Da reattivi a proattivi: come Datalink Electronics ha ottenuto 3 milioni di £ di fatturato in più con Luminovo

Da più di vent’anni Datalink Electronics si è costruita la reputazione nella produzione elettronica britannica sui lavori che altri trovano difficili: prototipi complessi e produzione di volumi medio-bassi per clienti di aerospazio, difesa, petrolio e gas, medicale e automotive. Sono programmi in cui il giudizio ingegneristico conta quanto la capacità di assemblaggio. Tre anni fa i vertici di Datalink Electronics si sono accorti che il modo in cui l’azienda preparava i preventivi frenava proprio quel giudizio.

“Era così faticoso. Deve esserci un modo migliore di gestire tutto questo.” - Aran Sharma, direttore sviluppo commerciale, Datalink Electronics

Punto di partenza: un processo collaudato che raggiunge il suo limite

Per anni il flusso di preparazione dei preventivi di Datalink Electronics si è basato su Excel e su portali di distributori come Farnell e RS. Il team verificava ogni riga della distinta base, collegava i codici componente dei clienti ai codici interni di tracciabilità e inseriva i componenti nei portali dei fornitori una riga alla volta. Per ottenere i prezzi unitari dei componenti dei distributori autorizzati servivano giorni. I prezzi dei circuiti aggiungevano altra attesa. Solo allora l’ingegneria poteva intervenire.

Il processo funzionava, e il team lo aveva affinato in anni di programmi complessi. Ma introduceva un ritardo prima che potesse iniziare un vero confronto tecnico con il cliente. Quando Andy e il team di ingegneria prendevano in carico un preventivo, erano sotto pressione per mandarlo fuori in fretta, invece di dedicare tempo alle parti del lavoro che Datalink Electronics vende davvero.

Aran è entrato in Datalink Electronics quattro anni fa da un fornitore automotive di primo livello, dove la digitalizzazione era già la norma. Nelle prime due ore passate a lavorare su un preventivo con il vecchio sistema, ha capito il divario.

Ha individuato tre problemi che si accumulavano. L’incoerenza dei formati delle distinte base faceva sì che una parte della giornata del team servisse a convertire i file prima di poter iniziare il lavoro vero. La visibilità limitata su stato del ciclo di vita, alternative e conformità faceva sì che questi controlli avvenissero spesso troppo tardi, o mai. E il processo manuale non scalava: con la crescita del volume di RFQ e con clienti che chiedevano soluzioni complete di progettazione e produzione e non più solo PCBA, il flusso di lavoro è diventato il collo di bottiglia per il resto dell’azienda.

“Non si trattava solo di far uscire preventivi in fretta. Si trattava di coerenza e visibilità.” - Andy Cropley, ingegnere, Datalink Electronics

La decisione: scegliere un partner, non solo una piattaforma

Datalink Electronics ha valutato due piattaforme digitali per la preparazione dei preventivi prima di scegliere Luminovo. I criteri di Aran riflettevano ciò che voleva dallo strumento per l’azienda, non solo per il flusso di lavoro. La piattaforma doveva essere abbastanza intuitiva da permettere a un neoassunto con poca esperienza informatica di usarla subito. Doveva essere abbastanza flessibile da evolvere insieme a Datalink Electronics con la crescita dell’azienda. E doveva essere offerta all’interno di una partnership, non di un rapporto cliente-fornitore.

Durante una prima prova, Datalink Electronics ha segnalato dubbi funzionali specifici su come funzionavano alcune parti della piattaforma. Quando è arrivata la decisione, quelle modifiche erano già attive nel software. Questa reattività è stata decisiva. Aran voleva un partner la cui roadmap si adattasse all’evoluzione di Datalink Electronics, e Luminovo aveva già dimostrato di poterlo fare.

I primi 90 giorni hanno confermato la scelta. In Datalink Electronics lavorano persone con 34 anni di anzianità, quindi la sfida maggiore durante l’onboarding è stata culturale più che tecnica. La formazione è stata leggera: entro la fine della prima settimana la maggior parte del team preparava già preventivi reali. Andy ha imparato a usare la piattaforma dopo una dimostrazione di 15 minuti.

“Grazie a quanto era intuitiva, il mio team l’ha imparata in fretta. Questo mi ha dato fiducia.” - Aran Sharma, direttore sviluppo commerciale, Datalink Electronics

Cosa è cambiato: da esercizio sui prezzi a collaborazione ingegneristica

Tre anni dopo, la trasformazione va oltre la velocità. Il tempo di risposta ai preventivi è sceso da 30-40 minuti a circa 10 minuti per preventivo. Ma il cambiamento più grande è come Datalink Electronics usa il tempo recuperato.

Appena una distinta base viene caricata in Luminovo, il team vede stato del ciclo di vita, conformità REACH e RoHS, disponibilità a magazzino presso 45 distributori e prezzi di fornitori su cui Datalink Electronics prima non aveva alcuna visibilità. Il lavoro ripetitivo che prima assorbiva la prima parte di un preventivo, tra cui ricerche riga per riga presso i distributori, conversioni di formato e caccia ai documenti di conformità, avviene in automatico. Il team di ingegneria può concentrarsi sulle eccezioni in cui il suo giudizio crea davvero valore.

