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Un client demande un dossier de qualification. Un certificat expire sans que personne ne s’en aperçoive. Une semaine d’audit mobilise l’équipe achats pendant des jours. Pour la plupart des sous-traitants électroniques (EMS), c’est le coût discret de la croissance : plus de documents de conformité, plus de réglementation, plus d’obligations de reporting, en plus du travail quotidien.
Grossenbacher Systeme AG est un EMS qui compte plus de 400 fournisseurs actifs sur trois sites en Allemagne, en Suisse et en République tchèque. Plutôt que de subir cette évolution, l’entreprise a choisi de la devancer. Avec Luminovo, Grossenbacher construit une approche de gestion de la relation fournisseurs (SRM) qui suit le rythme de ce que les clients, les auditeurs et les autorités attendent désormais.
« Notre approche précédente nous a bien réussi. Mais la transparence et la préparation aux audits que nous construisons aujourd’hui sont d’un autre niveau. » Daniel Bischofberger, responsable achats, Grossenbacher Systeme AG
Des processus solides, et un œil sur la suite
Quatre personnes aux achats. Trois sites. Plus de 400 fournisseurs actifs. La gestion des fournisseurs chez Grossenbacher fonctionnait sans accroc : données extraites de SAP, préparées dans Excel, évaluation annuelle des fournisseurs clôturée comme l’exige la certification ISO. Des relations stables, pas de lacune majeure. Ce qui a changé, ce n’est pas le processus interne, mais tout ce qui l’entoure.
Les clients attendent désormais des dossiers de conformité complets. Les nouvelles réglementations doivent être répercutées sur les sous-traitants. Certificats, contrats et documents de qualification s’accumulent. « Ce que nous devons fournir et confirmer aux clients et aux auditeurs a fortement augmenté », explique Daniel Bischofberger. « Cela doit être géré de façon structurée, pas avec des e-mails et Excel. »
L’ancienne méthode fonctionnait, mais elle avait un coût. L’évaluation annuelle des fournisseurs prenait environ une semaine, entre demandes de données en interne, relances des fournisseurs et consolidation manuelle. L’intégration des fournisseurs reposait sur des modèles PDF envoyés par e-mail, avec des points d’avancement disponibles seulement sur demande. Avec ces outils, il était difficile de développer les fournisseurs de façon proactive, au-delà de la réaction à un problème de qualité. « Nous n’avions pas d’outil pour cela », explique Daniel Bischofberger, « donc nous n’avions pas la capacité d’aller en profondeur sur le plan stratégique. »
La décision : le codéveloppement plutôt que le compromis
Grossenbacher utilise déjà chaque jour l’outil de chiffrage de Luminovo. « Notre volume de demandes a tellement augmenté que, sans l’outil, nous ne pourrions plus le traiter », explique Daniel Bischofberger. Pour lui, l’approvisionnement et le SRM allaient depuis toujours de pair. La décision a été rapide : gérer les deux au même endroit.
Le marché n’avait jamais proposé de solution adaptée. « Nous savions que nous avions du retard à rattraper, mais nous n’arrivions jamais à nous fixer sur une solution. Nous n’en avons jamais trouvé qui fonctionne à 100 %. » Le co-développement avec Luminovo a ouvert une autre voie : un outil conçu dès le départ pour la façon dont fonctionnent réellement les achats de composants électroniques.
Ce qui a marqué Daniel Bischofberger, c’est la vitesse du partenariat. « Je repère un problème, j’écris dans notre chat commun, et dans la demi-journée j’ai une réponse, voire la correction elle-même. Je n’avais jamais vu cela dans des projets logiciels précédents. » Les équipes construisent ensemble depuis janvier.
