich. „Unser Anfragevolumen ist so stark gewachsen, dass wir es ohne das Tool nicht mehr bewältigen könnten“, sagt Daniel Bischofberger. Sourcing und SRM gehörten in seinen Augen schon immer zusammen. Die Entscheidung fiel schnell: beides an einem Ort steuern.
Der Markt hatte nie eine passende Lösung geboten. „Wir wussten, dass wir Nachholbedarf haben, konnten uns aber nie auf eine Lösung festlegen. Wir haben keine gefunden, die zu 100 % funktioniert.“ Die gemeinsame Entwicklung mit Luminovo eröffnete einen anderen Weg: ein Tool, das von Anfang an dafür gebaut wurde, wie Elektronikbeschaffung tatsächlich funktioniert.
Was Daniel Bischofberger besonders auffiel, war das Tempo der Partnerschaft. „Ich bemerke ein Problem, schreibe in unseren gemeinsamen Chat und bekomme innerhalb eines halben Tages eine Antwort oder gleich die Lösung. Das habe ich in früheren Softwareprojekten nicht erlebt.“ Seit Januar bauen die Teams gemeinsam.
„Die Zusammenarbeit mit Luminovo ist auf einem Niveau, das ich bisher nicht kannte. Lösungsorientiert, schnell, vorwärtsgewandt.“ Daniel Bischofberger, Leiter Einkauf, Grossenbacher Systeme AG
Was sich ändert
| Aspekt | Ausgangslage | Mit Luminovo |
|---|---|---|
| Lieferantenbewertung | Einmal im Jahr, etwa eine Woche für die Datenkonsolidierung | Auf Abruf verfügbar, zu jeder Zeit im Jahr |
| Datenaufbereitung | SAP-Export und manuelle Konsolidierung in Excel | Jedes Attribut, jeder Lieferant, eine Ansicht |
| Onboarding | PDF-Vorlagen per E-Mail, manuell abgelegt | Digital, mit automatisierter Freigabe |
| Transparenz | Status nur auf Nachfrage verfügbar | Für alle relevanten Teams jederzeit einsehbar |
| Lieferantenentwicklung | Reaktiv auf Qualitätsprobleme | Entwicklungsziele definiert und verfolgt |
| Systeme | Angebots- und Lieferantendaten an getrennten Orten | Angebotserstellung und SRM auf einer Plattform |
Was Kunden und Lieferanten gewinnen
Der Wandel endet nicht am Einkaufsschreibtisch von Grossenbacher. Kunden gewinnen mehr Sicherheit. Qualifizierungen, Verträge und Compliance-Dokumente sind jederzeit verfügbar, ohne Vorbereitung. Wer Grossenbacher als Partner wählt, sieht auf einen Blick, dass die Lieferkette gesteuert wird.
Lieferanten gewinnen weniger Reibung. Zertifikate werden automatisch angefordert. Das Onboarding läuft digital. Das manuelle Hin und Her per E-Mail entfällt. „Die Systeme sprechen miteinander, und die Menschen können sich auf das konzentrieren, was zählt“, sagt Daniel Bischofberger. Das gilt auf beiden Seiten der Beziehung.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Das Ziel ist ein Lieferantenmanagement, das laufend stattfindet und nicht einmal im Jahr. Bewertungen auf Abruf. Digitales Onboarding. Qualifikationen und Vertragsstatus für alle sichtbar, die sie brauchen.
Künftig sollen Mitarbeitende bei Grossenbacher selbst prüfen können, welche Lieferanten für welche Anwendungen qualifiziert sind und wie es um die Verträge steht. Der Einkauf bekommt den Raum zurück, den er für strategische Arbeit braucht.
„Mein Ziel ist, dass alles, was erledigt werden muss, aber niemandem Freude macht, möglichst automatisch läuft. Damit sich Einkäufer auf das konzentrieren können, was zählt: Beziehungen pflegen, Lieferanten entwickeln, Entscheidungen treffen.“ Daniel Bischofberger, Leiter Einkauf, Grossenbacher Systeme AG
Für Daniel Bischofberger ist das keine strategische Frage mehr, sondern eine Überzeugung: „Ein solches Tool wird bald kein Unterscheidungsmerkmal mehr sein. Es wird erwartet. Wir sind froh, dass wir es jetzt angehen.“
Ausblick: Sourcing und Lieferantenmanagement als ein System
Die Vision geht über das SRM-Modul hinaus. Angebotserstellung und Lieferantenmanagement hängen zusammen. Wer ein Angebot kalkuliert, muss wissen, welche Lieferanten für welche Anforderungen qualifiziert sind.
„Man muss direkt aus der Angebotserstellung in ein Lieferantenprofil springen, Zertifikate prüfen und Qualifikationen einsehen können“, sagt Daniel Bischofberger. „Systeme, die nicht miteinander sprechen, kosten Zeit, die niemand hat.“
Langfristig will Grossenbacher auch sein ERP in dasselbe Bild einbinden, damit Beschaffungsdaten aus allen Systemen an einem Ort zusammenlaufen. Das Fundament dafür wird jetzt gelegt.
„Es ist beeindruckend, was wir in kurzer Zeit gemeinsam aufgebaut haben. Ich bin gespannt, wohin die Reise geht.“ Daniel Bischofberger, Leiter Einkauf, Grossenbacher Systeme AG
Das Wichtigste in Kürze
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Lieferantenbewertung auf Abruf: Grossenbacher hat den einwöchigen jährlichen Prozess aus SAP-Exporten und Excel-Konsolidierung durch Bewertungen auf Abruf ersetzt, die das ganze Jahr verfügbar sind und nicht nur zur Audit-Saison.
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400+ Lieferanten, 3 Länder, eine Plattform: Das Team hat die Lieferantensteuerung in Deutschland, der Schweiz und Tschechien skaliert, indem es von PDF-Vorlagen und E-Mail auf ein durchgängig digitales SRM umgestiegen ist, mit gemeinsamer Transparenz für Einkauf, Qualität, Recht und Buchhaltung.
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Von reaktiver zu proaktiver Lieferantenentwicklung: Statt nur auf Qualitätsprobleme zu reagieren, definiert und verfolgt das Team jetzt Entwicklungsziele über die gesamte Lieferantenbasis und macht den Einkauf so von einer administrativen zu einer strategischen Funktion.
