Ein schnellerer, intelligenterer RFQ-Prozess: Nordes EMS revolutioniert die Angebotsabgabe mit Luminovo

Nordes EMS, ein schnell wachsender EMS-Anbieter mit Sitz in Polen, hat in den letzten Jahren seine Produktionskapazitäten ausgeweitet, in hochmoderne Maschinen investiert und bedient eine zunehmend internationale Kundenbasis. Mit diesem Wachstum ging ein starker Anstieg an Anfragen einher. Was einst mit Excel und manueller Beschaffung funktionierte, wurde plötzlich zu einer täglichen Herausforderung.

„Vor Luminovo konnte ein einziges Angebot einen ganzen Tag in Anspruch nehmen […]. An manchen Tagen hatten wir zwanzig Tabs geöffnet, nur um eine einzige BOM zu bepreisen. Ein ganzer Tag konnte für ein Angebot verschwinden.“ — Sabrina Sliusarska, Einkauf- und Preisgestaltungs-Spezialistin bei Nordes EMS

Nordes EMS ist stolz auf Reaktionsfähigkeit und qualitativ hochwertige Arbeit, aber selbst für ein dynamisches Unternehmen belastete der Angebots-Workflow schließlich unter der steigenden Nachfrage.

„Wir investieren kontinuierlich in neue Maschinen und Dienstleistungen, um unseren Kunden die beste Qualität zu bieten, aber irgendwann konnte unser Angebots-Workflow einfach nicht mehr mit der Wachstumsrate Schritt halten.“ — Sabrina Sliusarska, Einkauf- und Preisgestaltungs-Spezialistin bei Nordes EMS

Der Wendepunkt: Wenn Wachstum auf manuelle Arbeit trifft 

Der Prozess vor Luminovo war typisch für viele EMS-Unternehmen: ein cleveres Excel-Blatt, intensive Nutzung von Lieferantenwebsites und viel implizites Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter.

BOMs kamen oft in uneinheitlichen Formaten an. Einige Kunden führten jeden Designator separat auf, was eine handhabbare Datei in Hunderten von Zeilen verwandelte. Das Bereinigen solcher BOMs konnte bis zu einer Stunde dauern, bevor die Preisfindung überhaupt begann.

„Wir verbrachten ungefähr fünf Minuten pro Position. Die Datei bereinigen, Lieferanten suchen, Währungen vergleichen und dann alles noch einmal überprüfen, weil selbst ein kleiner Fehler uns echtes Geld oder sogar einen Kunden kosten könnte.“ — Sabrina Sliusarska, Einkauf- und Preisgestaltungs-Spezialistin bei Nordes

Die Lieferantenrecherche erforderte bis zu zwanzig Browser-Tabs pro BOM. 

„Wir mussten uns merken, welcher Lieferant für welchen Hersteller am besten war. Es gab keine Möglichkeit zu wissen, wer das beste Angebot hatte, ohne jedes Mal manuell zu prüfen.“ — Sabrina Sliusarska, Einkauf- und Preisgestaltungs-Spezialistin bei Nordes EMS

Nordes EMS schaffte typischerweise einen Durchlauf von 4-5 Tagen und strebte maximal sieben Tage an, aber mit dem jährlichen Angebotsvolumen, das um etwa 30 % zunahm (und einmal sogar verdoppelte), wurde der Prozess eindeutig zum Engpass.

Die Wahl eines Tools, das mit dem Unternehmen wächst, nicht mit der Komplexität

Bei der Bewertung verschiedener Lösungen wurde der Unterschied zwischen den Anbietern bei der Testung ihrer BOMs schnell deutlich.

„Bei einigen Anbietern war offensichtlich, dass ihre Technologie in der Vergangenheit stecken geblieben war“, sagt Sabrina. „Sie hatten Schwierigkeiten mit unseren BOMs und ihre Oberflächen wirkten, als würden sie uns verlangsamen.“

Luminovo fühlte sich grundlegend anders an:

• Eine moderne und intuitive Benutzeroberfläche. 

• Schnelle Interpretation komplexer BOMs unterstützt durch KI.

• Eingebaute Teilealternativenvorschläge. 

• Automatisierte Lieferantentransparenz und Preisgestaltung.

