Accelerazione digitale negli acquisti: come Jopp Electronics prepara in tempi record i preventivi per progetti complessi con Luminovo

Un progetto da circa 40 milioni di euro, calcolato per intero in una settimana.

“Senza uno strumento digitale non ce l’avremmo fatta così in fretta.”

- Christian Kaltenbronn, buyer strategico di Jopp Electronics

Jopp Electronics è un fornitore di servizi E²MS nel segmento dei volumi medio-bassi e dell’alto mix. L’azienda produce per clienti di settori come la tecnologia industriale e medicale e l’automotive, oltre che per la propria capogruppo, il Jopp Group. Con 65 collaboratori e clienti esigenti, Jopp Electronics ha introdotto Luminovo nel 2025 per portare il processo di approvvigionamento allo stesso ritmo.

Punto di partenza: processi solidi, ma scalabilità limitata

Quando Luminovo è entrata in scena, Jopp Electronics non aveva problemi di fondo. Gli acquisti funzionavano, i preventivi partivano e i clienti venivano serviti in modo affidabile. Ma uno sguardo più attento ai processi ha mostrato che c’era margine di miglioramento.

Prima di Luminovo, tutta la gestione delle richieste e il lavoro di precalcolo erano manuali: elenchi Excel a livello di riga, richieste inviate per e-mail e risposte dei fornitori inserite a mano. Quando più assiemi dello stesso cliente condividevano componenti comuni, il team doveva unire i file a mano. In media passavano da due a quattro settimane tra la richiesta in arrivo e il preventivo pronto.

“Non avevamo alcuno strumento che ci aiutasse a distribuire le richieste. Tutto veniva messo insieme in Excel, si scrivevano singole e-mail, i preventivi di confronto si inserivano a mano. Ci voleva tempo.”

- Selina Schmidt, responsabile del team Project Management e Key Account di Jopp Electronics

Oltre all’efficienza, era anche una questione di capacità. Se un singolo calcolo richiede da due a quattro settimane, non si può lavorare su cinque progetti contemporaneamente.

La soluzione: dal caricamento della distinta base al preventivo finito in un unico strumento

Jopp Electronics vuole essere al passo non solo nella produzione, ma anche nei propri processi interni. L’idea di supportare gli acquisti in modo digitale era sul tavolo da tempo, inizialmente con un altro strumento. Dopo aver rivalutato il mercato, il team ha scelto Luminovo: una piattaforma SaaS che poteva essere avviata rapidamente senza installazione locale, con un’interfaccia che consente di coinvolgere tutti i reparti interessati con una semplice gestione degli accessi. A decidere è stata la combinazione di un prodotto ben pensato, un avvio rapido e un fornitore che conosce i requisiti del settore.

Luminovo è oggi lo strumento centrale degli acquisti in Jopp Electronics. Quando arriva una richiesta, il team la inserisce direttamente in Luminovo. Prima ancora del kick-off interno, le ricerche online integrate possono produrre una prima stima dei costi: quanto è grande il volume di materiale della distinta base? Il progetto è economicamente sostenibile? Domande a cui prima servivano settimane per rispondere ora hanno un punto di partenza basato sui dati fin dal primo giorno, abbastanza presto da decidere con cognizione di causa come affrontare un progetto.

Il team degli acquisti strategici usa questo lavoro preparatorio per indirizzare le proprie richieste di preventivo: Luminovo mostra quali componenti pesano di più sui costi, quali sono difficili da reperire e dove ha senso chiedere preventivi ai produttori. Le richieste ai fornitori partono dal sistema integrato di gestione delle richieste, complete e strutturate a livello di componente. Le risposte tornano dallo stesso canale e confluiscono direttamente nel calcolo.

Questo è particolarmente utile con richieste complesse dei clienti. Quando più assiemi di un progetto condividono gli stessi componenti, Luminovo coglie automaticamente le sovrapposizioni. Il volume totale di tutti gli assiemi è visibile a colpo d’occhio, senza acrobazie in Excel e senza rischio di errori manuali.

Cosa vivono oggi i clienti di Jopp

Il cambiamento interno in Jopp Electronics arriva anche ai suoi clienti. La capogruppo Jopp, che pesa in modo significativo sul fatturato ed è coinvolta attivamente nel processo con Luminovo, riceve ora riscontri in due o tre giorni dove prima servivano settimane, anche per assiemi più complessi.

Per i clienti esterni il miglioramento è più sottile, ma lo notano comunque. Una cosa piace particolarmente: Jopp Electronics può ora dare risposte affidabili su stato del ciclo di vita e conformità. I componenti sono ancora nel programma del produttore? Sono conformi al REACH? Queste informazioni sono ora parte del processo. Quando bisogna trovare alternative, si possono esportare e inviare direttamente al cliente.

“I nostri clienti si accorgono che offriamo più servizio. La percezione della nostra professionalità è aumentata.”

- Selina Schmidt, responsabile del team Project Management e Key Account, Jopp Electronics GmbH

Lo confermano anche i numeri. Secondo la valutazione del team stesso, i tempi di risposta ai preventivi si sono più o meno dimezzati.

Uno sguardo al futuro: avvicinare approvvigionamento e gestione dei rischi

I processi funzionano. Il passo successivo è andare più a fondo. Jopp Electronics prevede di collegare Luminovo più strettamente ai processi aziendali tramite un’integrazione con SAP, per accorciare ulteriormente i percorsi dei dati e ridurre i passaggi manuali. In parallelo si sta preparando il modulo Risk (SCRM). L’obiettivo è un monitoraggio continuo a livello di componente che faccia emergere i rischi prima che diventino problemi, sia per Jopp Electronics sia per i suoi clienti.