Cotizaciones más rápidas: el caso de Ihlemann

Ihlemann GmbH, un fabricante EMS líder con 230 empleados en Alemania, se ha definido desde siempre por su compromiso con la alta calidad, los datos limpios y la estrecha colaboración con sus clientes. Pero, al cambiar las exigencias del mercado, la empresa se enfrentó a un nuevo reto: la rapidez. Los clientes de hoy, sobre todo en proyectos nuevos, esperan una indicación rápida de precio y plazos.

«Hoy en día se espera que todo sea rapidísimo. Es esa mentalidad Amazon: haces clic en algo y esperas la entrega al día siguiente». — Oliver Becker, Compras, Ihlemann GmbH

Procesos probados, pero sin las herramientas adecuadas

Los procesos probados y de precisión de Ihlemann eran un punto fuerte, pero tenían un coste: un plazo de respuesta de las cotizaciones de entre tres y seis semanas. La falta de herramientas digitales hacía que muchos pasos fueran manuales y lentos. Los datos se importaban a Excel. Los componentes necesarios se solicitaban a los proveedores por correo electrónico y las respuestas recibidas se consolidaban a mano para enviar la cotización final al cliente. Un proceso con margen de mejora.

«Crear un solo componente exigía una investigación exhaustiva. Los parámetros técnicos, el cumplimiento normativo de los materiales, todo había que trasladarlo a mano». — Joachim Miosga, Responsable del servicio técnico, Ihlemann GmbH

«Era mucho trabajo manual y, por su carácter manual, era propenso a errores». — Oliver Becker, Compras, Ihlemann GmbH

La digitalización como catalizador estratégico de la velocidad

Ihlemann reconoció que la transformación digital era esencial para seguir siendo competitiva. Eligió Luminovo para lograr tres objetivos básicos:

• Reducir los plazos: de semanas a unos pocos días.

• Automatizar los flujos de trabajo: en especial el procesamiento de BOM y las consultas a proveedores.

• Centrarse en tareas estratégicas: eliminar las tareas estándar repetitivas que consumen mucho tiempo.

La solución se utilizaría sobre todo con nuevos clientes potenciales, para ofrecerles una indicación de precio y plazos rápida y fiable que les diera una ventaja competitiva.

El nuevo enfoque: velocidad donde cuenta

Con la solución de configurar, fijar precios y cotizar de Luminovo, Ihlemann agilizó el proceso de cotización para nuevos clientes potenciales. En lugar de aclarar cada detalle de antemano, el equipo se centra ahora en ofrecer una estimación de precio eficiente y fiable.

«Ahora mismo usamos Luminovo no para crear una cotización perfecta, sino para dar a los clientes una base rápida con la que decidir sobre precio y plazo. Se trata de ofrecer una visión rápida para consultas urgentes en las que los detalles son inicialmente secundarios». — Joachim Miosga, Responsable del servicio técnico, Ihlemann GmbH

El nuevo proceso se basa en la rapidez y la eficiencia:

• No hace falta crear datos maestros completos para las consultas de cotización iniciales.

• Sincronización nocturna de los datos maestros de componentes entre su ERP y Luminovo para la correspondencia automática.

• Filtros y vistas generales sencillas para centrarse rápidamente en los componentes críticos.

• Consultas automatizadas de precios por API a todos los proveedores clave.

Aunque Luminovo acelera considerablemente la elaboración de la cotización, la entrega final depende de dos factores externos críticos que escapan a la influencia directa del software.

1. La calidad de la documentación del cliente: la integridad y la exactitud de la lista de materiales son decisivas. Los cálculos rápidos y precisos dependen de datos inequívocos desde el principio, ya que las consultas provocan retrasos.

2. La rapidez de respuesta del cliente: una respuesta tardía alarga automáticamente los plazos de cotización. Por eso damos gran importancia a una comunicación estrecha y rápida con nuestros clientes. Luminovo también nos ayuda en esto, ya que facilita aclarar más rápido las dudas pendientes.

- Joachim Miosga, Responsable del servicio técnico, Ihlemann GmbH

Resultados inmediatos y un nuevo nivel de transparencia

El cambio trajo resultados inmediatos y tangibles:

• El plazo de las cotizaciones bajó de 3 a 4 semanas a 2 o 3 días.

• El tiempo dedicado en compras por consulta se redujo en torno a un 30 %.

• El tiempo de procesamiento de BOM en el departamento técnico pasó de un día a unas 1,5 horas.

• Ahorro de costes gracias a disponer de más tiempo para el aprovisionamiento estratégico y la optimización selectiva de precios.

Con la sincronización automática con su sistema ERP, Ihlemann ganó una transparencia sin precedentes. Puede ver al instante los niveles de inventario y las compras anteriores, de modo que no pasa por alto alternativas favorables.

«Ha ocurrido con frecuencia que un distribuidor en el que no había pensado de entrada ofrecía de repente el mejor precio, o encontrábamos stock considerable. Esto ya nos ha permitido ahorrar costes de material en varias ocasiones». — Oliver Becker, Compras, Ihlemann GmbH

En los componentes de precio elevado o especializados, Luminovo libera a los equipos de compras. Pueden procesar los componentes estándar en segundos, lo que les deja más tiempo para negociaciones estratégicas de precio sobre los componentes críticos. El resultado son mejores precios para los clientes de Ihlemann.

Conclusión: una ventaja competitiva gracias a la velocidad y el enfoque

Ihlemann ha demostrado que la rapidez y la calidad no tienen por qué excluirse. Gracias a Luminovo, la empresa puede ofrecer a nuevos clientes potenciales una cotización sólida en pocos días sin renunciar a sus altos estándares de calidad. Al mismo tiempo, los recursos internos se descargan y se utilizan de forma más eficaz, lo que asegura una ventaja competitiva decisiva en un mercado dinámico.