„Für uns im Team war Tatsache, dass Luminovo bereits die Lieferanten-Integrationen und Workflows vorbereitet hatte, ein großer Pluspunkt“, sagt Sabrina. „Unser CEO erkannte sofort das Potenzial. Was uns überzeugte, war, dass Luminovo verstand, wie EMS-Angebote tatsächlich funktionieren und dass jeder, auch Menschen ohne Elektronik-Hintergrund, damit arbeiten können.“

30 % weniger aktive Angebotszeit, mehr Raum für komplexe Arbeiten

Ein Jahr nach der Inbetriebnahme war die Auswirkung klar messbar. Die aktive Zeit für Angebote sank um etwa 30 %, und viele Standard-Projekte, die früher einen ganzen Tag in Anspruch nahmen, passen jetzt in einen halben Tag. Dies schuf Kapazitäten für komplexe oder strategische Arbeiten, ohne die Teamgröße zu erhöhen.

„Wir legen immer noch auf jedes Detail Wert“, sagt Sabrina. „Aber Luminovo entfernt die sich wiederholenden Aufgaben, sodass wir uns auf das konzentrieren können, was wirklich zählt, und bessere Entscheidungen treffen können.“

Auch die Qualität der Entscheidungen verbesserte sich. Mit den gesamten Landungskosten und Preisuntergrenzen auf einen Blick sichtbar kann Nordes EMS nun kostengünstige Optionen erkennen, die zuvor unbemerkt blieben. Manchmal bedeutet dies, etwas höhere Mengen zu kaufen, andere Male das Volumen zu einem anderen Distributor zu verlagern.

„In einigen Fällen ist genau diese Transparenz das, was uns hilft, ein Projekt zu gewinnen. Früher konnten wir einfach nicht so tief suchen.“
— Sabrina Sliusarska, Einkauf- & Preisgestaltungs-Spezialistin bei Nordes EMS

Für dringende Anfragen ist die Verbesserung noch sichtbarer: Nordes EMS kann nun innerhalb von Stunden reagieren, anstatt in der Warteschlange hinter größeren Aufträgen zu stehen, was sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die Wettbewerbsfähigkeit stärkt.

Kunden- und Lieferantenbeziehungen: Gestärktes Vertrauen auf beiden Seiten

Die verbesserte interne Effizienz übersetzte sich schnell in einen externen Wert. Bestehende Kunden schätzen schnellere Reaktionen und konsistente Logik. Neue Kunden erleben Nordes EMS als Partner, der schnell handelt, ohne Sorgfalt oder Präzision zu kompromittieren.

„Unser Vertrieb erhielt das Feedback, dass unsere Kunden es schätzen, dass wir jetzt schneller und präziser reagieren.“ — Sabrina Sliusarska, Einkauf- und Preisgestaltungs-Spezialistin bei Nordes EMS

Auch Lieferanten profitieren. Mit höherer Transparenz und besseren Daten kann Nordes EMS die Nachfrage zu Distributoren lenken, die schnell reagieren und automatisierte Workflows unterstützen.

„Im Laufe der Zeit neigen wir natürlich dazu, uns zu Lieferanten zu entwickeln, die schnell reagieren und unsere Prozesse unterstützen,“ erklärt Sabrina. 

Eine Partnerschaft, die mit Nordes EMS wächst

Ein Aspekt sticht über die KPIs hinaus: die Zusammenarbeit mit Luminovo als Innovationspartner.

„Es fühlt sich wie ein Gewinn für beide Seiten an“, sagt Sabrina. „Wir teilen viel Feedback und sehen, dass es ernst genommen wird. Wir spüren wirklich, dass das Tool zusammen mit Kunden wie uns entwickelt wird.“

Und die Reise ist noch nicht zu Ende. Nordes EMS führt derzeit ein neues ERP-System ein und plant, es tiefer mit Luminovo zu integrieren.

„Wir sehen die Zukunft in Luminovos Tool“, schließt Sabrina. „Die Roadmap ist spannend, die neuen Funktionen kommen kontinuierlich, und jeder Schritt macht unsere Arbeit effizienter. Wir freuen uns auf das, was als nächstes kommt.”