Preventivi più rapidi – come Ihlemann ha ridotto i tempi delle RFQ da settimane a giorni

Ihlemann GmbH, fornitore EMS leader con 230 dipendenti in Germania, si è sempre distinta per l’impegno verso l’alta qualità, i dati puliti e la stretta collaborazione con i clienti. Ma con il cambiare delle richieste del mercato, l’azienda si è trovata davanti una nuova sfida: la velocità. I clienti di oggi, soprattutto per i nuovi progetti, si aspettano un’indicazione rapida di prezzi e tempi.

“Oggi ci si aspetta che tutto sia estremamente veloce. È la mentalità Amazon: si clicca su qualcosa e ci si aspetta la consegna il giorno dopo.” — Oliver Becker, Acquisti, Ihlemann GmbH

Processi collaudati, ma senza gli strumenti giusti

I processi collaudati e orientati alla precisione di Ihlemann erano un punto di forza, ma avevano un prezzo: tempi di risposta con il preventivo da tre a sei settimane. La mancanza di strumenti digitali faceva sì che molti passaggi fossero manuali e dispendiosi in termini di tempo. I dati venivano importati in Excel. I componenti necessari venivano richiesti ai fornitori via e-mail e le risposte in arrivo venivano consolidate a mano per inviare al cliente il preventivo finale. Un processo con ancora margini di miglioramento.

“Anche solo creare un singolo componente richiedeva ricerche approfondite. Parametri tecnici, conformità dei materiali: tutto andava trasferito a mano.” - Joachim Miosga, Responsabile del servizio tecnico, Ihlemann GmbH

“C’era molto lavoro manuale e, proprio per questa natura manuale, era naturalmente soggetto a errori.” - Oliver Becker, Acquisti, Ihlemann GmbH

La digitalizzazione come catalizzatore strategico della velocità

Ihlemann ha capito che la trasformazione digitale era indispensabile per restare competitiva. Ha scelto Luminovo per raggiungere tre obiettivi principali:

• Ridurre i tempi: da settimane a pochi giorni.

• Automatizzare i flussi di lavoro: in particolare l’elaborazione delle BOM e le richieste ai fornitori.

• Concentrarsi sulle attività strategiche: eliminare le attività standard ripetitive e dispendiose in termini di tempo.

La soluzione doveva essere usata soprattutto per i nuovi potenziali clienti, per fornire un’indicazione di prezzo e tempi rapida e affidabile e ottenere così un vantaggio competitivo.

Il nuovo approccio: liberare la velocità dove conta

Con configure-price-quote di Luminovo, Ihlemann ha semplificato la preparazione dei preventivi per i nuovi potenziali clienti. Invece di chiarire ogni dettaglio fin dall’inizio, il team ora si concentra sul fornire una stima di prezzo efficiente e affidabile.

“Al momento usiamo Luminovo non per creare un’offerta perfetta, ma per dare ai clienti una base rapida su cui decidere in merito a prezzo e tempi. Si tratta di offrire una panoramica veloce per i casi in cui servono risposte rapide e i dettagli passano inizialmente in secondo piano.” - Joachim Miosga, Responsabile del servizio tecnico, Ihlemann GmbH

Il nuovo processo si fonda su velocità ed efficienza:

• Nessuna necessità di creare i dati anagrafici completi per le richieste di preventivo iniziali.

• Sincronizzazione notturna dei dati anagrafici dei componenti tra l’ERP e Luminovo per l’abbinamento automatico.

• Filtri e panoramiche semplici per concentrarsi subito sui componenti critici.

• Richieste di prezzo automatiche via API a tutti i fornitori principali.

Luminovo accelera in modo considerevole la preparazione dei preventivi, ma la consegna finale del preventivo dipende da due fattori esterni critici, che il software non può influenzare direttamente.

1. La qualità dei documenti del cliente: la completezza e l’accuratezza della distinta base sono fondamentali. Calcoli rapidi e precisi dipendono da dati chiari fin dall’inizio, perché le richieste di chiarimento causano ritardi.

2. La rapidità di risposta del cliente: un feedback in ritardo allunga automaticamente i tempi di offerta. Per questo attribuiamo grande importanza a una comunicazione stretta e veloce con i nostri clienti. Anche in questo Luminovo ci supporta, perché facilita un chiarimento più rapido delle questioni aperte.

- Joachim Miosga, Responsabile del servizio tecnico, Ihlemann GmbH

Risultati immediati e un nuovo livello di trasparenza

Il cambiamento ha portato risultati immediati e concreti:

• Il tempo di risposta con il preventivo è sceso da 3–4 settimane a 2–3 giorni.

• Il tempo dedicato dagli acquisti a ogni richiesta si è ridotto di circa il 30%.

• Il tempo di elaborazione della BOM nel reparto tecnico è passato da un giorno a circa 1,5 ore.

• Risparmi sui costi grazie a più tempo per l’approvvigionamento strategico e per l’ottimizzazione mirata dei prezzi.

Grazie alla sincronizzazione automatica con il sistema ERP, Ihlemann ha ottenuto una trasparenza senza precedenti. Può vedere subito i livelli di scorta e gli acquisti passati, così da non lasciarsi sfuggire alternative vantaggiose.

“È capitato spesso che un distributore a cui non avevo pensato all’inizio offrisse all’improvviso il prezzo migliore, oppure che trovassimo scorte considerevoli. Questo ci ha già permesso di risparmiare più volte sui costi dei materiali.” - Oliver Becker, Acquisti, Ihlemann GmbH

Per i componenti di prezzo elevato o specializzati, Luminovo libera i team acquisti. Possono elaborare i componenti standard in pochi secondi, avendo più tempo per le negoziazioni strategiche sui prezzi dei componenti critici. Ne derivano prezzi migliori per i clienti di Ihlemann.

Conclusione: un vantaggio competitivo grazie a velocità e focus

Ihlemann ha dimostrato che velocità e qualità non si escludono a vicenda. Grazie a Luminovo, l’azienda può fornire ai nuovi potenziali clienti un preventivo solido nell’arco di pochi giorni, mantenendo i suoi elevati standard di qualità. Allo stesso tempo le risorse interne sono alleggerite e usate in modo più mirato, assicurando un vantaggio competitivo decisivo in un mercato dinamico.