Chiffrage PCBA sur Excel : lent et coûteux

80 % des nomenclatures clients sont défectueuses. Les chiffres montrent ce que cela vous coûte et pourquoi les tableurs de chiffrage ne peuvent pas y remédier. 

Les sous-traitants électroniques (EMS) signalent systématiquement que 80 % des nomenclatures clients comportent des erreurs. Une étude fondatrice d’iNEMI (Arnold, Motorola) a documenté l’impact de ce problème :

• 80 % des nomenclatures reçues sont défectueuses

• Une nomenclature compte en moyenne 100 lignes

• Jusqu’à 40 % des lignes comportent des erreurs

• La correction de chaque erreur consomme 10 minutes de travail

Cela représente 5,3 heures de travail par devis. Pour 8 devis, c’est un employé à temps plein. Ce n’est pas évident, car ce temps est réparti entre différentes fonctions : gestion de programme, achats et ingénierie. 

Des études récentes ont montré que les ingénieurs perdent en moyenne 68 % de leur temps à rechercher, configurer et recréer des composants. 98 % des fournisseurs d’OEM estiment qu’il faut améliorer la communication. 

Dans cet article, nous montrons pourquoi vos flux de chiffrage sous Excel doivent changer, et ce que fait un logiciel de chiffrage industriel que les tableurs ne peuvent pas faire.

Le chiffrage est une chaîne d’étapes interdépendantes  

Un devis de PCBA passe par sept étapes interdépendantes :

1. Réception de la nomenclature

2. Nettoyage de la nomenclature

3. Demandes de devis fournisseurs et relances

4. Estimation de la main-d’œuvre

5. Consolidation des coûts

6. Validation interne et approbations

7. Nettoyage après attribution

Si l’une d’elles se grippe, toute la chaîne ralentit. Voici à quoi chacune ressemble en pratique :

1. Réception de la nomenclature

Les données clients arrivent dans tous les formats imaginables et dans toutes sortes de types de fichiers : fichiers Excel, exports CSV, PDF, parfois plusieurs fichiers assemblés. Une nomenclature peut indiquer une seule référence fabricant par ligne ; une autre empile des équivalents sur plusieurs lignes, toutes rattachées à la même référence interne.

Même au sein d’un seul fichier, la structure varie : noms de colonnes différents, champs manquants, unités incohérentes, doublons ou conventions propres au client qui n’ont de sens que si on les a déjà rencontrées.

Avant de pouvoir chiffrer quoi que ce soit, tout cela doit être converti en une structure cohérente que le processus de chiffrage peut réellement exploiter. Tant que ce n’est pas fait, rien en aval ne peut se dérouler proprement.

1. Nettoyage de la nomenclature

C’est le gouffre de temps que tout le monde connaît mais mesure rarement. On corrige des références, on vérifie des fabricants, on supprime des doublons, on harmonise des formats. On complète les données manquantes, on signale ou remplace les composants obsolètes, et la liste continue. Le tout par e-mail.

C’est là que disparaît l’essentiel du temps caché d’ingénierie et d’achats, ligne après ligne.

(…) nous calculions les prix des matières dans un outil, puis nous les transférions manuellement dans Excel. Les données de la préparation du travail étaient transmises aux achats par e-mail ; tout cela était très complexe.

– Mario Rehbehn, Head of Sales Team, Prototype Service, BMK

Mario a fini par appeler cela le « ping-pong d’e-mails » : les allers-retours constants entre préparation du travail, achats et clients, avant qu’ils n’automatisent le flux de travail.

1. Demandes de devis fournisseurs et relances

C’est là que la complexité explose.

Une référence interne peut correspondre à plusieurs références fabricant. Chacune de ces références peut avoir plusieurs distributeurs agréés. Soudain, une seule ligne de nomenclature devient plusieurs demandes de devis fournisseurs.

Multipliez cela sur toute la nomenclature, et vous obtenez des centaines de cotations de composants.

Les acheteurs envoient des demandes, attendent des réponses, relancent pour les cotations manquantes et rapprochent des informations contradictoires entre toutes ces options. Puis tout doit être regroupé dans une vue unique et comparable.

Cette partie du processus est presque toujours manuelle. Les cotations des fournisseurs reviennent par e-mail, dans des tableurs, des PDF. Quelqu’un doit en extraire les données utiles, les rattacher aux bonnes lignes et les ressaisir dans le tableur de chiffrage.

C’est dans cette ressaisie que les erreurs se glissent, que les versions dérivent et que le temps disparaît. L’e-mail devient le système. Les délais de réponse déterminent le cycle plus que tout autre facteur.

Avant, il fallait écrire des e-mails et appeler les gens. Cela nous a montré qu’il nous fallait un support logiciel pour améliorer nos processus et, en même temps, renforcer leur fiabilité et leur transparence.

– Christian Gerland, Head of Procurement, TQ Group

1. Estimation de la main-d’œuvre (SMT, THT, test)

Il existe plusieurs façons de procéder, mais une approche courante consiste à estimer la main-d’œuvre d’après le boîtier des composants. Chaque type de boîtier, 0402, QFN, BGA ou connecteur, est associé à un temps de placement ou de traitement attendu. On additionne les quantités, on pose quelques hypothèses, et l’on obtient une estimation approximative du temps de cycle.

Mais cela ne fonctionne que si les données de boîtier sont disponibles et exactes. Si elles manquent, quelqu’un doit les trouver. On ouvre des fiches techniques. On classe les composants à la main. Dans certains cas, des ingénieurs font des estimations au jugé pour combler les lacunes afin que l’estimation de main-d’œuvre puisse avancer.

Même quand les données sont là, ces modèles sont simplifiés. Ils tiennent rarement compte de la complexité de la carte, du panneautage, de la préparation des alimentateurs ou de l’équilibrage de ligne. L’estimation peut donc sembler précise dans un tableur tout en étant fausse dans sa tendance. Et une fois cette estimation arrêtée, elle est reprise directement dans le coût total.

1. Consolidation des coûts

C’est là que le calcul devient confus.

Pour chaque ligne, vous comparez plusieurs cotations de fournisseurs pour plusieurs options de références fabricant, chacune avec des paliers de prix différents selon les quantités.

Si un client demande un prix pour 1, 10 et 100 unités, le fournisseur optimal peut changer à chaque palier. Vous résolvez alors une matrice de décisions sur toute la nomenclature, et non un simple choix.

À cela s’ajoutent la perte SMT (composants supplémentaires nécessaires pour couvrir la préparation des alimentateurs, les pertes de manipulation et les rebuts de placement), les taux de rebut et d’autres hypothèses de process qui influent sur la consommation réelle de matières.

Toute cette logique finit enfouie dans des tableurs : plusieurs onglets, formules imbriquées, classeurs copiés. De petites modifications se répercutent dans tout le modèle, et il devient de plus en plus difficile de se fier au résultat.

1. Validation interne et approbations

L’ingénierie, les achats et les opérations doivent tous être d’accord. Les questions reviennent. Les hypothèses sont contestées. Le devis circule en interne avant même d’atteindre le client.

Mais la validation elle-même est plus difficile qu’elle ne devrait l’être.

Les données sont réparties entre plusieurs onglets, formules et versions du tableur. Les coûts matières à un endroit, les hypothèses de main-d’œuvre à un autre, les choix de fournisseurs enfouis dans des fils d’e-mails ou des fichiers séparés. Pour comprendre le devis, il faut reconstituer la façon dont il a été construit.

Pour un approbateur, cela pose problème. On attend de lui qu’il valide la marge, le risque et les hypothèses, mais il ne dispose pas d’une vue claire et consolidée de ce qui détermine le chiffre. La validation se réduit alors à des sondages, des questions et à la confiance accordée à la personne qui a construit le devis pour l’expliquer.

Cela ralentit le processus et introduit du risque. L’approbation se fait sans visibilité complète, ou exige de réimpliquer d’autres personnes uniquement pour se rassurer sur le résultat.

1. Nettoyage après attribution

Une fois la commande remportée, le travail change de nature.

La nomenclature chiffrée doit désormais servir de document source pour l’exécution. Il faut donc la traduire dans l’ERP pour les achats et la planification, et dans les systèmes qui programment les machines SMT et d’inspection.

C’est là que la qualité des données est réellement mise à l’épreuve.

La nomenclature utilisée pour le chiffrage doit maintenant piloter les programmes machine, qui servent à leur tour aux simulations de ligne. Ces simulations produisent les temps de cycle réels qui remontent dans l’ERP et déterminent les coûts de main-d’œuvre réels.

Il y a donc une boucle : devis → programme machine → simulation → ERP.

Si les données issues du tableur ne sont pas structurées et complètes, cette boucle se rompt. Des champs manquent, les correspondances ne s’alignent pas et les hypothèses doivent être revalidées.

Et comme le tableur de devis n’a jamais été conçu pour alimenter ces systèmes, une grande partie de cette traduction est manuelle. Les données sont retravaillées, ressaisies et revérifiées. Les problèmes découverts à ce stade ne disparaissent pas. Ils reviennent sous forme de retards, de reprises ou d’érosion de marge, alors que la commande est déjà gagnée.

Si vous utilisez Excel comme colle de tout cet ensemble, vous n’êtes pas seul. Mais Excel n’a jamais été conçu pour :

• Standardiser les données entrantes

• Imposer des règles de validation

• Coordonner les flux de travail entre équipes

En résumé : le chiffrage sous Excel repose sur les personnes

Si l’on retire les tableurs, il reste des personnes qui font le travail à la main, souvent tard le soir.

Nous avons toujours remis nos devis [le jour même]. Les clients ne savaient simplement pas que mon équipe travaillait parfois jusqu’à 22 heures pour y arriver.

– Hassan Malak, VP Sales, Omega EMS

Pourquoi le chiffrage sous Excel coûte si cher

C’est le travail humain qui rend le chiffrage sous Excel coûteux. Chaque problème de nomenclature, chaque échange avec un fournisseur, chaque étape de validation mobilise du temps humain. Voici où ce coût se concentre.

Le coût vient des personnes…

Chaque problème de nomenclature déclenche la même chaîne de tâches :

• Identifier le problème

• Interpréter l’intention

• Trouver les bonnes données

• Valider le choix

• Communiquer avec les fournisseurs ou le client

Dans un flux piloté par Excel, tout cela est manuel. Vos collaborateurs les plus expérimentés font donc un travail d’interprétation répétitif :

• Des ingénieurs qui analysent des écarts entre composants

• Des acheteurs qui relancent les fournisseurs pour obtenir des confirmations

• Des équipes opérations qui valident des hypothèses qui auraient dû être résolues en amont

Vous payez une main-d’œuvre qualifiée pour résoudre sans cesse les mêmes catégories de problèmes.

Selon l’Engineering Efficiency Report, 48 % des ingénieurs passent une heure ou plus par jour à rechercher des composants.

… mais tous les problèmes de nomenclature n’exigent pas d’intervention humaine

La plupart des problèmes de nomenclature relèvent de trois catégories récurrentes, documentées dans les équipes EMS :

• Exhaustivité : données obligatoires manquantes, comme les MPN, les quantités, les informations fournisseur ou les attributs

• Cohérence : écarts, comme les quantités par rapport aux repères d’implantation ou des noms incohérents

• Exactitude : références erronées ou obsolètes, mauvaises affectations de fabricant, spécifications incorrectes, MPN répétés, lignes fantômes, éléments à ne pas placer (DNP).

Ce ne sont pas des cas marginaux rares. On les retrouve sur presque chaque demande de devis.

Et surtout, ce sont des problèmes structurés. Ils peuvent donc être vérifiés, signalés et souvent résolus sans interprétation humaine.

Quand ces catégories sont traitées à la main dans des tableurs, chaque problème devient une tâche pour l’ingénierie ou les achats. Quand elles sont traitées de façon systématique, l’essentiel de ce travail disparaît.

Environ 80 % de toutes les positions sont reconnues automatiquement après le téléversement. Cela nous libère pour nous concentrer sur le conseil technique et l’optimisation.

– Martin Schiedel, Technical Specialist & Production Planner

Excel ou automatisation : ce que fait réellement un logiciel de chiffrage pour la fabrication

Excel est efficace pour stocker et calculer.

Il l’est beaucoup moins pour imposer la cohérence ou appliquer des règles à grande échelle.