I risultati commerciali si vedono in ogni fase. Datalink Electronics elabora oggi il 55% di RFQ in più rispetto a tre anni fa e il suo tasso di conversione da preventivo a ordine è al 63%. In tre anni di partnership, Luminovo ha aiutato Datalink Electronics ad aggiudicarsi 3 milioni di £ di fatturato in più.

“Oggi convertiamo circa il 63% dei nostri preventivi. È un aumento enorme e negli ultimi tre anni ci ha aiutato a ottenere 3 milioni di £ di fatturato in più.” - Aran Sharma, direttore sviluppo commerciale, Datalink Electronics

La piattaforma ha anche aperto nuovi canali di approvvigionamento. Luminovo collega Datalink Electronics a 45 fornitori selezionati tramite API, comprese fonti su cui prima non aveva visibilità. Dove prezzi o lead time battono i canali tradizionali dei distributori autorizzati, il team può usare questi fornitori per dare ai clienti una risposta più competitiva, aggiungendo una nuova dimensione al modo in cui Datalink Electronics compete.

Per Andy e il team di ingegneria il cambiamento è altrettanto importante. Con i controlli ripetitivi su obsolescenza e conformità svolti in automatico, gli ingegneri dedicano il proprio tempo alle parti di un preventivo che richiedono davvero il giudizio umano.

“Non è solo un preventivo più rapido. È un preventivo migliore.” - Andy Cropley, ingegnere, Datalink Electronics

Prima e dopo

Cosa vedono oggi i clienti di Datalink Electronics

Il cambiamento più immediato per i clienti di Datalink Electronics è la velocità di risposta. I preventivi che prima richiedevano giorni oggi arrivano in poche ore, e il dialogo che le accompagna è cambiato completamente.

I clienti di Datalink Electronics non ricevono più solo un preventivo e un prezzo. Ricevono un preventivo, una vista sul rischio di ciclo di vita di ogni componente, alternative dove la fornitura è incerta, segnalazioni di conformità REACH e RoHS e raccomandazioni concrete di riprogettazione, dove ha senso. Per programmi complessi in aerospazio, difesa, medicale e petrolio e gas, il preventivo diventa un documento di lavoro per il team di ingegneria del cliente, non solo un input per gli acquisti.

Aran cita un esempio che riassume il cambiamento. Quando un circuito integrato di un prodotto automotive ad alto volume ha avuto problemi di disponibilità, il vecchio flusso avrebbe fatto emergere il problema al momento dell’ordine, quando l’unica opzione sarebbe stata assorbire un aumento di costo di 36 £ per scheda o rivolgersi al cliente con un aumento di prezzo. Su una serie di produzione da 5.000 unità, sarebbe stata una differenza di 180.000 £. Invece il team di Datalink Electronics ha individuato il problema in fase di preventivo, ha valutato un circuito integrato alternativo con un profilo leggermente diverso e ha presentato al cliente una proposta a costo invariato, che prevedeva l’aggiunta di una piccola scheda figlia per adattarsi alla modifica. Il cliente ha svolto le attività di qualifica ed è andato avanti con la riprogettazione.

“Ci permette di presentarci al cliente con una soluzione e una strada da seguire, e non solo con un problema.” - Aran Sharma, direttore sviluppo commerciale, Datalink Electronics

La conformità REACH è un altro esempio. Poiché le normative REACH cambiano circa due volte l’anno, Datalink Electronics era abituata a rincorrere i distributori per avere la documentazione di conformità più recente. Ora si trova dentro Luminovo. Il team può controllare la distinta base di un cliente in pochi minuti, confermare che cosa è conforme, segnalare ciò che non lo è e proporre alternative conformi nella stessa risposta. Per i clienti del settore petrolio e gas, storicamente i più insistenti nel chiedere i documenti REACH, è cambiato il modo in cui si svolge il confronto.

Il rapporto è cambiato di conseguenza. Datalink Electronics non è più solo un partner di produzione che risponde alle RFQ. L’azienda porta visibilità sui rischi, intelligence sulla fornitura e suggerimenti di progettazione in ogni conversazione con i clienti, fin dal primo preventivo.

“Non è più solo ecco un prezzo. Si comincia a discutere dei fattori di costo e di come possiamo lavorare insieme per renderli più efficienti.” - Aran Sharma, direttore sviluppo commerciale, Datalink Electronics

Uno sguardo al futuro: una piattaforma pensata per crescere con l’azienda

Per Datalink Electronics la partnership con Luminovo non è l’installazione di un software, ma una capacità in evoluzione. Andy la mette in modo semplice: il valore della piattaforma è cresciuto man mano che il processo di Datalink Electronics si è affinato intorno ad essa. Aran si aspetta che sarà così anche in futuro, con Luminovo che continua a investire in funzionalità in linea con il modo in cui le aziende EMS britanniche vogliono lavorare.

Per i clienti di Datalink Electronics questa traiettoria significa più di ciò che già distingue l’azienda: giudizio ingegneristico applicato prima, più in fretta e su più programmi di quanto fosse possibile tre anni fa.

“È stato un bel percorso. Che possa continuare a lungo.” - Aran Sharma, direttore sviluppo commerciale, Datalink Electronics