Success stories
Schnellere Angebote – Wie Ihlemann Anfragen von mehreren Wochen auf wenige Tage verkürzt
Die Ihlemann GmbH ist ein führender EMS-Dienstleister mit rund 230 Mitarbeitenden aus Deutschland. Hohe Qualität, saubere Daten und eine enge Abstimmung mit Kunden prägen die Unternehmenskultur seit vielen Jahren. Doch die Anforderungen im Markt haben sich verändert. Geschwindigkeit ist heute oft ein entscheidender Faktor, insbesondere bei neuen Projekten, in denen Kunden möglichst schnell wissen wollen, wo sie preislich und zeitlich stehen.
„Heutzutage wird erwartet, dass alles extrem schnell geht. Das ist diese Amazon-Mentalität: Man klickt etwas an und erwartet die Lieferung am nächsten Tag.“ — Oliver Becker, Einkauf, Ihlemann GmbH
Bewährte Prozesse, steigender Zeitdruck
Die bewährten Prozesse bei Ihlemann waren auf maximale Präzision ausgelegt, was eine Angebotsbearbeitung von drei bis sechs Wochen zur Folge hatte. Aufgrund mangelnder digitaler Hilfsmittel waren viele Arbeitsschritte mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Daten wurden in Excel importiert. Die relevanten Komponenten wurden per E-Mail bei den Lieferanten angefragt und die eingehenden Antworten manuell konsolidiert, um ein finales Angebot an den Kunden senden zu können.
„Allein die Anlage eines Bauteils war mit Recherche verbunden. Technische Parameter, Material Compliance, alles musste übertragen werden.“ - Joachim Miosga, Head of Technical Service, Ihlemann GmbH
„Das war viel Handarbeit und durch die manuellen Tätigkeiten natürlich fehleranfällig.“ - Oliver Becker, Einkauf, Ihlemann GmbH
Digitalisierung als strategischer Hebel für Schnelligkeit
Ihlemann erkannte, dass eine Digitalisierung notwendig war, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit der Einführung von Luminovo wurden drei Kernziele verfolgt:
Durchlaufzeiten verkürzen: von Wochen auf wenige Tage.
Arbeitsschritte automatisieren: insbesondere bei der Stücklisten-Bearbeitung und Lieferantenanfragen.
Fokus auf strategische Aufgaben: Zeitintensive, wiederkehrende Standardaufgaben sollten entfallen.
Die Lösung sollte vor allem bei neuen Interessenten eingesetzt werden, um schnell eine fundierte Preis- und Zeitindikation zu geben.
Der neue Ansatz: Geschwindigkeit, wo sie den größten Unterschied macht
Mit Luminovo’s Configure-Price-Quote hat Ihlemann den Angebotsprozess für neue Interessenten bewusst verschlankt. Anstatt alle Details im Vorfeld zu klären, konzentriert sich das Team nun auf effiziente Preisschätzung.
„Aktuell nutzen wir Luminovo nicht, um ein perfektes Angebot zu erstellen, sondern um Kunden eine schnelle Entscheidungsgrundlage hinsichtlich Preis und Zeit zu bieten. Es geht darum, einen raschen Überblick für Schnellschüsse zu ermöglichen, bei denen Details zunächst zweitrangig sind.“ - Joachim Miosga, Head of Technical Service, Ihlemann GmbH
Kern des neuen Prozesses:
Keine vollständige Stammdatenanlage für reine Angebotsanfragen
Übernacht-Artikelstamm-Abgleich zwischen ERP und Luminovo für automatisches Matching und schnellere Artikelübersicht
Filterfunktionen und einfache Übersichten zur Fokussierung auf kritische Bauteile
Automatische API-Preisabfragen bei allen relevanten Lieferanten
Auch wenn der Einsatz von Luminovo den gesamten Erstellungsprozess von Angeboten erheblich beschleunigt, bleibt die endgültige Geschwindigkeit der Angebotserstellung von zwei entscheidenden Faktoren abhängig, die außerhalb der direkten Kontrolle der Software liegen.
Die Qualität der Kundenunterlagen: Insbesondere die Vollständigkeit und Genauigkeit der bereitgestellten Stückliste ist von größter Bedeutung. Nur wenn die Daten von Beginn an keine Fragen offen lassen, können wir schnell und präzise kalkulieren. Denn Rückfragen kosten Zeit.
Die Reaktionsgeschwindigkeit des Kunden: Verzögerte Rückmeldungen führen automatisch zu längeren Angebotszeiten. Daher legen wir großen Wert auf eine enge und schnelle Kommunikation mit unseren Kunden. Auch hierbei unterstützt uns Luminovo, die eine raschere Klärung von offenen Punkten begünstigt.
- Joachim Miosga, Head of Technical Service, Ihlemann GmbH
Messbare Effekte und neue Transparenz
Die Umstellung brachte sofort spürbare Ergebnisse:
Die Angebotsdurchlaufzeit sank von 3 bis 4 Wochen auf 2–3 Tage.
Der Zeitaufwand im Einkauf reduzierte sich pro Anfrage um ca. 30 %.
Die Stücklisten-Bearbeitung mit Luminovos BOM-Management im technischen Dienst verkürzte sich von einem Tag auf ca. 1,5 Stunden.
Kostenersparnis durch mehr Zeit für strategische Beschaffung und gezielte Preisoptimierungen
Durch den automatisierten Abgleich mit dem ERP-System gewann Ihlemann ein neues Level an Transparenz. Bestände und regelmäßige Beschaffungen sind sofort sichtbar, und günstige Alternativen werden nicht mehr übersehen.
„Es kam schon häufiger vor, dass ein Distributor, an den ich ursprünglich gar nicht gedacht hatte, plötzlich den besten Preis anbot oder wir noch erhebliche Lagerbestände hatten. Dadurch konnten wir bereits mehrfach Materialkosten einsparen.“ - Oliver Becker, Einkauf, Ihlemann GmbH
Auch beim Einkauf hochpreisiger Spezialteile verschafft Luminovo mehr Spielraum. Standardteile werden in Sekunden abgearbeitet, sodass der Einkauf mehr Zeit für strategische Preisverhandlungen bei hochpreisigen oder kritischen Komponenten hat. Somit können Teile günstiger eingekauft werden, was zugunsten Ihlemanns Kunden geht.
Fazit: Wettbewerbsvorteil durch Schnelligkeit und Fokus
Ihlemann hat bewiesen, dass Schnelligkeit und Qualität sich nicht ausschließen müssen. Dank Luminovo kann das Unternehmen neuen Interessenten innerhalb weniger Tage ein fundiertes Angebot unterbreiten, ohne den hohen Qualitätsanspruch zu vernachlässigen. Gleichzeitig werden interne Ressourcen entlastet und gezielter eingesetzt. Dies sichert dem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in einem dynamischen Markt.
Joachim Miosga: „Mit Luminovo geben wir Kunden heute in zwei, drei Tagen ein Angebot und behalten trotzdem die Kontrolle über Qualität und Kosten.“
