Hekatron, ein deutscher Hersteller von Brandmeldesystemen, Sicherheits- und Zugangskontrollsystemen, vereint mit rund 1.000 Mitarbeitenden eigene Entwicklung und Produktion. Um die wachsende Nachfrage nach schnellen Funktionsmustern besser zu bedienen, wurde die "Speed Factory" ins Leben gerufen – eine agile Einheit mit dem Ziel, interne Fertigung von Funktionsmustern flexibel und zügig bereitzustellen.
Durch gezielte Prozessoptimierungen, gebündelte Verantwortlichkeiten und die Einführung von Luminovo konnte die Durchlaufzeit für Funktionsmuster signifikant auf nur noch 15 Tage reduziert werden.
“Wenn Entwickler schnell Muster zur Überprüfung benötigten, beispielsweise um ein neues Design zu testen, dauerte der Serienprozess oft zu lange. Daher haben wir viele Prozesse vereinfacht und unter anderem Luminovo als nützliches Werkzeug eingeführt. Schließlich haben wir es geschafft, die Zeit auf 15 Tage zu reduzieren.”
— Iven Henschel, Leiter der Speed Factory
Ein zentraler Hebel für diese Effizienzsteigerung der Speed Factory, war die Optimierung des Angebotsprozesses, der im Standard-Prozess durch viele manuelle Schritte geprägt ist. Anfragedaten werden hier oft per E-Mail vom Kunden übermittelt, in Excel bearbeitet und anschließend an Einkauf und Fertigung weitergeleitet. Die Kalkulation erfolgt separat, und Lieferantenanfragen werden häufig noch manuell gestellt – ein aufwendiger, aber bewährter Prozess, der dank Luminovo nun um etwa 70 % schneller abläuft.
„Der normale Angebotsprozess hat ein deutlich länger Durchlaufzeit als der neue Speed Factory Prozess.“
— Iven Henschel, Leiter der Speed Factory
Herausforderung: Abstimmungen statt Angebote - Die Grenzen des manuellen Setups
Vor der Einführung von Luminovo war der Angebotsprozess sehr manuell geprägt:
Die Vorprüfung der Stücklisten nahm je nach Umfang ein bis zwei Tage in Anspruch
Rückmeldungen von Lieferanten ließen teilweise ein bis zwei Wochen auf sich warten
Technische Bewertungen, Einkauf und Kalkulation liefen getrennt voneinander und wurden manuell zusammengeführt
“ Allein für die Datenaufbereitung war ich teilweise zwei Tage beschäftigt“
— Iven Henschel, Leiter der Speed Factory
Mit Luminovo Schritt für Schritt zum digitalen RfQ-Prozess
Anstatt ein eigenes IT-Projekt für die Speed Factory zu starten oder das Team personell zu erweitern, entschied sich Hekatron für Luminovo – als skalierbare und zukunftsfähige Lösung. Die Einführung von Luminovo erfolgte schrittweise.
Zunächst wurde Luminovo’s configure-price-quote eingesetzt, um die Bearbeitung von Materialanfragen (RFQs) zu beschleunigen, wodurch sich die durchschnittliche Durchlaufzeit auf 24 Stunden verkürzte
Das EMS-Vertriebsteam nutzt Luminovo, um externe Kundenanfragen strukturiert intern weiterzugeben.
Mit der Gründung der Speed Factory wurde das Customer Collaboration Portal eingeführt: Für Funktionsmuster laden Entwickler:innen Stücklisten direkt hoch, Luminovo prüft automatisch, Rückfragen und technische Klärungen erfolgen direkt im Portal oder über Teams – die Datenaufbereitung verkürzte sich dadurch auf etwa vier Stunden.
"Unsere Kunden schätzen den direkten Zugang über das Kundenportal. Kein Umweg über Vorgesetzte, keine Verzögerung. Sie haben einen direkten Teams-Kontakt mit mir und einen schnellen und offenen Austausch."
— Iven Henschel, Leiter der Speed Factory
Anfragen für die Speed-Factory gelangen heute strukturiert und vollständig geprüft direkt ins System, der manuelle Aufwand in Einkauf und Technik wurde deutlich reduziert und das gesamte Team kann schneller reagieren.
„Dank Luminovo konnten wir auf zusätzliche personelle Ressourcen für unsere neue Speed Factory verzichten und gleichzeitig den Einkaufsprozess verschlanken. Auch der Teileanlageprozess läuft jetzt deutlich effizienter.“
— Iven Henschel, Leiter der Speed Factory
Ausblick: Weitere Potenziale nutzen
Hekatron plant, Luminovo künftig noch stärker in bestehende Abläufe zu integrieren. Ein nächster Schritt könnte der verstärkte Einsatz des Tools zur internen Kalkulation von Fertigungszeiten sein – ein Bereich, der aktuell noch manuell durch die Fertigungstechnik durchgeführt wird. Iven Henschel nutzt Luminovo hierfür bereits erfolgreich im Tagesgeschäft der Speed-Factory.
Auch im EMS-Geschäft und im strategischen Einkauf sieht Hekatron weiteres Potenzial für den Einsatz von Luminovo. Parallel wird die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform – insbesondere im Hinblick auf KI-gestützte Funktionen – mit großem Interesse verfolgt.
„Ich bin gespannt, welche neuen Möglichkeiten sich durch den Einsatz von KI in Luminovo künftig noch eröffnen. Die letzten Verbesserungen kamen sehr gut an – ich freue mich auf die nächsten Schritte und die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben.“
— Iven Henschel, Leiter der Speed Factory
