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Un cliente solicita un registro de cualificación. Un certificado caduca sin que nadie se dé cuenta. Una semana de auditoría absorbe durante días al equipo de compras. Para la mayoría de las empresas EMS, este es el coste silencioso del crecimiento: más documentación de cumplimiento, más normativa y más obligaciones de información, además del trabajo diario.
Grossenbacher Systeme AG es un socio EMS con más de 400 proveedores activos repartidos en tres sedes de Alemania, Suiza y la República Checa. En lugar de ir a remolque del cambio, la empresa decidió adelantarse. Junto con Luminovo, Grossenbacher está construyendo un enfoque de gestión de proveedores (SRM) que está a la altura de lo que hoy esperan clientes, auditores y reguladores.
«Nos ha ido bien con nuestro enfoque anterior. Pero la transparencia y la preparación para auditorías que estamos construyendo ahora están en otro nivel.» Daniel Bischofberger, responsable de compras, Grossenbacher Systeme AG
Procesos sólidos y la mirada puesta en lo que viene
Cuatro personas en compras. Tres sedes. Más de 400 proveedores activos. La gestión de proveedores en Grossenbacher funcionaba sin problemas: datos extraídos de SAP, preparados en Excel y la evaluación anual de proveedores cerrada como exige la certificación ISO. Relaciones estables, sin grandes carencias. Lo que cambió no fue el proceso interno, sino todo lo que lo rodea.
Los clientes esperan ahora registros de cumplimiento completos. Las nuevas normativas hay que trasladarlas a los subproveedores. Los certificados, contratos y documentos de cualificación no dejan de acumularse. «Lo que tenemos que aportar y confirmar a clientes y auditores ha crecido enormemente», afirma Daniel Bischofberger. «Eso hay que gestionarlo de forma estructurada, no con correos y Excel».
El enfoque anterior funcionaba, pero tenía un coste. La evaluación anual de proveedores llevaba en torno a una semana, entre solicitudes internas de datos, seguimiento con proveedores y consolidación manual. La incorporación se hacía con plantillas en PDF enviadas por correo, y el estado solo se conocía previa solicitud. Con estas herramientas era difícil construir un desarrollo proactivo de proveedores, es decir, algo más que reaccionar ante un problema de calidad. «No teníamos una herramienta para ello», afirma Daniel Bischofberger, «así que no teníamos capacidad para profundizar a nivel estratégico».
La decisión: codesarrollo en lugar de concesiones
Grossenbacher ya utiliza a diario la herramienta de cotización de Luminovo. «Nuestro volumen de solicitudes ha crecido tanto que, sin la herramienta, ya no podríamos con él», afirma Daniel Bischofberger. En su opinión, el aprovisionamiento y el SRM siempre habían ido de la mano. La decisión llegó rápido: gestionar ambos en un mismo lugar.
El mercado nunca había ofrecido una solución adecuada. «Sabíamos que teníamos que ponernos al día, pero nunca nos decidíamos por una solución. Nunca encontramos ninguna que funcionara al 100 %.» El codesarrollo con Luminovo abrió otro camino: una herramienta concebida desde el primer día para cómo funcionan realmente las compras de componentes electrónicos.
Lo que más llamó la atención a Daniel Bischofberger fue la rapidez de la colaboración. «Detecto un problema, escribo en nuestro chat compartido y en medio día recibo una respuesta o la solución directamente. No lo había visto en proyectos de software anteriores.» Los equipos trabajan juntos desde enero.
