Digitale Beschleunigung im Einkauf: Wie Jopp Electronics komplexe Projekte mit Luminovo in Rekordzeit anbietet

Ein Projekt im Wert von rund 40 Millionen Euro, innerhalb einer Woche vollständig kalkuliert.

„Ohne digitales Tool hätten wir das nicht so schnell geschafft.“

- Christian Kaltenbronn, Strategischer Einkäufer bei Jopp Electronics

Jopp Electronics ist ein E²MS-Dienstleister im Segment kleiner bis mittlerer Stückzahlen und hoher Variantenvielfalt (High-Mix). Das Unternehmen fertigt für Kunden aus Branchen wie Industrie- und Medizintechnik und Automobil sowie für die eigene Muttergesellschaft, die Jopp Gruppe. Mit 65 Mitarbeitenden und anspruchsvollen Kunden führte Jopp Electronics 2025 Luminovo ein, um den Einkaufsprozess auf dasselbe Tempo zu bringen.

Ausgangslage: Solide Prozesse, aber begrenzte Skalierbarkeit

Als Luminovo ins Spiel kam, hatte Jopp Electronics keine akuten Probleme. Der Einkauf funktionierte, Angebote gingen raus, und Kunden wurden zuverlässig bedient. Ein genauerer Blick auf die Prozesse zeigte aber, dass es Verbesserungspotenzial gab.

Vor Luminovo wurde die gesamte Anfragebearbeitung und Vorkalkulation manuell erledigt: Excel-Listen auf Positionsebene, per E-Mail versendete Anfragen und von Hand eingetippte Lieferantenantworten. Wenn mehrere Baugruppen für denselben Kunden gemeinsame Bauteile hatten, musste das Team Dateien von Hand zusammenführen. Im Schnitt vergingen zwischen einer eingehenden Anfrage und einem fertigen Angebot zwei bis vier Wochen.

„Wir hatten kein Tool, das uns bei der Verteilung der Anfragen unterstützt hat. Alles wurde in Excel zusammengebaut, einzelne E-Mails wurden formuliert, Vergleichsangebote wurden von Hand eingetragen. Das hat Zeit gekostet.“

- Selina Schmidt, Teamleiterin Projektmanagement & Key Account bei Jopp Electronics

Neben der Effizienz war das auch ein Kapazitätsproblem. Wenn eine einzelne Kalkulation zwei bis vier Wochen dauert, kann man nicht an fünf Projekten gleichzeitig arbeiten.

Die Lösung: Vom BOM-Upload zum fertigen Angebot in einem Tool

Jopp Electronics will nicht nur in der Fertigung auf dem neuesten Stand sein, sondern auch bei den eigenen internen Prozessen. Die Idee, den Einkauf digital zu unterstützen, stand schon länger im Raum, ursprünglich mit einem anderen Tool. Nach einer erneuten Marktbewertung entschied sich das Team für Luminovo: eine SaaS-Plattform, die sich ohne lokale Installation schnell ausrollen lässt und deren Oberfläche es erlaubt, alle relevanten Abteilungen über ein einfaches Zugriffsmanagement einzubinden. Den Ausschlag gab die Kombination aus einem durchdachten Produkt, einem schnellen Rollout und einem Anbieter, der die Anforderungen der Branche kennt.

Luminovo ist heute das zentrale Einkaufstool bei Jopp Electronics. Geht eine Anfrage ein, erfasst das Team sie direkt in Luminovo. Noch bevor das interne Kick-off stattfindet, können die integrierten Online-Abfragen eine erste Kostenschätzung liefern: Wie groß ist das Materialvolumen der BOM? Ist das Projekt wirtschaftlich sinnvoll? Fragen, deren Beantwortung früher Wochen dauerte, haben jetzt vom ersten Tag an einen datenbasierten Ausgangspunkt, früh genug, um fundiert zu entscheiden, wie man ein Projekt angeht.

Das strategische Einkaufsteam nutzt diese Vorarbeit, um seine Angebotsanfragen gezielt zu stellen: Luminovo zeigt, welche Bauteile die größten Kostentreiber sind, welche schwer zu beschaffen sind und wo es sinnvoll ist, Herstellerangebote anzufragen. Anfragen an Lieferanten gehen über das integrierte Anfragemanagement raus, vollständig und strukturiert auf Bauteilebene. Die Antworten kommen über denselben Kanal zurück und fließen direkt in die Kalkulation ein.

Besonders hilfreich ist das bei komplexen Kundenanfragen. Haben mehrere Baugruppen eines Projekts dieselben Bauteile, erkennt Luminovo die Überschneidungen automatisch. Das Gesamtvolumen über alle Baugruppen ist auf einen Blick sichtbar, ohne Excel-Akrobatik und ohne das Risiko manueller Fehler.

Was die Kunden von Jopp heute erleben

Die interne Veränderung bei Jopp Electronics kommt auch bei den Kunden an. Die Muttergesellschaft Jopp, die einen erheblichen Teil des Umsatzes ausmacht und aktiv in den Luminovo-Prozess eingebunden ist, bekommt jetzt innerhalb von zwei bis drei Tagen Rückmeldung, wo es früher Wochen dauerte, auch bei komplexeren Baugruppen.

Für externe Kunden ist die Verbesserung subtiler, aber auch sie bemerken sie. Besonders gut kommt an: Jopp Electronics kann jetzt verlässlich Auskunft zu Lebenszyklusstatus und Compliance geben. Sind die Bauteile noch im Programm des Herstellers? Sind sie REACH-konform? Diese Informationen sind jetzt Teil des Prozesses. Müssen Alternativen gefunden werden, lassen sie sich exportieren und direkt an den Kunden schicken.

„Unsere Kunden merken, dass wir mehr Service bieten. Die Wahrnehmung unserer Professionalität ist gestiegen.“

- Selina Schmidt, Teamleiterin Projektmanagement & Key Account, Jopp Electronics GmbH

Die Zahlen bestätigen das. Nach eigener Einschätzung des Teams hat sich die Angebotsdauer etwa halbiert.

Ausblick: Sourcing und Risikomanagement enger zusammenbringen

Die Prozesse laufen. Der nächste Schritt ist, tiefer zu gehen. Jopp Electronics plant, Luminovo über eine SAP-Integration enger an die unternehmensweiten Prozesse anzubinden, um Datenwege weiter zu verkürzen und manuelle Übergaben zu reduzieren. Parallel wird das Risk-Modul (SCRM) vorbereitet. Das Ziel ist eine kontinuierliche Überwachung auf Bauteilebene, die Risiken sichtbar macht, bevor sie zu Problemen werden, sowohl für Jopp Electronics als auch für seine Kunden.