Cotizar PCBA en Excel es lento y caro

El 80 % de las BOM de los clientes son defectuosas. Los datos muestran cuánto le cuesta esto y por qué las hojas de cálculo de cotización no pueden solucionarlo. 

Los fabricantes EMS informan de forma constante de que el 80 % de las BOM de sus clientes contienen errores. Un estudio fundacional de iNEMI (Arnold, Motorola) documentó el impacto de este problema:

• El 80 % de las BOM recibidas son defectuosas

• Las BOM tienen de media 100 líneas

• Hasta el 40 % de las líneas contienen errores

• Corregir cada error consume 10 minutos de tiempo del personal

Eso supone 5,3 horas de personal por cotización. Por cada 8 cotizaciones, es un empleado a jornada completa. No es evidente porque ese tiempo se reparte entre distintas funciones, como la gestión de programas, las compras y la ingeniería. 

Estudios recientes han documentado que los ingenieros pierden, de media, el 68 % de su tiempo buscando, configurando y recreando componentes. El 98 % de los proveedores de OEM considera necesario mejorar la comunicación. 

En este artículo mostraremos por qué deben cambiar sus flujos de cotización basados en Excel y qué hace el software de cotización para fabricación que las hojas de cálculo no pueden hacer.

La cotización es una cadena de pasos dependientes

Una cotización de PCBA recorre siete pasos dependientes entre sí:

1. Recepción de la BOM

2. Depuración de la BOM

3. RFQ a proveedores y seguimiento

4. Estimación de la mano de obra

5. Consolidación de costes

6. Validación interna y aprobaciones

7. Depuración posterior a la adjudicación

Si falla uno solo de ellos, se ralentiza toda la cadena. Así es cada uno en la práctica:

1. Recepción de la BOM

Los datos de los clientes llegan en todos los formatos imaginables y en una gran variedad de tipos de archivo: hojas de Excel, exportaciones CSV, PDF y, a veces, varios archivos unidos entre sí. Una BOM puede indicar una sola referencia del fabricante por línea; otra puede apilar alternativas en varias filas, todas vinculadas a la misma referencia interna.

Incluso dentro de un mismo archivo, la estructura varía: nombres de columna distintos, campos que faltan, unidades incoherentes, entradas duplicadas o convenciones propias de cada cliente que solo se entienden si ya se han visto antes.

Antes de que nadie pueda asignar un precio, todo esto debe traducirse a una estructura coherente con la que el proceso de cotización pueda trabajar de verdad. Hasta que eso ocurra, nada de lo que viene después puede funcionar con limpieza.

1. Depuración de la BOM

Este es el sumidero de tiempo que todos conocen pero pocos miden. Se corrigen referencias, se verifican fabricantes, se eliminan duplicados y se alinean formatos. Se completan los datos que faltan, se marcan o se sustituyen los componentes obsoletos, y la lista continúa. Y todo se hace por correo electrónico.

Aquí es donde desaparece la mayor parte del tiempo oculto de ingeniería y de compras, línea a línea.

(…) calculábamos los precios de los materiales en una herramienta y luego los pasábamos a mano a Excel. Los datos de la preparación del trabajo se enviaban a compras por correo electrónico; todo era muy complejo.

— Mario Rehbehn, responsable del equipo de ventas de servicios de prototipos, BMK

Mario acabó llamándolo «ping-pong de correos»: el constante ir y venir entre la preparación del trabajo, compras y los clientes antes de automatizar el flujo.

1. RFQ a proveedores y seguimiento

Aquí es donde la complejidad se dispara.

Una referencia interna puede corresponder a varias referencias del fabricante. Cada una de ellas puede tener varios distribuidores autorizados. De pronto, una sola línea de la BOM se convierte en varias RFQ a proveedores.

Si se multiplica esto por toda la BOM, hablamos de cientos de cotizaciones de componentes.

El equipo de compras envía solicitudes, espera respuestas, reclama las cotizaciones que faltan y concilia la información contradictoria de todas estas opciones. Después hay que agregarlo todo en una única vista comparable.

Esta parte del proceso es casi siempre manual. Las cotizaciones de los proveedores llegan en correos, hojas de cálculo y PDF. Alguien tiene que extraer los datos relevantes, asignarlos a las líneas correctas y volver a introducirlos en la hoja de cálculo de cotización.

Ese paso de reintroducción es donde se cuelan los errores, las versiones se desincronizan y el tiempo se esfuma. El correo electrónico pasa a ser el sistema. Los tiempos de respuesta determinan el plazo del ciclo más que cualquier otra cosa.

Antes, era escribir correos y llamar por teléfono. Eso nos demostró que necesitábamos el apoyo de un software para mejorar nuestros procesos y, al mismo tiempo, elevar su fiabilidad y su transparencia.

— Christian Gerland, director de compras, TQ Group

1. Estimación de la mano de obra (SMT, THT, pruebas)

Hay varias formas de abordarlo, pero un enfoque habitual consiste en estimar la mano de obra según el encapsulado de los componentes. Cada tipo de encapsulado, 0402, QFN, BGA o conector, se asocia a un tiempo previsto de colocación o procesado. Se suman los recuentos, se hacen algunas suposiciones y se obtiene una estimación aproximada del tiempo de ciclo.

Pero esto solo funciona si los datos de encapsulado están disponibles y son correctos. Si faltan, alguien tiene que encontrarlos. Se abren hojas de datos. Los componentes se clasifican a mano. En algunos casos, los ingenieros tienen que decidir a ojo solo para rellenar los huecos y que la estimación de mano de obra pueda avanzar.

Incluso cuando los datos existen, estos modelos son simplificados. Rara vez tienen en cuenta la complejidad de la placa, el panelizado, la preparación de alimentadores o el equilibrado de línea. Así, la estimación puede parecer precisa en una hoja de cálculo y aun así desviarse en la dirección equivocada. Y una vez fijada, la estimación de mano de obra se suma directamente al coste total.

1. Consolidación de costes

Aquí es donde las cuentas se complican.

Para cada línea hay que comparar varias cotizaciones de proveedores de varias opciones de referencia del fabricante, cada una con distintos escalones de precio según la cantidad.

Si un cliente pide precios para 1, 10 y 100 unidades, el proveedor óptimo puede cambiar en cada tramo. Así que se trata de resolver una matriz de decisiones en toda la BOM, no una única selección.

Además, hay que tener en cuenta la merma SMT (componentes adicionales para cubrir la preparación de alimentadores, las pérdidas de manipulación y los descartes de colocación), las tasas de desecho y otras hipótesis de proceso que afectan al consumo real de material.

Toda esta lógica acaba enterrada en hojas de cálculo: varias pestañas, fórmulas anidadas, libros copiados. Los cambios pequeños se propagan por el modelo y, con el tiempo, cuesta cada vez más fiarse del resultado.

1. Validación interna y aprobaciones

Ingeniería, compras y operaciones deben estar de acuerdo. Llegan preguntas. Se cuestionan las hipótesis. La cotización da vueltas internamente antes de llegar al cliente.

Pero la propia validación es más difícil de lo que debería.

Los datos están repartidos entre varias pestañas, fórmulas y versiones de la hoja de cálculo. Los costes de material en un sitio, las hipótesis de mano de obra en otro y las selecciones de proveedores enterradas en hilos de correo o en archivos aparte. Para entender la cotización hay que reconstruir cómo se elaboró.

Para quien debe aprobarla, esto es un problema. Se espera que dé el visto bueno al margen, al riesgo y a las hipótesis, pero no dispone de una vista limpia y consolidada de lo que determina la cifra. Así, la validación se reduce a comprobaciones puntuales, preguntas y a confiar en que quien elaboró la cotización la explique.

Eso ralentiza el proceso y añade riesgo. La aprobación se da sin visibilidad completa o exige volver a implicar a más personas solo para ganar confianza en el resultado.

1. Depuración posterior a la adjudicación

Una vez ganado el pedido, el trabajo cambia.

La BOM cotizada pasa a servir como documento de origen para la ejecución. Esto significa trasladarla al ERP para compras y planificación, y a los sistemas que programan las máquinas SMT y de inspección.

