Pensare in anticipo negli acquisti: come Grossenbacher Systeme AG ridisegna la gestione dei fornitori con Luminovo

Un cliente chiede un attestato di qualificazione. Un certificato scade senza che nessuno se ne accorga. Una settimana di audit assorbe per giorni il team acquisti. Per la maggior parte delle aziende EMS questo è il costo silenzioso della crescita: più documentazione di conformità, più normative, più obblighi di rendicontazione, tutto in aggiunta al lavoro quotidiano.

Grossenbacher Systeme AG è un partner EMS con oltre 400 fornitori attivi su tre sedi in Germania, Svizzera e Repubblica Ceca. Invece di inseguire il cambiamento, l’azienda ha scelto di anticiparlo. Insieme a Luminovo, Grossenbacher sta costruendo un approccio alla gestione dei fornitori che sta al passo con ciò che clienti, auditor e autorità si aspettano oggi.

“Con il nostro approccio precedente ci siamo trovati bene. Ma la trasparenza e la prontezza agli audit che stiamo costruendo ora sono di un altro livello.” Daniel Bischofberger, responsabile acquisti, Grossenbacher Systeme AG

Processi solidi e un occhio a ciò che verrà

Quattro persone negli acquisti. Tre sedi. Oltre 400 fornitori attivi. La gestione dei fornitori in Grossenbacher funzionava in modo lineare: dati estratti da SAP, preparati in Excel, valutazione annuale dei fornitori chiusa come richiede la certificazione ISO. Rapporti stabili, nessuna lacuna grave. Ciò che è cambiato non era il processo interno, ma tutto quello che c’era fuori.

I clienti ormai si aspettano registrazioni di conformità complete. Le nuove normative vanno trasferite ai sub-fornitori. Certificati, contratti e documenti di qualificazione continuano ad accumularsi. “Ciò che dobbiamo fornire e confermare a clienti e auditor è cresciuto molto”, dice Daniel Bischofberger. “Va gestito in modo strutturato, non con e-mail ed Excel.”

Il vecchio approccio funzionava, ma aveva un costo. La valutazione annuale dei fornitori richiedeva circa una settimana, tra richieste di dati interne, solleciti ai fornitori e consolidamento manuale. L’onboarding si basava su modelli PDF inviati per e-mail, con aggiornamenti di stato solo su richiesta. Con questi strumenti era difficile costruire uno sviluppo proattivo dei fornitori, cioè qualcosa di più che reagire a un problema di qualità. “Non avevamo uno strumento per farlo”, dice Daniel Bischofberger, “e quindi non avevamo la capacità di andare a fondo in modo strategico.”

La decisione: sviluppo congiunto invece di compromessi

Grossenbacher usa già ogni giorno lo strumento di preparazione dei preventivi di Luminovo. “Il volume delle nostre richieste è cresciuto tanto che senza lo strumento non riusciremmo più a gestirlo”, dice Daniel Bischofberger. Per lui approvvigionamento e SRM sono sempre stati legati. La decisione è arrivata in fretta: gestire entrambi in un unico posto.

Il mercato non aveva mai offerto una soluzione adatta. “Sapevamo di dover recuperare, ma non riuscivamo a decidere per una soluzione. Non ne abbiamo mai trovata una che funzionasse al 100%.” Lo sviluppo congiunto con Luminovo ha aperto un’altra strada: uno strumento pensato fin dal primo giorno per come funziona davvero l’approvvigionamento di componenti elettronici.

Ciò che ha colpito Daniel Bischofberger è stata la rapidità della collaborazione. “Noto un problema, scrivo nella nostra chat condivisa e in mezza giornata ricevo una risposta o la correzione stessa. Non l’avevo mai visto nei precedenti progetti software.” I team lavorano insieme dallo scorso gennaio.

“Lavorare con Luminovo è a un livello che non avevo mai sperimentato. Orientamento alla soluzione, rapidità, andare avanti.” Daniel Bischofberger, responsabile acquisti, Grossenbacher Systeme AG

Cosa sta cambiando

Cosa ottengono clienti e fornitori

Il cambiamento non si ferma alla scrivania degli acquisti di Grossenbacher. I clienti ottengono più certezza. Qualifiche, contratti e documenti di conformità sono disponibili in qualsiasi momento, senza bisogno di preparazione. Chi sceglie Grossenbacher come partner vede a colpo d’occhio che la catena di fornitura è sotto controllo.

I fornitori trovano meno attriti. I certificati vengono richiesti in automatico. L’onboarding è digitale. Lo scambio manuale di e-mail scompare. “I sistemi dialogano tra loro e le persone possono concentrarsi su ciò che conta”, dice Daniel Bischofberger. Vale per entrambe le parti del rapporto.

Più tempo per ciò che conta davvero

L’obiettivo è una gestione dei fornitori continua, non una volta l’anno. Valutazioni on demand. Onboarding digitale. Qualifiche e stato dei contratti visibili a chiunque ne abbia bisogno.

In futuro i collaboratori di tutta Grossenbacher verificheranno da soli quali fornitori sono qualificati per quali applicazioni e a che punto sono i contratti. Gli acquisti recuperano lo spazio di cui hanno bisogno per il lavoro strategico.

“Il mio obiettivo è che tutto ciò che va fatto ma che nessuno ama fare funzioni nel modo più automatico possibile. Così i buyer possono concentrarsi su ciò che conta davvero: costruire relazioni, sviluppare i fornitori, prendere decisioni.” Daniel Bischofberger, responsabile acquisti, Grossenbacher Systeme AG

Per Daniel Bischofberger non è più una questione strategica, ma una convinzione: “Uno strumento come questo smetterà presto di essere un elemento distintivo. Sarà dato per scontato. Siamo contenti di affrontarlo adesso.”

Uno sguardo al futuro: approvvigionamento e gestione dei fornitori come un unico sistema

La visione va oltre il modulo SRM. Preparazione dei preventivi e gestione dei fornitori sono collegate. Chi calcola un preventivo deve sapere quali fornitori sono qualificati per quali requisiti.

“Bisogna poter passare direttamente dal preventivo al profilo del fornitore, controllare i certificati, rivedere le qualifiche”, dice Daniel Bischofberger. “I sistemi che non dialogano tra loro fanno perdere un tempo che nessuno ha.”

A più lungo termine Grossenbacher vuole portare nello stesso quadro anche l’ERP, così che i dati degli acquisti da tutti i sistemi confluiscano in un unico posto. Le basi sono in costruzione ora.

“È impressionante ciò che abbiamo costruito insieme in poco tempo. Non vedo l’ora di vedere dove ci porterà.” Daniel Bischofberger, responsabile acquisti, Grossenbacher Systeme AG