Warum moderne RfQ-Software das richtige Werkzeug ist, um Ihr Geschäftsergebnis zu sichern

Seit Beginn der Covid-Pandemie ist die Elektronikindustrie stark von Störungen in der Lieferkette betroffen. Während sich die Chip-Krise bald bessern wird, sorgen die globale geopolitische Lage und die drohende wirtschaftliche Rezession für eine große Unsicherheit auf der Nachfrageseite.

Kein Wunder, dass sich viele Unternehmen derzeit auf Ausgabenkürzungen konzentrieren. Wir glauben jedoch, dass es jetzt mehr denn je an der Zeit ist, in moderne Request-for-Quotation (RfQ)-Software zu investieren. Lesen Sie weiter, um zu verstehen warum.

Moderne RfQ-Software

Für jeden Hersteller von Sonderanfertigungen ist der RfQ-Prozess einer der wichtigsten Geschäftsprozesse. Einkauf, Fertigung und Logistik können wie ein Schweizer Uhrwerk arbeiten, aber wenn wir den Kunden nicht mit einem schnellen, hochwertigen Angebot überzeugen können, machen wir keinen Umsatz. Nichts geht über einen guten ersten Eindruck.

Für Elektronikfertigungsdienste (EMS) ist der RfQ-Prozess sogar noch aufwändiger, da der Großteil der Materialbeschaffung auf Projektebene erfolgt. Da das Material oft mehr als 70 % der Kosten einer elektronischen Baugruppe ausmacht, ist eine "überstürzte" Materialbeschaffung in der RfQ-Phase der schnellste Weg zu unrentablen Projekten.

Daher sind wir der Meinung, dass eine moderne RfQ-Software Folgendes kombinieren sollte:

• End-to-End-Funktionen - von der Bearbeitung der Stückliste (Stückliste) bis zur Erstellung des endgültigen Angebots in einem einzigen Tool;

• Intuitive Benutzerführung - jeder in der Organisation, ob Experte oder Neuling, kann sich am Prozess beteiligen und neue Mitarbeiter im Handumdrehen einarbeiten;

• Einkauf engine - Verbindung zu Distributoren und Herstellern von elektronischen und mechanischen Teilen mit automatischen Schnittstellen(APIs) oder Portalen, um Preise und Verfügbarkeiten zu liefern;

• Design-Intelligenz - Erstellung eines digitalen Zwillings des herzustellenden Produkts, der es leicht macht, Fehler und Risiken frühzeitig zu erkennen sowie Änderungen und Alternativen vorzuschlagen;

• Fertigung Analyse - Aufdeckung von Risiken, die bei der Herstellung der Leiterplatte oder der Baugruppe bestehen;

• Kollaborationsebene - verbindet die Beteiligten im Unternehmen und dient als Austauschschnittstelle mit Kunden und Lieferanten, um die Geschwindigkeit der Interaktion zu erhöhen und die Fehlerwahrscheinlichkeit manueller E-Mail-Prozesse zu verringern;

• Flexible Integrationen - die Software wird zur "Drehscheibe" für alle Daten vom Lager (z.B. ERP = Enterprise Resource Planning) bis zur Produktion (z.B. MES = Fertigung Execution System) und ermöglicht so eine bessere Entscheidungsfindung, wenn es wirklich darauf ankommt.

Die Auswirkungen eines modernen RfQ-Prozesses

In enger Zusammenarbeit mit unseren mehr als 60 Kunden von EMS haben wir fünf Vorteile ermittelt, die sich für deren Unternehmen aus der Einführung einer modernen RfQ-Software ergeben:

1️. Sparen Sie Zeit für Spezialisten

Durch die Automatisierung vieler manueller Arbeitsschritte und die Vermeidung von Nacharbeit kann der Arbeitsaufwand für Fachkräfte erheblich reduziert werden. Dies reicht von bis zu 90 % weniger Arbeitsaufwand für die Prüfung von Stücklisten oder die Suche nach Preisen in mehreren Webshops.

2️. Schnellere Durchlaufzeit

Durch die Nutzung der Beschaffungsmaschine können einige Engpässe, wie das Warten auf manuelle Angebote von Lieferanten, umgangen werden. Außerdem wird die interne Koordination zum Kinderspiel, da alle Beteiligten auf eine einzige Quelle der Wahrheit zugreifen können. Infolgedessen sind die Durchlaufzeiten für RfQs deutlich kürzer als bei der Konkurrenz.

