Schnellere Angebote – Wie Ihlemann die RFQ-Dauer von Wochen auf Tage verkürzt hat

Die Ihlemann GmbH, ein führender EMS-Dienstleister mit 230 Mitarbeitenden in Deutschland, steht seit Langem für hohe Qualität, saubere Daten und enge Zusammenarbeit mit Kunden. Doch als sich die Marktanforderungen verschoben, stand das Unternehmen vor einer neuen Herausforderung: Tempo. Heutige Kunden erwarten, besonders bei neuen Projekten, schnell eine Preis- und Terminindikation.

„Heutzutage soll alles extrem schnell gehen. Das ist diese Amazon-Mentalität: Man klickt auf etwas und erwartet die Lieferung am nächsten Tag.“ – Oliver Becker, Einkauf, Ihlemann GmbH

Bewährte Prozesse, aber ohne die passenden Werkzeuge

Die bewährten, auf Präzision ausgerichteten Prozesse von Ihlemann waren eine Stärke, hatten aber ihren Preis: eine Angebotsdauer von drei bis sechs Wochen. Ohne digitale Tools waren viele Schritte manuell und zeitaufwendig. Daten wurden in Excel importiert. Die relevanten Bauteile wurden per E-Mail bei Lieferanten angefragt, und die eingehenden Antworten wurden manuell zusammengeführt, um dem Kunden ein finales Angebot zu schicken. Ein Prozess, der noch Luft nach oben hatte.

„Schon allein ein einzelnes Bauteil anzulegen, erforderte aufwendige Recherche. Technische Parameter, Materialkonformität, alles musste manuell übertragen werden.“ – Joachim Miosga, Leiter Technischer Service, Ihlemann GmbH

„Es war viel manuelle Arbeit, und aufgrund dieser manuellen Natur war sie naturgemäß fehleranfällig.“ – Oliver Becker, Einkauf, Ihlemann GmbH

Digitalisierung als strategischer Katalysator für Tempo

Ihlemann erkannte, dass eine digitale Transformation unverzichtbar war, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Unternehmen entschied sich für Luminovo, um drei Kernziele zu erreichen:

• Durchlaufzeiten verkürzen: Von Wochen auf wenige Tage.

• Workflows automatisieren: Vor allem BOM-Bearbeitung und Lieferantenanfragen.

• Auf strategische Aufgaben konzentrieren: Zeitaufwendige, repetitive Standardaufgaben eliminieren.

Die Lösung sollte vor allem für Neukunden eingesetzt werden, um eine schnelle und verlässliche Preis- und Terminindikation zu liefern und so einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Der neue Ansatz: Tempo dort, wo es zählt

Mit dem Configure-Price-Quote von Luminovo hat Ihlemann die Angebotserstellung für Neukunden gestrafft. Statt vorab jedes Detail zu klären, konzentriert sich das Team jetzt darauf, eine effiziente und verlässliche Preisschätzung zu liefern.

„Wir nutzen Luminovo derzeit nicht, um ein perfektes Angebot zu erstellen, sondern um Kunden schnell eine Entscheidungsgrundlage für Preis und Zeit zu geben. Es geht darum, bei Schnellschüssen, bei denen Details zunächst zweitrangig sind, einen raschen Überblick zu liefern.“ – Joachim Miosga, Leiter Technischer Service, Ihlemann GmbH

Der neue Prozess basiert auf Tempo und Effizienz:

• Keine vollständige Stammdatenanlage für erste Angebotsanfragen nötig.

• Nächtlicher Abgleich der Bauteilstammdaten zwischen ERP und Luminovo für das automatische Matching.

• Filter und einfache Übersichten, um sich schnell auf kritische Bauteile zu konzentrieren.

• Automatisierte API-Preisanfragen bei allen wichtigen Lieferanten.

Luminovo beschleunigt die Angebotserstellung erheblich, doch die endgültige Lieferung des Angebots hängt von zwei entscheidenden externen Faktoren ab, auf die die Software keinen direkten Einfluss hat.

1. Die Qualität der Kundenunterlagen: Vollständigkeit und Genauigkeit der Stückliste sind entscheidend. Schnelle und präzise Kalkulationen setzen von Anfang an eindeutige Daten voraus, denn Rückfragen führen zu Verzögerungen.

2. Die Antwortgeschwindigkeit des Kunden: Verzögertes Feedback führt automatisch zu längeren Angebotszeiten. Deshalb legen wir großen Wert auf enge und schnelle Kommunikation mit unseren Kunden. Auch dabei unterstützt uns Luminovo, weil es die schnellere Klärung offener Fragen erleichtert.

- Joachim Miosga, Leiter Technischer Service, Ihlemann GmbH

Sofortige Ergebnisse und ein neues Maß an Transparenz

Die Veränderung brachte sofort greifbare Ergebnisse:

• Die Angebotsdauer sank von 3 bis 4 Wochen auf 2 bis 3 Tage.

• Der Zeitaufwand im Einkauf pro Anfrage sank um etwa 30 %.

• Die BOM-Bearbeitung in der technischen Abteilung wurde von einem Tag auf etwa 1,5 Stunden verkürzt.

• Kosteneinsparungen durch mehr Zeit für strategisches Sourcing und gezielte Preisoptimierung.

Mit dem automatischen Abgleich zum ERP-System gewann Ihlemann bislang unerreichte Transparenz. Das Team sieht sofort Lagerbestände und frühere Beschaffungen und übersieht so keine günstigen Alternativen.

„Es ist oft vorgekommen, dass ein Distributor, an den ich ursprünglich nicht gedacht hatte, plötzlich den besten Preis bot oder wir erhebliche Bestände gefunden haben. Dadurch konnten wir schon mehrfach Materialkosten sparen.“ – Oliver Becker, Einkauf, Ihlemann GmbH

Bei hochpreisigen oder speziellen Teilen entlastet Luminovo die Einkaufsteams. Standardbauteile lassen sich in Sekunden bearbeiten, sodass mehr Zeit für strategische Preisverhandlungen bei kritischen Bauteilen bleibt. Das führt zu besseren Preisen für die Kunden von Ihlemann.

Fazit: Wettbewerbsvorteil durch Tempo und Fokus

Ihlemann hat gezeigt, dass sich Tempo und Qualität nicht ausschließen müssen. Dank Luminovo kann das Unternehmen Neukunden innerhalb weniger Tage ein solides Angebot liefern und hält dabei seine hohen Qualitätsstandards ein. Gleichzeitig werden interne Ressourcen entlastet und gezielter eingesetzt, was in einem dynamischen Markt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichert.