Il calcolo dei preventivi di PCBA in Excel è lento e costoso

L’80% delle BOM dei clienti è difettoso. I dati mostrano quanto vi costa e perché i fogli di calcolo per i preventivi non possono risolverlo. 

Le aziende EMS riferiscono di continuo che l’80% delle BOM dei clienti contiene errori. Uno studio fondamentale di iNEMI (Arnold, Motorola) ha documentato l’impatto del problema:

• l’80% delle BOM ricevute è difettoso

• le BOM hanno in media 100 righe

• fino al 40% delle righe contiene errori

• per correggere ogni errore servono 10 minuti di lavoro del personale

Sono 5,3 ore di lavoro per preventivo. Ogni 8 preventivi, equivale a un dipendente a tempo pieno. Non è evidente perché questo tempo è distribuito tra funzioni diverse, tra cui gestione dei programmi, acquisti e progettazione. 

Studi recenti hanno documentato che i progettisti sprecano in media il 68% del loro tempo a cercare, configurare e ricreare componenti. Il 98% dei fornitori degli OEM ritiene necessari miglioramenti nella comunicazione. 

In questo articolo mostriamo perché i vostri flussi dei preventivi basati su Excel devono cambiare e che cosa fa il software di preventivazione per la produzione che i fogli di calcolo non possono fare.

Il preventivo è una catena di passaggi dipendenti

Un preventivo per PCBA attraversa sette fasi interdipendenti:

1. Acquisizione della BOM

2. Pulizia della BOM

3. RFQ ai fornitori e solleciti

4. Stima della manodopera

5. Consolidamento dei costi

6. Validazione interna e approvazioni

7. Pulizia post-aggiudicazione

Se una qualsiasi si inceppa, rallenta l’intera catena. Ecco come si presenta ciascuna nella pratica:

1. Acquisizione della BOM

I dati dei clienti arrivano in tutti i formati immaginabili e in vari tipi di file: file Excel, esportazioni CSV, PDF, a volte più file messi insieme. Una BOM può riportare un solo codice produttore per riga, un’altra può impilare più alternative su righe diverse, tutte legate allo stesso codice interno.

Anche all’interno di un singolo file la struttura varia: nomi di colonna diversi, campi mancanti, unità incoerenti, voci duplicate o convenzioni specifiche del cliente che hanno senso solo se le avete già viste.

Prima di poter calcolare qualsiasi prezzo, tutto questo va tradotto in una struttura uniforme con cui il processo di calcolo dei preventivi possa davvero lavorare. Finché non succede, nulla a valle può procedere in modo pulito.

1. Pulizia della BOM

È la fase che divora tempo, che tutti conoscono e pochi misurano. Si correggono i codici, si verificano i produttori, si eliminano i duplicati, si allineano i formati. Si completano i dati mancanti, si segnalano o si sostituiscono i componenti obsoleti, e così via. E tutto avviene per e-mail.

Qui sparisce gran parte del tempo nascosto di progettazione e acquisti, una riga alla volta.

(…) abbiamo calcolato i prezzi dei materiali in uno strumento e poi li abbiamo trasferiti a mano in Excel. I dati della preparazione del lavoro passavano agli acquisti via e-mail; era tutto molto complesso.

— Mario Rehbehn, responsabile del team vendite, Prototype Service, BMK

Mario ha finito per chiamarlo “ping-pong di e-mail”: il continuo andirivieni tra preparazione del lavoro, acquisti e clienti prima che automatizzassero il flusso di lavoro.

1. RFQ ai fornitori e solleciti

Qui la complessità esplode.

Un codice interno può corrispondere a più codici produttore. Ciascuno di questi codici produttore può avere più distributori autorizzati. All’improvviso una singola riga della BOM diventa diverse RFQ ai fornitori.

Moltiplicate tutto per un’intera BOM e vi trovate di fronte a centinaia di preventivi di componenti.

I buyer inviano richieste, aspettano risposte, rincorrono i preventivi mancanti e riconciliano informazioni in conflitto tra tutte queste opzioni. Poi tutto va riaggregato in un’unica vista confrontabile.

Questa parte del processo è quasi sempre manuale. I preventivi dei fornitori tornano in e-mail, fogli di calcolo, PDF. Qualcuno deve estrarre i dati rilevanti, associarli alle righe corrette e reinserirli nel foglio di calcolo dei preventivi.

È in questo reinserimento che si insinuano gli errori, le versioni divergono e il tempo scompare. L’e-mail diventa il sistema. I tempi di risposta determinano il tempo di ciclo più di qualsiasi altra cosa.

Prima si scrivevano e-mail e si telefonava. Questo ci ha fatto capire che serviva un supporto software per migliorare i nostri processi e, allo stesso tempo, alzare il livello di affidabilità e trasparenza dei processi.

— Christian Gerland, responsabile acquisti, TQ Group

1. Stima della manodopera (SMT, THT, test)

Esistono vari modi di gestirla, ma un approccio comune è stimare la manodopera in base al package dei componenti. Ogni tipo di package, 0402, QFN, BGA, connettore, viene associato a un tempo previsto di montaggio o lavorazione. Si sommano le quantità, si fanno alcune ipotesi e si ottiene una stima approssimativa del tempo di ciclo.

Ma funziona solo se i dati sul package sono disponibili e corretti. Se mancano, qualcuno deve trovarli. Si aprono i datasheet. I componenti vengono classificati a mano. In alcuni casi i progettisti fanno valutazioni discrezionali solo per colmare le lacune e far avanzare la stima della manodopera.

Anche quando i dati ci sono, questi modelli sono semplificati. Raramente tengono conto di complessità della scheda, pannellizzazione, configurazione dei feeder o bilanciamento della linea. Così la stima può sembrare precisa in un foglio di calcolo ed essere comunque sbagliata nella direzione. E una volta fissata, la stima della manodopera entra direttamente nel costo totale.

1. Consolidamento dei costi

Qui i calcoli si complicano.

Per ogni riga si confrontano più preventivi di fornitori su più opzioni di codice produttore, ciascuna con scaglioni di prezzo diversi a quantità diverse.

Se un cliente chiede i prezzi per 1, 10 e 100 unità, il fornitore ottimale può cambiare a ogni scaglione. Quindi non si compie una singola scelta, ma si risolve una matrice di decisioni sull’intera BOM.

In più bisogna considerare lo scarto SMT (componenti aggiuntivi per coprire configurazione dei feeder, perdite di manipolazione e scarti di montaggio), i tassi di scarto e altre ipotesi di processo che incidono sul consumo reale di materiale.

Tutta questa logica finisce sepolta nei fogli di calcolo. Più schede, formule annidate, cartelle di lavoro copiate. Piccole modifiche si propagano nel modello e col tempo diventa più difficile fidarsi del risultato.

1. Validazione interna e approvazioni

Progettazione, acquisti e operations devono essere tutti d’accordo. Tornano domande. Le ipotesi vengono messe in discussione. Il preventivo gira internamente prima ancora di arrivare al cliente.

Ma la validazione stessa è più difficile di quanto dovrebbe.

I dati sono sparsi tra più schede, formule e versioni del foglio di calcolo. I costi dei materiali in un posto, le ipotesi sulla manodopera in un altro, le scelte dei fornitori sepolte in thread di e-mail o file separati. Per capire il preventivo bisogna ricostruire come è stato costruito.

Per chi approva diventa un problema. Ci si aspetta che si firmino margine, rischio e ipotesi, ma non si ha una vista pulita e consolidata di ciò che determina il numero. La validazione si riduce così a controlli a campione, domande e affidamento su chi ha costruito il preventivo perché lo spieghi.

Questo rallenta tutto e introduce rischi. L’approvazione avviene senza piena visibilità, oppure richiede di coinvolgere di nuovo altre persone solo per costruire fiducia nel risultato.

1. Pulizia post-aggiudicazione

Dopo l’aggiudicazione dell’ordine il lavoro cambia.

La BOM del preventivo ora deve servire da documento di partenza per l’esecuzione. Significa tradurla nell’ERP per acquisti e pianificazione e nei sistemi usati per programmare le macchine SMT e di ispezione.

Qui la qualità dei dati viene messa davvero alla prova.

La stessa BOM usata per il preventivo ora deve guidare i programmi macchina, che a loro volta servono alle simulazioni di linea. Queste producono i tempi di ciclo effettivi che rientrano nell’ERP e determinano i costi reali della manodopera.

Quindi c’è un ciclo: preventivo → programma macchina → simulazione → ERP.

Se i dati in uscita dal foglio di calcolo non sono strutturati e completi, il ciclo si rompe. Mancano campi, le associazioni non combaciano e le ipotesi vanno riconvalidate.

E siccome il foglio di calcolo dei preventivi non è mai stato pensato per alimentare questi sistemi, gran parte di questa traduzione è manuale. I dati vengono rielaborati, reinseriti e ricontrollati. I problemi emersi qui non scompaiono. Si ripresentano come ritardi, rilavorazioni o erosione del margine quando l’ordine è già stato vinto.

Se usate Excel come collante di tutto questo, non siete i soli. Ma Excel non è mai stato progettato per:

• standardizzare i dati in ingresso

• applicare regole di validazione

• coordinare i flussi di lavoro tra i team

In sintesi: i preventivi in Excel si reggono sulle persone

Togliete i fogli di calcolo e resta il lavoro fatto a mano, spesso a tarda sera.

Abbiamo sempre risposto alle offerte [nello] stesso giorno. I clienti semplicemente non si accorgevano che il mio team a volte lavorava fino alle 22 per farcela.

— Hassan Malak, VP Sales, Omega EMS

Perché la preparazione dei preventivi in Excel costa così tanto

È la manodopera a rendere costosa la preparazione dei preventivi in Excel. Ogni problema della BOM, ogni scambio con i fornitori, ogni passaggio di validazione richiede tempo di persone. Ecco dove si concentra questo costo.

Il costo nasce dalle persone…

Ogni problema della BOM innesca la stessa catena di attività:

• individuare il problema

• interpretare l’intento

• trovare i dati corretti

• validare la scelta

• comunicare con i fornitori o con il cliente

In un flusso basato su Excel tutto questo è manuale. Significa che le persone più esperte svolgono lavoro ripetitivo di interpretazione:

• progettisti che analizzano discrepanze tra componenti

• buyer che rincorrono le conferme dei fornitori

• operations che validano ipotesi che avrebbero dovuto essere risolte a monte

Si paga manodopera qualificata per risolvere sempre le stesse categorie di problemi.

Secondo l’Engineering Efficiency Report, il 48% dei progettisti dedica un’ora o più al giorno alla ricerca di componenti.

… ma non tutti i problemi della distinta base richiedono persone

La maggior parte dei problemi delle BOM rientra in tre categorie ripetibili documentate nei team EMS:

• Completezza: mancano dati richiesti come MPN, quantità, informazioni sul fornitore o attributi

• Coerenza: discordanze come quantità rispetto ai designatori di riferimento o denominazioni incoerenti

• Correttezza: codici errati o obsoleti, assegnazioni sbagliate del produttore, specifiche errate, MPN ripetuti, righe fantasma, voci Do Not Place (DNP).

Non sono casi limite rari. Compaiono in quasi ogni RFQ.

E soprattutto sono problemi strutturati. Quindi si possono validare, segnalare e spesso risolvere senza interpretazione umana.

Quando queste categorie sono gestite a mano nei fogli di calcolo, ogni problema diventa un compito per la progettazione o per gli acquisti. Quando sono gestite in modo sistematico, gran parte di quel lavoro sparisce.

Circa l’80% di tutte le posizioni viene riconosciuto automaticamente dopo il caricamento. Questo ci libera per concentrarci su consulenza tecnica e ottimizzazione.

— Martin Schiedel, specialista tecnico e pianificatore della produzione

Excel contro automazione: cosa fa davvero un software per i preventivi di produzione

Excel è bravo a conservare e calcolare.

Non è bravo a imporre coerenza o ad applicare regole su larga scala.

Non farà queste cose:

• validare una BOM rispetto ai dati di mercato attuali in tempo reale

• segnalare i rischi del ciclo di vita in modo coerente

• normalizzare in automatico le denominazioni dei fornitori

• imporre i campi obbligatori prima di iniziare il lavoro

Quindi ogni eccezione diventa un compito umano. Ecco come si presenta nei problemi di BOM più comuni 👇

| Tipo di problema della BOM

|

Gestione tipica in Excel

|

Automatizzabile?

|

Perché conta

| | --- | --- | --- | --- | |

Campi dati mancanti

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Ricerca manuale, e-mail

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✅ Alto

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Regole di validazione strutturate

| |

Codici non validi

|

Correzione manuale

|

✅ Alto

|

Database + validazione MPN

| |

Componenti obsoleti

|

Ricerca manuale

|

✅ Alto

|

Esistono database sul ciclo di vita

| |

Componenti con lead time lunghi

|

E-mail ai fornitori

|

✅ Alto

|

Dati di fornitura in tempo reale

| |

Formati incoerenti

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Normalizzazione manuale

|

✅ Alto

|

Parsing + standardizzazione

| |

Discordanze nelle quantità

|

Controlli manuali

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✅ Alto

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Validazione basata su regole

| |

Componenti alternativi approvati

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Selezione manuale

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⚠️ Medio

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Servono regole e preferenze

| |

Compromessi sui costi

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Decisione manuale

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⚠️ Medio

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Non completamente automatizzabile

| |

Requisiti del cliente

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Interpretazione manuale

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❌ Basso

|

Serve il contesto umano

|

Perché la preparazione dei preventivi in Excel non scala

Il costo è un problema. Il volume è un altro. Con l’aumento delle RFQ, gli stessi flussi di lavoro già pesanti si accumulano, e il modello a fogli di calcolo non ha risposte.

Il problema strutturale

Si crea un problema di scalabilità.

All’aumentare del volume di RFQ:

• emergono più difetti nelle BOM

• servono più interazioni con i fornitori

• serve più coordinamento interno

Il che porta a:

• tempi di risposta più lunghi

• costo del lavoro più alto per preventivo

• crescente dipendenza da poche persone esperte che “sanno come sistemare le cose”

I sistemi basati su Excel bloccano anche l’automazione. Poiché i dati non sono standardizzati e le regole non sono applicate, nessuna parte del processo si può automatizzare in modo affidabile. Ogni tentativo di migliorare la preparazione dei preventivi si scontra con lo stesso vincolo: gli input sono incoerenti e la logica sta nella testa delle persone o sepolta nei fogli di calcolo.

Quindi, invece di ridurre lo sforzo, un sistema a fogli di calcolo vi imprigiona e vi impedisce di automatizzare.

L’intuizione chiave

Se il vostro processo di calcolo dei preventivi dipende dall’interpretazione umana, sarà lento e costoso. I flussi di lavoro basati su Excel dipendono dall’interpretazione umana per costruzione.

Questo è il vincolo.

Come eliminare il collo di bottiglia dei preventivi

Le BOM disordinate fanno parte del mestiere. La leva che potete controllare è il modo in cui la vostra organizzazione gestisce questa variabilità:

• standardizzare come i dati vengono accettati e validati

• codificare la logica decisionale per i problemi ripetitivi

• ridurre il numero di passaggi che richiedono giudizio umano

In pratica significa abbandonare i fogli di calcolo come livello operativo e passare a sistemi costruiti per questo compito.

Il software di preventivazione per la produzione fa proprio questo: valida le BOM all’acquisizione, arricchisce i dati dei componenti, applica in modo uniforme la logica di approvvigionamento e di calcolo dei costi e tiene progettazione, acquisti e vendite sullo stesso set di dati.

Quando succede, i tempi di risposta si comprimono, il costo del lavoro per preventivo scende e cala la dipendenza dal sapere tacito. La preparazione dei preventivi smette di essere un collo di bottiglia e diventa qualcosa che si può scalare.

Se state valutando questo passaggio, un software di preventivazione pensato specificamente per gli EMS, come Luminovo, trasforma la variabilità delle BOM in un processo strutturato e automatizzabile.