Digitale Beschleunigung im Einkauf: Jopp Electronics kalkuliert komplexe Projekte in Rekordzeit mit Luminovo

Ein Projekt mit einem Volumen von rund 40 Millionen Euro - vollständig kalkuliert, innerhalb einer Woche. 

„In dieser Geschwindigkeit wäre das ohne ein digitales Tool nicht möglich gewesen", sagt Christian Kaltenbronn, strategischer Einkäufer bei Jopp Electronics. 

Jopp Electronics ist E²MS-Dienstleister im Bereich Low-and-Mid-Volume/High-Mix und fertigt für Kunden aus verschiedenen Branchen, darunter Industrie- und Medizintechnik sowie Automotive, ebenso wie für die eigene Muttergesellschaft, die Jopp-Gruppe. 65 Mitarbeiter, hohe Kundenansprüche und seit der Einführung von Luminovo in 2025 ein Procurement-Prozess, der damit Schritt hält.

Ausgangssituation: Solide Prozesse aber begrenzte Skalierbarkeit

Jopp Electronics stand nicht vor grundlegenden Problemen, als Luminovo ins Spiel kam. Der Einkauf funktionierte, Angebote wurden erstellt und Kunden zuverlässig bedient. Ein genauer Blick auf die Prozesse zeigte jedoch Optimierungspotenzial.

Vor der Einführung von Luminovo lief die gesamte Anfrage- und Vorkalkulationsarbeit manuell: Excel-Listen auf Einzelpositionsebene, Anfragen per E-Mail, Rückläufe händisch eingetragen. Enthielten mehrere Baugruppen eines Kunden gemeinsame Bauteile, mussten verschiedene Dateien mühsam zusammengeführt werden. Zwischen Anfrageeingang und fertigem Angebot lagen im Schnitt zwei bis vier Wochen.

„Wir hatten kein Hilfsmittel, aus dem heraus wir die Anfragen verteilen konnten. Man hat alles auf Excel-Basis aufbereitet, einzelne Mails verfasst, die Vergleichsangebote händisch eingepflegt – das hat natürlich Zeit gekostet", erinnert sich Selina Schmidt, Teamleiterin Projektmanagement und Key Account bei Jopp Electronics.

Das war nicht nur ein Effizienzproblem. Es war auch ein Kapazitätsproblem: Wer für eine Kalkulation zwei bis vier Wochen braucht, kann nicht gleichzeitig fünf Projekte bearbeiten.

Die Lösung: Vom ersten BOM-Upload bis zum fertigen Angebot, alles in einem Tool

Jopp Electronics hat den Anspruch, nicht nur in der Fertigung, sondern auch in den eigenen Prozessen auf dem Stand der Zeit zu sein. Die Idee, den Einkauf digital zu unterstützen, stand schon länger im Raum – mit einem anderen Tool. Nach einer erneuten Marktevaluation fiel die Entscheidung auf Luminovo: als SaaS-Plattform schnell ausgerollt, ohne lokale Installation, und mit einer Benutzeroberfläche, die alle relevanten Fachbereiche über einfache Zugangsvergabe einbinden kann. Was letztlich überzeugte, war die Kombination: ein durchdachtes Tool, ein schneller Rollout und ein Anbieter, der die Anforderungen der Branche kennt.

Heute ist Luminovo das zentrale Procurement-Tool von Jopp Electronics. Wenn eine Anfrage eingeht, legt das Team sie direkt in Luminovo an. Noch vor dem internen Kick-off lässt sich über die integrierten Online-Abfragen eine erste Kostenschätzung generieren: Wie hoch ist das Materialvolumen der Stückliste? Ist das Projekt wirtschaftlich? Fragen, die früher erst nach Wochen beantwortet werden konnten, haben heute schon zu Beginn eine datenbasierte Grundlage, früh genug für eine fundierte Entscheidung, wie ein Projekt angegangen wird.

Der strategische Einkauf platziert seine Angebotsanfragen auf Basis dieser Vorarbeit gezielt: Luminovo zeigt, welche Bauteile die größten Preistreiber sind, welche am Markt schwer verfügbar sind und wo es sinnvoll ist, Herstellerquotes einzuholen. Anfragen an Lieferanten gehen über das integrierte Anfragemanagement raus – vollständig, strukturiert, auf Bauteilebene. Rückmeldungen kommen auf gleichem Weg zurück und fließen direkt in die Kalkulation ein.

„Die plattformübergreifende Zusammenarbeit und die Einbindung aller Fachabteilungen ermöglichen fachbereichsübergreifend sehr deutliche Effizienzgewinne. Und wir sind jetzt in der Lage, statt eines Projekts im Monat gleichzeitig vier bis fünf zu bearbeiten." - Christian Kaltenbronn, Strategischer Einkauf, Jopp Electronics GmbH

Besonders wirksam bei komplexen Kundenanfragen: Wenn mehrere Baugruppen eines Projekts die gleichen Bauteile enthalten, erkennt Luminovo die Überschneidungen automatisch. Das Gesamtvolumen über alle Baugruppen hinweg ist auf einen Blick sichtbar – ohne Excel-Akrobatik, ohne das Risiko manueller Fehler.

Was Jopps Kunden jetzt anders erleben

Die Veränderung, die Jopp Electronics intern erlebt, kommt bei seinen Kunden an. Die Jopp-Muttergesellschaft, die einen hohen Anteil des Umsatzes ausmacht und aktiv in den Luminovo-Prozess eingebunden ist, bekommt heute Rückmeldungen, die früher Wochen dauerten, oft innerhalb von zwei bis drei Tagen, auch für komplexere Baugruppen.

Für externe Kunden ist die Verbesserung subtiler, aber nicht weniger spürbar. Was besonders positiv aufgenommen wird: Jopp Electronics kann jetzt verlässliche Aussagen zu Lifecycle-Status und Compliance machen. Sind die Bauteile noch im Herstellerprogramm? Sind sie REACH-konform? Diese Informationen fließen heute fest in den Prozess ein. Wenn Alternativen gesucht werden, lassen sie sich per Export direkt dem Kunden bereitstellen.

„Unsere Kunden merken, dass wir viel mehr Service einbringen können. Und die wahrgenommene Professionalität hat sich weiter erhöht." - Selina Schmidt, Teamleiterin Projektmanagement & Key Account, Jopp Electronics GmbH

Das schlägt sich auch in konkreten Zahlen nieder. Die Durchlaufzeit für Angebote hat sich in der Einschätzung des Teams etwa halbiert.

Ausblick: Wenn Sourcing und Risikoabsicherung zusammenwachsen 

Die Prozesse laufen. Jetzt geht es um weitere Prozesstiefe. Jopp Electronics plant, Luminovo über eine SAP-Schnittstelle noch enger mit den unternehmensweiten Prozessen zu verknüpfen, um Datenwege weiter zu verkürzen und manuelle Übergaben zu reduzieren. Parallel dazu befindet sich das Risk (SCRM) Modul in der Vorbereitung: Ziel ist eine laufende Überwachung auf Bauteilebene, die Risiken sichtbar macht, bevor sie zum Problem werden, für Jopp Electronics und für seine Kunden.