3️. Sparen Sie Materialkosten

Jedes manuelle Angebot, das jemals eingegangen ist, wird in einer zentralen Datenbank gespeichert, zusammen mit aktuellen Daten aus verschiedenen APIs. Durch die Aggregation von Stücklisten und die Optimierung von Preisunterschieden findet das System immer den optimalen Lieferanten.

4️. Vermeiden Sie unrentable Projekte

Eine korrekte Schätzung der Herstellungskosten ist unerlässlich, um das Unternehmen vor kostspieligen Fehlkalkulationen zu bewahren. Mit einer genauen Kostenschätzung und einer transparenten Kosten-Plus-Kalkulation lassen sich unrentable Projekte leicht erkennen.

5️. Aufpreis

Ein zusätzlicher Bonus ist, dass EMS durch den Einsatz moderner RfQ-Software seinen Kunden besondere Dienstleistungen in Rechnung stellen kann, z. B. Stücklisten-Risiko- und Compliance-Analysen, Zugang zum Kundenportal oder Herstellbarkeitsprüfungen. Wem würde das nicht gefallen?!

Was dies für ein Unternehmen EMS bedeutet

Erhöhung der Einnahmen

Die meisten Unternehmen ( EMS ) können nur 60 % der eingehenden RfQs mit der erforderlichen Genauigkeit beantworten, während die Maschinen nur zu 70 % ausgelastet sind, so dass Spielraum für eine Produktionssteigerung ohne Erhöhung der Fixkosten bleibt.

Konkret bedeutet die Einführung einer modernen RfQ-Software, dass:

• Dank der Verringerung des manuellen Aufwands (1️) können die Unternehmen endlich ihre Ressourcen effektiv nutzen und alle eingehenden Anfragen beantworten oder aktiv nach neuen Möglichkeiten suchen.

• Die Weitergabe eines Teils der Materialkosteneinsparungen (3️) an den Kunden kann ein Angebot noch attraktiver machen. 

• Durch die schnelleren Durchlaufzeiten (2️) treffen die Angebote immer früher beim Kunden ein, so dass die Trefferquote deutlich steigt. 

• Außerdem können die Unternehmen durch zusätzliche Gebühren (5️) den Kuchen weiter vergrößern.

Beispiel: Eine Erhöhung der Trefferquote von 10 % auf 15 % und der Angebote von 50 auf 70 führt zu einem Anstieg der Aufträge von 5 auf mehr als 10, wodurch die freien Kapazitäten leicht gefüllt werden und Raum für weitere Investitionen bleibt.

Kosten reduzieren

Sehen wir uns nun an, wie der Einsatz moderner RfQ-Software zur Kostensenkung beiträgt:

• Materialkosteneinsparungen (3️) sind für jedes einzelne Projekt greifbar und können in vollem Umfang an die EMS weitergegeben oder teilweise mit den Kunden geteilt werden. 

• Wir können die Kosten weiter senken, indem wir die rentabelsten Projekte auswählen (wenn wir die volle Auslastung erreicht haben) oder zumindest unrentable Projekte vermeiden (4️). 

• Darüber hinaus können wir den Fachkräftemangel bekämpfen, indem wir Berufsanfänger auf den neuesten Stand bringen und sie mit Software-Superkompetenzen ausstatten (1).

Beispiel: Eine Einsparung von 5 % bei den Materialkosten, die 70 % der Kosten eines Elektronikprodukts ausmachen, bei dem wir nur eine Gewinnspanne von 5 % haben, bedeutet eine Erhöhung der Gewinnspanne um 66,5 %.

Vorher: 10.000 € Umsatz → 9.500 € Kosten → 6.650 € Materialkosten → 500 € Gewinn.
Nachher: 10.000 € Umsatz → 332,5 € (5 % von 6.650) Einsparungen bei den Materialkosten → 832,5 € Gewinn → +66,5 %.

Rentabilität ist Trumpf

In schwierigen Zeiten sind alle Augen auf die Rentabilität gerichtet. Ein gestraffter RfQ-Prozess ist DAS Tor zu einem profitableren EMS Geschäft.
Mit durchschnittlichen Gewinnspannen von 5-10 % können die oben genannten Effekte den Gewinn eines EMS um 100 % steigern.

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