« Travailler avec Luminovo, c’est un niveau que je n’avais jamais connu. Orienté solutions, rapide, toujours en avance. » Daniel Bischofberger, responsable achats, Grossenbacher Systeme AG
Ce qui change
| Aspect | Point de départ | Avec Luminovo |
|---|---|---|
| Évaluation des fournisseurs | Une fois par an, environ une semaine pour consolider les données | Disponible à la demande, à tout moment de l’année |
| Préparation des données | Export SAP et consolidation manuelle dans Excel | Tous les attributs, tous les fournisseurs, une seule vue |
| Intégration | Modèles PDF par e-mail, classés manuellement | Numérique, avec validation automatisée |
| Transparence | Statut disponible uniquement sur demande | Visible à tout moment par toutes les équipes concernées |
| Développement des fournisseurs | Réactif face aux problèmes de qualité | Objectifs de développement définis et suivis |
| Systèmes | Chiffrage et données fournisseurs à des endroits différents | Chiffrage et SRM sur une seule plateforme |
Ce que gagnent les clients et les fournisseurs
Le changement ne s’arrête pas au bureau des achats de Grossenbacher. Les clients gagnent en certitude. Qualifications, contrats et documents de conformité sont disponibles à tout moment, sans préparation. Quiconque choisit Grossenbacher comme partenaire voit d’un coup d’œil que la chaîne d’approvisionnement est maîtrisée.
Les fournisseurs rencontrent moins de frictions. Les certificats sont demandés automatiquement. L’intégration est numérique. Les allers-retours manuels par e-mail disparaissent. « Les systèmes communiquent entre eux, et les gens peuvent se concentrer sur l’essentiel », explique Daniel Bischofberger. Cela vaut des deux côtés de la relation.
Plus de temps pour ce qui compte vraiment
L’objectif est une gestion des fournisseurs continue, et non annuelle. Évaluations à la demande. Intégration numérique. Qualifications et statut des contrats visibles par tous ceux qui en ont besoin.
À l’avenir, les collaborateurs de Grossenbacher vérifieront eux-mêmes quels fournisseurs sont qualifiés pour quelles applications et où en sont les contrats. Les achats retrouvent la marge de manœuvre nécessaire au travail stratégique.
« Mon objectif est que tout ce qui doit être fait, mais que personne n’aime faire, se déroule le plus automatiquement possible. Pour que les acheteurs puissent se concentrer sur l’essentiel : entretenir les relations, développer les fournisseurs, décider. » Daniel Bischofberger, responsable achats, Grossenbacher Systeme AG
Pour Daniel Bischofberger, ce n’est plus une question stratégique mais une conviction : « Un outil de ce type cessera bientôt d’être un facteur de différenciation. Il sera attendu. Nous sommes heureux de nous y attaquer dès maintenant. »
Perspectives : l’approvisionnement et la gestion des fournisseurs réunis en un seul système
La vision va au-delà du module SRM. Chiffrage et gestion des fournisseurs sont liés. Quiconque calcule un devis doit savoir quels fournisseurs sont qualifiés pour quelles exigences.
« Il faut pouvoir passer directement du chiffrage à la fiche d’un fournisseur, vérifier les certificats, consulter les qualifications », explique Daniel Bischofberger. « Des systèmes qui ne communiquent pas entre eux font perdre un temps que personne n’a. »
À plus long terme, Grossenbacher veut intégrer son ERP à l’ensemble, afin que les données d’achats de tous les systèmes convergent en un seul endroit. Les bases en sont posées dès maintenant.
« Ce que nous avons construit ensemble en peu de temps est impressionnant. J’ai hâte de voir où cela nous mènera. » Daniel Bischofberger, responsable achats, Grossenbacher Systeme AG
Points clés
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Évaluation des fournisseurs à la demande : Grossenbacher a remplacé un processus annuel d’une semaine, fait d’exports SAP et de consolidation Excel, par des évaluations à la demande, disponibles toute l’année et pas seulement en période d’audit.
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Plus de 400 fournisseurs, 3 pays, une seule plateforme : L’équipe a étendu le suivi des fournisseurs à l’Allemagne, à la Suisse et à la République tchèque en passant de modèles PDF et d’e-mails à un SRM entièrement numérique, avec une visibilité partagée pour les achats, la qualité, le juridique et la comptabilité.
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De la réaction à l’anticipation dans le développement fournisseurs : Au lieu de se limiter à réagir aux problèmes de qualité, l’équipe définit et suit désormais des objectifs de développement dans toute sa base de fournisseurs, et fait ainsi des achats une fonction stratégique plutôt qu’administrative.
