Il passo del digitale: come Indak prepara i preventivi in giorni, non settimane, con Luminovo

Da 70 anni Indak costruisce l’elettronica su cui i clienti contano. Dalle origini negli interruttori di accensione per auto e barche all’attuale portafoglio di schede assemblate in cinque stabilimenti statunitensi e un hub di distribuzione in Germania, l’azienda si è guadagnata una reputazione di affidabilità e maestria. Il motore produttivo è sempre stato forte. Ciò che la direzione di Indak voleva ora era un’attività di preparazione dei preventivi all’altezza.

“Cercavamo qualcosa per ridurre molto i nostri tempi per i preventivi.” Dave Roby, Account Manager, Indak

Il punto di partenza: un processo di preparazione dei preventivi pronto a crescere

Nel flusso di lavoro precedente, una persona del team inseriva i codici produttore (MPN) nei fogli di calcolo, inviava la distinta base a dieci o più fornitori e aspettava le risposte. Per rispettare le scadenze dei clienti, il team doveva spesso emettere preventivi usando solo i fornitori che rispondevano entro il termine. Su dieci fornitori, forse cinque rispondevano entro una settimana, e i progetti complessi potevano richiedere da quattro a sei settimane in tutto.

Indak ha visto anche la possibilità di colmare due lacune minori tipiche di ogni flusso manuale. La prima era il rischio che refusi nei codici componente finissero in un preventivo. La seconda era la scarsa visibilità sullo stato del ciclo di vita dei componenti in fase di preventivo. Individuare i componenti in fine vita (EOL) prima dell’ordine e non dopo era un chiaro vantaggio che il team voleva ottenere.

“Spingiamo di continuo i nostri venditori a portare nuovi affari, loro portano cose da offrire e noi finiamo per perderle perché non riusciamo a farlo in tempo. È frustrante per tutti. Volevamo assolutamente cambiare questa situazione.” Dave Roby, Account Manager, Indak

La soluzione: un’unica piattaforma dal caricamento della distinta base ai dati pronti per il preventivo

Da lì, la piattaforma fa ciò che le persone di Indak facevano in settimane di scambi di e-mail. Raccoglie in un’unica vista prezzi, disponibilità, stato del ciclo di vita e dati di conformità di ogni componente. Il team lavora con un quadro completo del mercato e non più con il quadro parziale offerto dai fornitori che capitava rispondessero in tempo.

La visibilità sul ciclo di vita è il cambiamento a cui Dave torna di continuo. Le informazioni sulla fine vita, che prima emergevano al momento dell’ordine, ora compaiono già in fase di preventivo. Questo cambia il dialogo che Indak può avere con i clienti. Quando un componente è a due anni dalla fine vita, Indak può segnalarlo durante il preventivo e consigliare una riprogettazione prima che diventi un problema di fornitura: un nuovo standard per il loro servizio al cliente.

Lo stesso vale per la conformità. Ciò che richiedeva ricerche manuali sui siti dei fornitori è ora visibile nel momento in cui si carica la distinta base. Circa il cinque-dieci percento dei clienti di Indak chiede oggi attivamente dati di conformità, e Dave si aspetta che questa quota cresca.

I preventivi per prototipi di schede assemblate ora richiedono pochi minuti. Il team sta completando l’introduzione dei modelli di calcolo dei costi che chiuderanno l’ultimo tassello del flusso: costi generali, moduli di preventivo personalizzati ed emissione del preventivo end-to-end in Luminovo. Entrambi i team, calcolo dei costi e preparazione dei preventivi, lavoreranno sugli stessi dati nella stessa piattaforma, invece di passarsi fogli di calcolo tra reparti.

“Si carica la distinta base in Luminovo e tutto viene messo automaticamente in un formato gestibile. Costi e prezzi tornano in pochi minuti per molti componenti.” Dave Roby, Account Manager, Indak

Prima e dopo

Cosa vedono oggi i clienti di Indak

Il cambiamento più visibile è la velocità. I preventivi per schede assemblate che prima richiedevano da quattro a sei settimane ora arrivano in pochi giorni, e i prezzi dei prototipi in pochi minuti. I clienti che prima aspettavano risposte parziali ora ricevono un preventivo completo entro il termine richiesto, e i loro progetti vanno avanti invece di fermarsi in attesa che un fornitore definisca i prezzi.

I prezzi sono migliorati insieme alla rapidità. Il preventivo riflette ora l’intero mercato dei fornitori e non i primi cinque di dieci che rispondono, con visibilità su prezzi e disponibilità di ogni fonte. Per i clienti di Indak significa prezzi dei componenti più competitivi e meno sorprese al momento di produrre.

Indak segnala inoltre i rischi di fine vita e ciclo di vita durante il preventivo, quando il cliente ha ancora tempo per agire. Invece di scoprire al momento dell’ordine che un componente sta per diventare obsoleto, il cliente riceve una raccomandazione, a volte con anni di anticipo, di riprogettare attorno a un componente con una vita di fornitura più lunga. Il ruolo di Indak passa così da fornitore a consulente strategico.

“Possiamo tornare dal cliente e dire: forse conviene guardare un componente diverso. Ne avete solo due anni. Probabilmente conviene fare adesso una piccola riprogettazione.” Dave Roby, Account Manager, Indak

La conformità segue la stessa logica. Circa il cinque-dieci percento dei clienti di Indak richiede già dati di conformità a ogni preventivo, e questa quota cresce. Dove il team di Indak cercava prima nei siti dei fornitori componente per componente, ora queste risposte arrivano nella stessa risposta, senza richieste separate né attese ulteriori per il cliente.

Anche i codici produttore sono più affidabili. Poiché Luminovo li importa direttamente dal file della distinta base del cliente, il piccolo rischio di errori di trascrizione dovuti all’inserimento manuale in Excel scompare. Il preventivo che il cliente riceve corrisponde a ciò che ha inviato, quindi ci sono meno cicli di correzione e approvazioni più rapide.

“Ti dà un’istantanea dell’intero mercato in un colpo solo. Vedi i prezzi di tutti questi fornitori insieme e dove ciascuno ha disponibilità.” Dave Roby, Account Manager, Indak

Uno sguardo al futuro: alzare l’asticella dei preventivi digitali nell’EMS statunitense

La prossima tappa è portare in Luminovo l’intero processo di calcolo dei costi. Indak sta configurando modelli per i costi generali e un modulo di preventivo personalizzato, in modo che l’intero flusso, dal caricamento della BOM al preventivo che va al cliente, si svolga in un’unica piattaforma. Quando questo tassello sarà attivo, spariranno i passaggi di consegne tra calcolo dei costi e preventivi, e con loro gli errori di controllo delle versioni tipici dei fogli di calcolo.

Dave si aspetta inoltre che conformità e dati sul ciclo di vita diventino un fattore sempre più importante nelle richieste dei clienti di Indak. L’azienda è in posizione per guidare su questo fronte, combinando 70 anni di know-how produttivo con un’attività di preparazione dei preventivi digitale, costruita per la direzione in cui si muove il settore.

“È qualcosa che non avevamo mai vissuto prima. È davvero bello ricevere questo tipo di aiuto di cui avevamo davvero bisogno.” Dave Roby, Account Manager, Indak