Il ne permettra pas de :

• Valider une nomenclature par rapport aux données de marché actuelles en temps réel

• Signaler les risques de cycle de vie de façon cohérente

• Normaliser automatiquement les conventions de nommage des fournisseurs

• Imposer les champs obligatoires avant le début du travail

Chaque exception devient donc une tâche humaine. Voici ce que cela donne pour les problèmes de nomenclature les plus courants 👇

| Type de problème de nomenclature

|

Traitement habituel dans Excel

|

Automatisable ?

|

Pourquoi c’est important

| | --- | --- | --- | --- | |

Champs de données manquants

|

Recherche manuelle, e-mails

|

✅ Élevé

|

Règles de validation structurées

| |

Références invalides

|

Correction manuelle

|

✅ Élevé

|

Base de données et validation des MPN

| |

Composants obsolètes

|

Recherche manuelle

|

✅ Élevé

|

Des bases de données de cycle de vie existent

| |

Composants à long délai d’approvisionnement

|

E-mails aux fournisseurs

|

✅ Élevé

|

Données d’approvisionnement en temps réel

| |

Formats incohérents

|

Normalisation manuelle

|

✅ Élevé

|

Analyse et standardisation

| |

Écarts de quantités

|

Contrôles manuels

|

✅ Élevé

|

Validation par règles

| |

Équivalents approuvés

|

Sélection manuelle

|

⚠️ Moyen

|

Exige des règles et des préférences

| |

Arbitrages de coûts

|

Décision manuelle

|

⚠️ Moyen

|

Pas entièrement automatisable

| |

Exigences clients

|

Interprétation manuelle

|

❌ Faible

|

Exige un contexte humain

|

Pourquoi le chiffrage sous Excel ne passe pas à l’échelle

Le coût est un problème. Le volume en est un autre. Quand les demandes de devis augmentent, les mêmes flux de travail, déjà lourds, se cumulent, et le modèle du tableur n’a pas de réponse.

Le problème structurel

Cela crée un problème de passage à l’échelle.

Quand le volume de demandes de devis augmente :

• Davantage de défauts de nomenclature apparaissent

• Davantage d’échanges avec les fournisseurs sont nécessaires

• Davantage de coordination interne est requise

Ce qui conduit à :

• Des délais de réponse plus longs

• Un coût de main-d’œuvre par devis plus élevé

• Une dépendance croissante envers quelques personnes expérimentées qui « savent réparer les choses »

Les systèmes sous Excel bloquent aussi l’automatisation. Comme les données ne sont pas standardisées et que les règles ne sont pas appliquées, aucune partie du processus ne peut être automatisée de façon fiable. Chaque tentative d’amélioration du chiffrage se heurte à la même contrainte : les entrées sont incohérentes et la logique réside dans la tête des gens ou reste enfouie dans des tableurs.

Au lieu de réduire l’effort, un système de tableurs vous enferme donc et vous empêche d’automatiser.

L’enseignement essentiel

Si votre processus de chiffrage dépend de l’interprétation humaine, il sera lent et coûteux. Les flux de travail sous Excel dépendent par conception de l’interprétation humaine.

C’est cela, la contrainte.

Comment lever le goulot d’étranglement du chiffrage

Les nomenclatures désordonnées font partie du métier. Le levier que vous maîtrisez, c’est la façon dont votre organisation gère cette variabilité :

• Standardiser la façon dont les données sont acceptées et validées

• Coder la logique de décision pour les problèmes récurrents

• Réduire le nombre d’étapes qui exigent un jugement humain

Concrètement, cela signifie abandonner les tableurs comme couche d’exploitation au profit de systèmes conçus pour ce travail.

Un logiciel de chiffrage industriel fait exactement cela : il valide les nomenclatures dès leur réception, enrichit les données de composants, applique de façon cohérente la logique d’approvisionnement et de chiffrage, et permet à l’ingénierie, aux achats et aux ventes de travailler sur le même jeu de données.

Dans ce cas, le délai de réponse se réduit, le coût de main-d’œuvre par devis baisse et la dépendance au savoir informel diminue. Le chiffrage cesse d’être un goulet d’étranglement et devient quelque chose que l’on peut faire passer à l’échelle.

Si vous évaluez ce changement, un logiciel de chiffrage conçu spécifiquement pour les EMS, comme Luminovo, transforme la variabilité des nomenclatures en un processus structuré et automatisable.