«Trabajar con Luminovo está a un nivel que no había experimentado antes. Orientación a soluciones, rapidez y avance constante.» Daniel Bischofberger, responsable de compras, Grossenbacher Systeme AG
Qué está cambiando
| Aspecto | Punto de partida | Con Luminovo |
|---|---|---|
| Evaluación de proveedores | Una vez al año, en torno a una semana para consolidar los datos | Disponible a demanda, en cualquier momento del año |
| Preparación de datos | Exportación de SAP y consolidación manual en Excel | Todos los atributos, todos los proveedores, una sola vista |
| Incorporación | Plantillas en PDF por correo, archivadas manualmente | Digital, con aprobación automatizada |
| Transparencia | Estado disponible solo previa solicitud | Visible para todos los equipos implicados, en cualquier momento |
| Desarrollo de proveedores | Reactivo ante problemas de calidad | Objetivos de desarrollo definidos y con seguimiento |
| Sistemas | Datos de cotización y de proveedores en lugares distintos | Cotización y SRM en una sola plataforma |
Qué ganan los clientes y los proveedores
El cambio no se queda en el departamento de compras de Grossenbacher. Los clientes ganan certeza. Las cualificaciones, los contratos y los documentos de cumplimiento están disponibles en cualquier momento, sin necesidad de preparación. Quien elige a Grossenbacher como socio comprueba de un vistazo que la cadena de suministro está bajo control.
Los proveedores tienen menos fricción. Los certificados se solicitan automáticamente. La incorporación es digital. Se acabó el ir y venir manual de correos. «Los sistemas se hablan entre sí y las personas pueden centrarse en lo que importa», afirma Daniel Bischofberger. Eso vale para ambos lados de la relación.
Más tiempo para lo que de verdad importa
El objetivo es una gestión de proveedores que ocurra de forma continua, no una vez al año. Evaluaciones a demanda. Incorporación digital. Cualificaciones y estado de los contratos visibles para quien los necesite.
En el futuro, el personal de toda Grossenbacher comprobará por sí mismo qué proveedores están cualificados para qué aplicaciones y en qué punto están los contratos. Compras recupera el margen que necesita para el trabajo estratégico.
«Mi objetivo es que todo lo que hay que hacer, pero que a nadie le gusta hacer, se ejecute de la forma más automática posible. Así, los equipos de compras pueden centrarse en lo que de verdad importa: construir relaciones, desarrollar proveedores y tomar decisiones.» Daniel Bischofberger, responsable de compras, Grossenbacher Systeme AG
Para Daniel Bischofberger, esto ya no es una cuestión estratégica, sino una convicción: «Una herramienta como esta dejará de ser un factor diferencial muy pronto. Se dará por supuesta. Nos alegra abordarlo ahora».
Una mirada al futuro: aprovisionamiento y gestión de proveedores como un solo sistema
La visión va más allá del módulo de SRM. La cotización y la gestión de proveedores están conectadas. Quien calcula una cotización necesita saber qué proveedores están cualificados para cada requisito.
«Hay que poder saltar directamente de la cotización al perfil de un proveedor, comprobar certificados y revisar cualificaciones», afirma Daniel Bischofberger. «Los sistemas que no se hablan entre sí cuestan un tiempo que nadie tiene».
A más largo plazo, Grossenbacher quiere incorporar su ERP a este mismo esquema, de modo que los datos de compras de todos los sistemas fluyan a un único lugar. La base para ello se está sentando ahora.
«Impresiona lo que hemos construido juntos en poco tiempo. Tengo ganas de ver adónde nos lleva esto.» Daniel Bischofberger, responsable de compras, Grossenbacher Systeme AG
Conclusiones clave
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Evaluación de proveedores bajo demanda: Grossenbacher sustituyó un proceso anual de una semana, con exportaciones de SAP y consolidación en Excel, por evaluaciones bajo demanda, disponibles en cualquier época del año y no solo en temporada de auditorías.
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Más de 400 proveedores, 3 países, una plataforma: El equipo amplió la supervisión de proveedores en Alemania, Suiza y la República Checa al pasar de plantillas en PDF y correo electrónico a un SRM totalmente digital, con visibilidad compartida para compras, calidad, asuntos jurídicos y contabilidad.
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De reactivo a proactivo en el desarrollo de proveedores: En lugar de limitarse a responder a problemas de calidad, el equipo define y sigue ahora objetivos de desarrollo en toda su base de proveedores, y convierte así las compras de una función administrativa en una función estratégica.
