Ein schnellerer, intelligenterer RFQ-Prozess: Nordes EMS revolutioniert die Angebotsabgabe mit Luminovo

Nordes EMS, ein schnell wachsender EMS-Anbieter mit Sitz in Polen, hat in den letzten Jahren seine Produktionskapazität erweitert, in modernste Maschinen investiert und eine zunehmend internationale Kundschaft bedient. Mit diesem Wachstum kam ein starker Anstieg bei den RFQs. Was früher mit Excel und manueller Beschaffung funktionierte, wurde plötzlich zu einer täglichen Herausforderung.

„Vor Luminovo konnte ein einzelnes Angebot einen ganzen Tag dauern […]. An manchen Tagen hatten wir zwanzig Tabs geöffnet, nur um eine einzelne BOM zu bewerten. Ein ganzer Tag konnte in einem einzigen Angebot verschwinden.“ — Sabrina Sliusarska, Einkaufs- und Preisspezialistin bei Nordes EMS

Nordes EMS ist stolz auf ihre Reaktionsfähigkeit und hochwertige Arbeit, aber selbst für ein dynamisches Unternehmen belastete der Angebotsworkflow schließlich die steigende Nachfrage.

„Wir investieren ständig in neue Maschinen und Dienstleistungen, um unseren Kunden die beste Qualität zu bieten, aber irgendwann konnte unser Angebotsworkflow einfach nicht mit der Geschwindigkeit des Wachstums Schritt halten.“ — Sabrina Sliusarska, Einkaufs- und Preisspezialistin bei Nordes EMS

Der Wendepunkt: Wenn Wachstum auf manuelle Arbeit trifft 

Der Prozess vor Luminovo war typisch für viele EMS-Unternehmen: ein schlaues Excel-Blatt, intensiver Einsatz von Lieferanten-Websites und viel stillschweigendes Wissen in den Köpfen der Menschen.

BOMs kamen oft in uneinheitlichen Formaten an. Einige Kunden listeten jeden Designator separat auf, wodurch eine handhabbare Datei zu Hunderten von Zeilen wurde. Das Bereinigen solcher BOMs konnte bis zu einer Stunde dauern, bevor die Preisgestaltung überhaupt begann.

„Wir verbrachten ungefähr fünf Minuten pro Einzelposten. Die Datei bereinigen, Lieferanten recherchieren, Währungen vergleichen und dann alles noch mal überprüfen, weil selbst ein kleiner Fehler uns echtes Geld oder sogar einen Kunden kosten könnte.“ — Sabrina Sliusarska, Einkaufs- und Preisspezialistin bei Nordes

Die Lieferantenrecherche erforderte bis zu zwanzig Browser-Tabs pro BOM. 

„Wir mussten uns merken, welcher Lieferant am besten zu welchem Hersteller passte. Es gab keine Möglichkeit zu wissen, wer das beste Angebot hatte, ohne jedes Mal manuell nachzusehen.“ — Sabrina Sliusarska, Einkaufs- und Preisspezialistin bei Nordes EMS

Nordes EMS erreichte typischerweise eine Durchlaufzeit von 4-5 Tagen und strebt höchstens sieben Tage an, aber mit einem jährlichen Angebotsvolumenwachstum von rund 30 % (und einmal sogar einer Verdopplung) wurde der Prozess zu einem klaren Engpass.

Ein Werkzeug wählen, das mit dem Unternehmen wächst, nicht mit der Komplexität

Bei der Bewertung unterschiedlicher Lösungen wurde der Unterschied zwischen den Anbietern schnell deutlich, als sie ihre BOMs verschickten, um die verschiedenen Tools zu testen.

„Bei einigen Anbietern war es offensichtlich, dass ihre Technologie in der Vergangenheit feststeckte“, sagt Sabrina. „Sie hatten Schwierigkeiten mit unseren BOMs und ihre Schnittstellen sahen aus, als würden sie uns verlangsamen.“

Luminovo fühlte sich fundamental anders an:

• Eine moderne und intuitive Benutzeroberfläche. 

• Schnelle Interpretation komplexer BOMs powered by KI.

• Eingebaute Alternative-Vorschläge für Bauteile. 

• Automatisierte Lieferanten-Transparenz und Preisgestaltung.

„Für uns im Team war die Tatsache, dass Luminovo bereits die Lieferantenintegrationen und Workflows vorbereitet hatte, ein großer Vorteil“, sagt Sabrina. „Unser CEO sah sofort das Potenzial. Was uns überzeugte, war, dass Luminovo verstanden hat, wie EMS-Angebotsgestaltung tatsächlich funktioniert und dass jeder, selbst Personen ohne Elektronikhintergrund, damit arbeiten kann.“

30% weniger aktive Angebotszeit, mehr Raum für komplexe Arbeit

Ein Jahr nach dem Go-Live war der Einfluss deutlich messbar. Die aktive Zeit, die mit der Angebotsgestaltung verbracht wurde, sank um etwa 30 %, und viele Standardprojekte, die früher einen ganzen Tag in Anspruch nahmen, passen jetzt in einen halben Tag. Dies schaffte Kapazität für komplexe oder strategische Arbeiten, ohne die Teamgröße zu erhöhen.

„Wir achten immer noch auf jedes Detail“, sagt Sabrina. „Aber Luminovo entfernt die repetitive Arbeit, sodass wir uns auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist, und bessere Entscheidungen treffen können.“

Auch die Qualität der Entscheidungen hat sich verbessert. Mit den gesamten Landed-Kosten und Preisstufen auf einen Blick sichtbar, kann Nordes EMS nun kostenoptimale Optionen erkennen, die zuvor unbemerkt geblieben sind. Manchmal bedeutet dies, geringfügig größere Mengen zu kaufen, manchmal das Volumen zu einem anderen Distributor zu verlagern.

„In einigen Fällen hilft uns genau diese Transparenz, ein Projekt zu gewinnen. Früher konnten wir nicht so tiefgründig suchen.“
— Sabrina Sliusarska, Einkaufs- und Preisspezialistin bei Nordes EMS

Für dringende RFQs ist die Verbesserung noch sichtbarer: Nordes EMS kann jetzt innerhalb weniger Stunden reagieren, anstatt hinter größeren Aufträgen zu warten, wodurch sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt werden.

Kunden- und Lieferantenbeziehungen: Gestärktes Vertrauen auf beiden Seiten

Die verbesserte interne Effizienz übersetzte sich schnell in externen Wert. Bestehende Kunden schätzen schnellere Antworten und eine konsistentere Logik. Neue Kunden erleben Nordes EMS als einen Partner, der sich schnell bewegt, ohne die Sorgfalt oder Präzision zu beeinträchtigen.

„Unsere Sales haben das Feedback erhalten, dass unsere Kunden schätzen, dass wir jetzt schneller und präziser reagieren.“ — Sabrina Sliusarska, Einkaufs- und Preisspezialistin bei Nordes EMS

Auch Lieferanten profitieren. Mit höherer Transparenz und besseren Daten kann Nordes EMS die Nachfrage zu Distributoren lenken, die schnell reagieren und automatisierte Workflows unterstützen.

„Im Laufe der Zeit tendieren wir natürlich zu Lieferanten, die schnell reagieren und unsere Prozesse unterstützen“, erklärt Sabrina. „Es ist vorteilhaft für beide Seiten.“ 

Eine Partnerschaft, die mit Nordes EMS wächst

Ein Aspekt sticht über die KPIs hinaus: die Zusammenarbeit mit Luminovo als Innovationspartner.

„Es fühlt sich wie ein Win-Win an“, sagt Sabrina. „Wir teilen viel Feedback und sehen, dass es ernst genommen wird. Man kann wirklich fühlen, dass das Tool zusammen mit Kunden wie uns weiterentwickelt wird.“

Und die Reise ist noch nicht vorbei. Nordes EMS führt derzeit ein neues ERP-System ein und plant, es tiefer mit Luminovo zu integrieren.

„Wir sehen die Zukunft im Tool von Luminovo“, schließt Sabrina. „Die Roadmap ist spannend, die neuen Funktionen kommen stetig und jeder Schritt macht unsere Arbeit effizienter. Wir freuen uns auf das, was kommt.“