Aquí es donde se pone realmente a prueba la calidad de los datos.

La misma BOM que se usó para cotizar debe ahora generar los programas de las máquinas, que a su vez se utilizan en las simulaciones de línea. Esas simulaciones producen los tiempos de ciclo reales que vuelven al ERP y determinan los costes laborales reales.

Así que hay un bucle: cotización → programa de máquina → simulación → ERP.

Si los datos que salen de la hoja de cálculo no están estructurados ni completos, ese bucle se rompe. Faltan campos, las asignaciones no cuadran y hay que revalidar las hipótesis.

Y como la hoja de cálculo de cotización nunca se diseñó para alimentar estos sistemas, buena parte de esta traducción es manual. Los datos se rehacen, se vuelven a introducir y se vuelven a comprobar. Los problemas detectados aquí no desaparecen: aparecen como retrasos, repetición de trabajo o pérdida de margen cuando el pedido ya está ganado.

Si usa Excel como el pegamento que lo mantiene todo unido, no es el único. Pero Excel nunca se creó para:

• Estandarizar los datos entrantes

• Aplicar reglas de validación

• Coordinar flujos de trabajo entre equipos

En resumen: la cotización en Excel depende de las personas

Si se quitan las hojas de cálculo, lo que queda son personas haciendo el trabajo a mano, a menudo a altas horas de la noche.

Siempre hemos entregado las cotizaciones [en el] mismo día. Lo que pasaba es que los clientes no sabían que mi equipo a veces trabajaba hasta las diez de la noche para conseguirlo.

— Hassan Malak, VP de ventas, Omega EMS

Por qué cotizar con Excel resulta tan caro

La mano de obra es lo que encarece la cotización basada en Excel. Cada problema de la BOM, cada intercambio con proveedores y cada paso de validación consume tiempo humano. Aquí se concentra ese coste.

El coste está en las personas…

Cada problema de la BOM desencadena la misma cadena de trabajo:

• Identificar el problema

• Interpretar la intención

• Encontrar los datos correctos

• Validar la elección

• Comunicarse con los proveedores o con el cliente

En un flujo de trabajo basado en Excel, todo esto es manual. Esto significa que sus profesionales más experimentados realizan tareas repetitivas de interpretación:

• Ingenieros que analizan discrepancias de componentes

• Compradores que reclaman confirmaciones a los proveedores

• Operaciones validando hipótesis que deberían haberse resuelto antes

Está pagando mano de obra cualificada para resolver una y otra vez las mismas categorías de problemas.

Según el Engineering Efficiency Report, el 48 % de los ingenieros dedica una hora o más al día a buscar componentes.

… pero no todos los problemas de BOM necesitan personas

La mayoría de los problemas de la BOM se agrupan en tres categorías repetibles, documentadas en equipos EMS:

• Integridad: faltan datos obligatorios, como MPN, cantidades, información de proveedor o atributos

• Coherencia: discrepancias como cantidades frente a designadores de referencia o nomenclatura inconsistente

• Corrección: referencias incorrectas u obsoletas, asignaciones erróneas de fabricante, especificaciones erróneas, MPN repetidos, líneas fantasma, elementos Do Not Place (DNP).

No son casos extremos poco frecuentes. Aparecen en casi todas las RFQ.

Y, lo que es importante, son problemas estructurados. Eso significa que pueden validarse, señalarse y, a menudo, resolverse sin interpretación humana.

Cuando estas categorías se tratan a mano en hojas de cálculo, cada problema se convierte en una tarea para ingeniería o compras. Cuando se tratan de forma sistemática, la mayor parte de ese trabajo desaparece.

Alrededor del 80 % de todas las posiciones se reconocen automáticamente tras la carga. Eso nos libera para centrarnos en el asesoramiento técnico y la optimización.

— Martin Schiedel, especialista técnico y planificador de producción

Excel frente a automatización: qué hace realmente el software de cotización para fabricación

Excel es bueno para almacenar y calcular.

No es bueno para imponer coherencia ni para aplicar reglas a escala.

No va a:

• Validar una BOM con datos de mercado actuales en tiempo real

• Señalar de forma coherente los riesgos del ciclo de vida

• Normalizar automáticamente los nombres de proveedores

• Exigir los campos obligatorios antes de empezar a trabajar

Así que cada excepción se convierte en una tarea humana. Así se refleja en los problemas de BOM más habituales 👇

| Tipo de problema de la BOM

|

Tratamiento habitual en Excel

|

¿Automatizable?

|

Por qué importa

| | --- | --- | --- | --- | |

Campos de datos que faltan

|

Búsqueda manual, correos

|

✅ Alta

|

Reglas de validación estructuradas

| |

Referencias no válidas

|

Corrección manual

|

✅ Alta

|

Base de datos + validación de MPN

| |

Componentes obsoletos

|

Investigación manual

|

✅ Alta

|

Existen bases de datos de ciclo de vida

| |

Componentes con plazo de entrega largo

|

Correos a proveedores

|

✅ Alta

|

Datos de suministro en tiempo real

| |

Formatos inconsistentes

|

Normalización manual

|

✅ Alta

|

Análisis sintáctico + estandarización

| |

Cantidades que no coinciden

|

Comprobaciones manuales

|

✅ Alta

|

Validación basada en reglas

| |

Alternativas aprobadas

|

Selección manual

|

⚠️ Media

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Requiere reglas + preferencias

| |

Compromisos de coste

|

Decisión manual

|

⚠️ Media

|

No totalmente automatizable

| |

Requisitos del cliente

|

Interpretación manual

|

❌ Baja

|

Requiere contexto humano

|

Por qué cotizar con Excel no escala

El coste es un problema. El volumen es otro. A medida que aumentan las RFQ, los mismos flujos de trabajo que ya resultan pesados se agravan, y el modelo de hojas de cálculo no tiene respuesta.

El problema estructural

Esto crea un problema de escalabilidad.

A medida que aumenta el volumen de RFQ:

• Aparecen más defectos en las BOM

• Se requieren más interacciones con proveedores

• Hace falta más coordinación interna

Lo que lleva a:

• Plazos de respuesta más largos

• Mayor coste laboral por cotización

• Una dependencia creciente de unas pocas personas con experiencia que «saben arreglar las cosas»

Los sistemas basados en Excel también bloquean la automatización. Como los datos no están estandarizados y las reglas no se aplican, no se puede automatizar de forma fiable ninguna parte del proceso. Cada intento de mejorar la cotización choca con el mismo obstáculo: las entradas son incoherentes y la lógica vive en la cabeza de las personas o enterrada en hojas de cálculo.

Así que, en lugar de reducir el esfuerzo, un sistema de hojas de cálculo le encierra e impide automatizar.

La idea clave

Si su proceso de cotización depende de la interpretación humana, será lento y caro. Los flujos de trabajo basados en Excel dependen de la interpretación humana por diseño.

Esa es la limitación.

Cómo resolver el cuello de botella de la cotización

Las BOM desordenadas forman parte del negocio. La palanca que sí controla es cómo gestiona su organización esa variabilidad:

• Estandarizar cómo se aceptan y validan los datos

• Codificar la lógica de decisión de los problemas repetibles

• Reducir el número de pasos que requieren criterio humano

En la práctica, esto significa dejar de usar las hojas de cálculo como capa operativa y pasar a sistemas diseñados para esa tarea.

El software de cotización para fabricación hace exactamente esto: valida las BOM en la recepción, enriquece los datos de los componentes, aplica de forma coherente la lógica de aprovisionamiento y de cálculo de costes, y mantiene a ingeniería, compras y ventas trabajando con el mismo conjunto de datos.

Cuando eso ocurre, el plazo de respuesta se reduce, baja el coste laboral por cotización y disminuye la dependencia del conocimiento tácito. La cotización deja de ser un cuello de botella y se convierte en algo que se puede escalar.

Si está evaluando este cambio, el software de cotización para fabricación diseñado específicamente para EMS, como Luminovo, convierte la variabilidad de las BOM en un proceso estructurado y automatizable.