Des devis plus rapides : comment Ihlemann a ramené ses délais de RFQ de plusieurs semaines à quelques jours

Ihlemann GmbH, sous-traitant électronique (EMS) de premier plan avec 230 collaborateurs en Allemagne, s’est longtemps définie par son engagement en faveur de la haute qualité, de données propres et d’une forte collaboration avec ses clients. Mais avec l’évolution des attentes du marché, l’entreprise a dû relever un nouveau défi : la rapidité. Aujourd’hui, les clients, surtout pour les nouveaux projets, attendent une indication rapide de prix et de délais.

« Aujourd’hui, tout doit aller extrêmement vite. C’est cette mentalité Amazon : on clique sur quelque chose et on s’attend à être livré le lendemain. » – Oliver Becker, Achats, Ihlemann GmbH

Des processus éprouvés, mais sans les bons outils

Les processus éprouvés et rigoureux d’Ihlemann étaient une force, mais ils avaient un coût : un délai de remise des devis de trois à six semaines. Faute d’outils numériques, de nombreuses étapes étaient manuelles et chronophages. Les données étaient importées dans Excel. Les composants concernés étaient demandés aux fournisseurs par e-mail et les réponses reçues étaient consolidées à la main pour envoyer un devis final au client. Un processus qui avait encore une marge d’amélioration.

« Rien que pour créer un seul composant, il fallait des recherches approfondies. Paramètres techniques, conformité des matériaux : tout devait être saisi à la main. » – Joachim Miosga, Responsable du service technique, Ihlemann GmbH

« Il y avait beaucoup de travail manuel et, par nature, il était sujet aux erreurs. » – Oliver Becker, Achats, Ihlemann GmbH

La numérisation, catalyseur stratégique de la rapidité

Ihlemann a compris qu’une transformation numérique était indispensable pour rester compétitive. Elle a choisi Luminovo pour atteindre trois objectifs principaux :

• Réduire les délais : de plusieurs semaines à quelques jours seulement.

• Automatiser les workflows : en particulier le traitement des nomenclatures et les demandes aux fournisseurs.

• Se concentrer sur les tâches stratégiques : supprimer les tâches standard répétitives et chronophages.

La solution devait servir principalement pour les nouveaux prospects, afin de leur donner une indication de prix et de délais rapide et fiable, et de créer ainsi un avantage concurrentiel.

La nouvelle approche : libérer la rapidité là où elle compte

Avec la fonction configure-price-quote de Luminovo, Ihlemann a simplifié le processus de chiffrage pour les nouveaux prospects. Au lieu de clarifier chaque détail en amont, l’équipe se concentre désormais sur une estimation de prix efficace et fiable.

« Nous n’utilisons actuellement pas Luminovo pour établir un devis parfait, mais pour donner rapidement aux clients une base de décision sur le prix et les délais. Il s’agit de fournir une vue d’ensemble rapide pour des demandes express où les détails passent d’abord au second plan. » – Joachim Miosga, Responsable du service technique, Ihlemann GmbH

Le nouveau processus repose sur la rapidité et l’efficacité :

• Plus besoin de créer l’intégralité des données de base pour les premières demandes de devis.

• Synchronisation de nuit des données de base des composants entre leur ERP et Luminovo pour un rapprochement automatique.

• Filtres et vues d’ensemble simples pour se concentrer rapidement sur les composants critiques.

• Demandes de prix automatisées par API auprès de tous les fournisseurs clés.

Si Luminovo accélère considérablement l’établissement des offres, la remise finale du devis dépend de deux facteurs externes critiques sur lesquels le logiciel n’a pas d’influence directe.

1. La qualité des documents du client : l’exhaustivité et l’exactitude de la nomenclature sont déterminantes. Des calculs rapides et précis supposent des données sans ambiguïté dès le départ, car les questions entraînent des retards.

2. La réactivité du client : des retours tardifs allongent automatiquement les délais de chiffrage. Nous accordons donc une grande importance à une communication étroite et rapide avec nos clients. Luminovo nous y aide aussi, car il facilite la clarification plus rapide des questions ouvertes.

- Joachim Miosga, Responsable du service technique, Ihlemann GmbH

Des résultats immédiats et un nouveau niveau de transparence

Le changement a produit des résultats immédiats et tangibles :

• Le délai de remise des devis est passé de 3 à 4 semaines à 2 à 3 jours.

• Le temps consacré aux achats par demande a été réduit d’environ 30 %.

• Le temps de traitement des nomenclatures au service technique est passé d’une journée à environ 1,5 heure.

• Économies grâce à davantage de temps pour l’approvisionnement stratégique et l’optimisation ciblée des prix.

Grâce à la synchronisation automatique avec leur système ERP, Ihlemann bénéficie d’une transparence inédite. L’entreprise voit instantanément les niveaux de stock et les achats passés, ce qui évite de passer à côté d’alternatives avantageuses.

« Il est arrivé souvent qu’un distributeur auquel je n’avais pas pensé propose soudain le meilleur prix, ou que nous trouvions des stocks importants. Cela nous a déjà permis d’économiser plusieurs fois sur les coûts matières. » – Oliver Becker, Achats, Ihlemann GmbH

Pour les composants très chers ou spécialisés, Luminovo libère les équipes achats. Elles traitent les composants standard en quelques secondes et gagnent du temps pour des négociations de prix stratégiques sur les composants critiques. Les clients d’Ihlemann en bénéficient avec de meilleurs prix.

Conclusion : un avantage concurrentiel grâce à la rapidité et à la concentration

Ihlemann a prouvé que rapidité et qualité ne s’excluent pas. Grâce à Luminovo, l’entreprise peut remettre à ses nouveaux prospects un devis solide en quelques jours tout en maintenant ses exigences élevées de qualité. Dans le même temps, les ressources internes sont déchargées et employées plus utilement, ce qui procure un avantage concurrentiel décisif sur un marché dynamique.